Die verschiedenen Phasen des Source-to-Pay-Prozesses
Der Source-to-Pay (S2P)-Prozess verbindet strategische Beschaffung und Einkauf mit Finanzoperationen – von Anfang bis Ende, einschließlich Lieferantenmanagement, Beschaffung, Vertragsmanagement, Einkauf und Bezahlung von Rechnungen:
Ein integraler Bestandteil der Quellen-zu-Zahlungs-ProzessDas Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) umfasst die Verwaltung aller Arten von Lieferantenverträgen und der damit verbundenen Einkäufe, um den maximalen Nutzen aus jedem Vertrag zu ziehen. Gute Lieferanten sind für jedes Unternehmen ein wichtiger Bestandteil, da sie die Waren und Dienstleistungen bereitstellen, die die Geschäftstätigkeit ermöglichen. Jeder Lieferant stellt daher eine Beziehung dar, die gepflegt werden muss, und birgt gleichzeitig ein gewisses Risiko, das gemanagt werden muss.
Sourcing (auch bekannt als eSourcing und ein zentraler Bestandteil des Source-to-Pay-Prozesses) bezeichnet die digitalen Werkzeuge und Prozesse, die zur Optimierung, Vereinfachung und Verbesserung strategischer Beschaffungsaktivitäten und -prozesse eingesetzt werden, um die benötigten Güter zu beschaffen. Erfolgreiche Unternehmen nutzen modernste Technologien, um mehr Beschaffungsvorgänge durchzuführen und einen höheren Anteil an Einkäufen über formale Verträge abzuwickeln, ohne dabei den Aufwand zu verdoppeln, die Qualität zu beeinträchtigen oder das Risiko zu erhöhen.
Vertragsmanagement ist der Prozess der Verwaltung aller Arten von Lieferantenverträgen und der damit verbundenen Einkäufe, um den maximalen Nutzen aus jedem Lieferantenvertrag zu ziehen. Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch erfasst, um die Lieferantenleistung und die Verpflichtungen des Käufers zu analysieren. Vertragsdaten und andere Kriterien werden kontinuierlich überwacht, und die zuständigen Personen werden benachrichtigt, wenn Überprüfungen oder Maßnahmen erforderlich sind.
Ein Marktplatz (oder E-Marktplatz) verbindet Beschaffung und Finanzen im Unternehmen. Source-to-Pay-ProzessEin Beschaffungsmarktplatz ist eine Online-Plattform, auf der bestimmte Produkt- oder Dienstleistungskategorien gekauft und verkauft werden. Er verbindet Mitarbeiter mit zugelassenen Lieferanten und Verträgen beim Kauf von Produkten und Dienstleistungen.
Der Beschaffungsprozess (Procure-to-Pay, P2P) umfasst mehrere Phasen, die den gesamten Einkaufsprozess beschreiben – von der ersten Anfrage und Bestellung bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung der erhaltenen Waren/Dienstleistungen. Mit einem P2P-System können Unternehmen den gesamten Einkaufsprozess – von der Bestellanfrage und -genehmigung über die Auftragserstellung bis zum Wareneingang – für alle Produkte und Dienstleistungen in einem einzigen System steuern. Mitarbeiter bestellen innerhalb der festgelegten Verfahren, Richtlinien und Budgets.
Mit einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen alle Rechnungen erfassen und nicht-elektronische Daten (Papier und PDFs) in elektronische Rechnungen umwandeln, deren Richtigkeit durch Überprüfung auf eine Bestellung, Duplikate und einen gültigen Lieferanten validieren und sie dann zur Abstimmung und Zahlungsfreigabe in ein Finanzsystem übertragen.
Der Source-to-Pay-Prozess (S2P) umfasst alle Schritte, die Unternehmen für die effiziente Beschaffung von Waren und Dienstleistungen benötigen – von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung des Lieferanten. Er vereint strategische Beschaffung mit operativen Beschaffungsprozessen und Zahlungsabwicklung und ist eine zentrale Funktion sowohl im Finanz- als auch im Beschaffungswesen.