Von führenden gemeinnützigen Organisationen geschätzt.
Die Herausforderungen, die gemeinnützige Organisationen mit sich bringen
Gemeinnützige Organisationen stehen unter dem ständigen Druck, mit weniger Mitteln mehr zu erreichen – die Wirkung jedes einzelnen Pfunds zu maximieren und gleichzeitig die von Geldgebern, Treuhändern und Begünstigten erwartete Governance, Transparenz und Rechenschaftspflicht aufrechtzuerhalten.
Die Teams für Beschaffung und Finanzen sind oft überlastet, unterbesetzt und arbeiten mit Systemen, die es schwieriger statt einfacher machen, diese Anforderungen zu erfüllen.
Einkäufe außerhalb der genehmigten Kanäle
In vielen gemeinnützigen Organisationen ist die Beschaffung eher eine gemeinsame Verantwortung als eine formale Funktion. Die Mitarbeitenden kaufen, was sie benötigen, bei dem jeweils am einfachsten erreichbaren Lieferanten – ohne sich an genehmigte Verträge und ausgehandelte Preise zu halten. Die Folge sind unkontrollierte Ausgaben, höhere Kosten und ein Lieferantenrisiko, das ohne geeignete Kontrollmechanismen schwer zu beherrschen ist.
Beweisen Sie den Wert jedes ausgegebenen Pfundes.
Proactis bietet gemeinnützigen Organisationen Echtzeit-Transparenz und umsetzbare Erkenntnisse über Beschaffungsausgaben, Einsparungen und Lieferantenleistung – die Datengrundlage, die Geldgeber, Fördermittelgeber und Treuhänder zunehmend erwarten.
Mit strukturierten Beschaffungsdaten und Berichtsinstrumenten können Organisationen klar aufzeigen, wie operative Effizienz zur Erfüllung ihrer Mission beiträgt, Vertrauen bei den Stakeholdern aufbauen und sich in einem wettbewerbsintensiven Finanzierungsumfeld abheben.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Module
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Einfache Verwaltung, Überwachung und Kommunikation mit Ihren Lieferanten.
Optimieren und standardisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse, um einen höheren Mehrwert zu erzielen.
Maximieren Sie den Nutzen aus jedem Lieferantenvertrag.
Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, schnell die benötigten Produkte von zugelassenen Lieferanten zu finden und zu kaufen.
Erreichen Sie mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben, um den Einkauf auf die nächste Stufe zu heben.
Optimieren und zukunftssichere Rechnungsabwicklung.
Was gemeinnützige Organisationen mit Proactis erreichen
Wohltätigkeitsorganisationen, Mitgliederorganisationen und gemeinnützige Einrichtungen haben Proactis genutzt, um Kosten zu senken, die Beschaffungssteuerung zu verbessern und die nötige Transparenz zu erlangen, um einen effektiven Umgang mit Einnahmen nachzuweisen.
Einsparungen in Höhe von 30 Millionen Pfund durch Transformation der Beschaffungsstrategie
Der National Trust – Großbritanniens größte Naturschutzorganisation – arbeitete mit Proactis zusammen, um seine Beschaffungsstrategie zu transformieren und seine große, komplexe Lieferantenbasis zu strukturieren und zu kontrollieren. Das Programm erzielte Einsparungen in Höhe von 30 Millionen Pfund, reduzierte die Anzahl der Lieferanten von 24.000 auf 12.000 und verkürzte die Einarbeitungszeit neuer Lieferanten auf nur 6 Minuten.
Einsparungen durch Transformation der Beschaffungsstrategie
Ressourcen und Leitfäden
Entdecken Sie praxisnahe Erkenntnisse, Anleitungen und Beispiele aus der realen Welt, die Einkaufs- und Finanzteams dabei helfen sollen, komplexe Herausforderungen souverän zu meistern.
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Häufig gestellte Fragen
Ist Proactis für eine gemeinnützige Organisation mit begrenztem Budget erschwinglich?
Proactis ist eine modulare Plattform, was bedeutet, dass gemeinnützige Organisationen mit der Lösung beginnen können, die den größten unmittelbaren Nutzen bietet – sei es Rechnungsautomatisierung, Guided Buying oder Beschaffung – zu Kosten, die ihrer Größe und ihrem Ausgangspunkt entsprechen.
Viele Organisationen stellen fest, dass die Einsparungen und Effizienzgewinne, die sich bereits durch ein einziges Modul erzielen lassen, die Investition innerhalb des ersten Jahres mehr als rechtfertigen. Unser Team erarbeitet mit jeder Organisation gemeinsam einen finanziell tragfähigen Ansatz.
Können Mitarbeiter außerhalb des Beschaffungswesens Proactis ohne spezielle Schulung nutzen?
Ja. Proactis wurde mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit entwickelt – die geführte Einkaufsfunktion ist intuitiv und auch für Mitarbeiter ohne Einkaufserfahrung leicht zu bedienen. Integrierte Anleitungen, vorgefertigte Vorlagen und einfache Genehmigungsworkflows ermöglichen es Nicht-Fachkräften, Best-Practice-Prozesse anzuwenden, ohne die zugrunde liegenden Einkaufsrichtlinien verstehen zu müssen.
Der National Trust implementierte Proactis in einer großen, komplexen Organisation, wobei Mitarbeiter auf allen Ebenen die Plattform erfolgreich nutzten.
Wie hilft uns Proactis dabei, den Wert gegenüber Geldgebern und Treuhändern zu verdeutlichen?
Proactis bietet Finanz- und Beschaffungsteams Echtzeit-Transparenz über Ausgaben, Einsparungen und Lieferantenleistung – die Daten, die benötigt werden, um gegenüber Geldgebern, Fördermittelgebern und Treuhändern eine verantwortungsvolle Finanzverwaltung nachzuweisen.
Reporting-Tools liefern Belege dafür, wie die Effizienz der Beschaffung zur Erfüllung der Mission beiträgt, und erleichtern so die Argumentation für fortgesetzte Investitionen und das Abheben bei wettbewerbsorientierten Förderanträgen.
Wird die Implementierung von Proactis unseren täglichen Geschäftsbetrieb beeinträchtigen?
Proactis ist so konzipiert, dass es sich implementieren lässt, ohne die wichtigsten Arbeitsabläufe zu beeinträchtigen. Dank unseres modularen Ansatzes können Unternehmen mit einem Bereich beginnen und diesen schrittweise erweitern – es ist nicht erforderlich, alles auf einmal zu ändern.
Die Implementierung ist so strukturiert, dass Störungen minimiert werden, und unser Team bietet die notwendigen Schulungen und Unterstützung, um die Mitarbeiter durch den Veränderungsprozess zu begleiten und ihnen nicht einfach nur ein System zu übergeben.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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