Ein zusammenhängender Prozess von der Kaufanfrage bis zur Zahlung
Proactis Purchase-to-Pay verbindet alle Schritte des Einkaufsprozesses auf einer einzigen Plattform. Mitarbeiter bestellen bei zugelassenen Lieferanten, Manager genehmigen die Bestellungen innerhalb festgelegter Grenzen, und die Kosten werden automatisch den richtigen Konten zugeordnet – mit voller Transparenz in jeder Phase.
Halten Sie jeden Kauf im Rahmen der Richtlinien ein.
Proactis Purchase-to-Pay leitet Mitarbeiter zu zugelassenen Lieferanten, Vertragspreisen und konformen Produkten – und macht so den richtigen Einkaufsweg zum einfachsten.
Genehmigungsworkflows setzen die definierten Limits automatisch durch, sodass jede Bestellung vor ihrer Aufgabe autorisiert wird und unautorisierte Ausgaben verhindert werden, bevor sie entstehen.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Warum sich Finanzteams für Proactis Purchase-to-Pay entscheiden
Proactis Purchase-to-Pay bietet Finanz- und Beschaffungsteams die Kontrolle, Transparenz und Effizienz, die sie benötigen – ohne es den Mitarbeitern zu erschweren, das zu kaufen, was sie brauchen.
Genehmigungsprozesse, Ausgabenlimits und Lieferantenvorgaben sind in den Einkaufsprozess integriert. Jede Bestellanfrage wird automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet – die Einhaltung der Richtlinien ist somit Standard und nicht Ausnahme.
Kostenstellen und Konten werden ab dem Zeitpunkt der Anfrage anhand des Nutzers, der Produktkategorie und des jeweiligen Vertrags zugeordnet. Rechnungen werden vorcodiert geliefert – dies reduziert den manuellen Aufwand und das Risiko, dass Kosten falsch zugeordnet werden.
Die Budgets werden sowohl im Bestell- als auch im Rechnungsstellungsprozess überwacht, sodass Finanzteams jederzeit einen Überblick über Verpflichtungen und verbleibenden Spielraum erhalten. Man muss nicht mehr auf Rechnungen warten, um die Ausgabenentwicklung zu verstehen.
Mitarbeiter suchen und bestellen in genehmigten Katalogen über eine Benutzeroberfläche, die dem Online-Shopping nachempfunden ist. Selbst Gelegenheitsnutzer können die korrekten Bestellschritte ohne Schulung durchführen – so werden unkontrollierte Ausgaben reduziert, ohne den Aufwand zu erhöhen.
Mit Proactis Purchase-to-Pay können Sie
Einkaufskontrolle
Stellen Sie sicher, dass jeder Kauf Ihren Regeln entspricht.
Mitarbeiter stellen Anfragen über einen strukturierten, geführten Prozess, der sie zu genehmigten Lieferanten und Vertragsartikeln leitet. Genehmigungsworkflows leiten jede Anfrage an den zuständigen Genehmiger weiter, basierend auf Ausgabenart, Kostenstelle und Bestellwert – so wird sichergestellt, dass keine Bestellungen außerhalb der Richtlinien aufgegeben werden.
Genehmigungen automatisieren
Leiten Sie jede Anfrage automatisch an die richtige Person weiter.
Definieren Sie Ihre Genehmigungsstruktur einmalig anhand von Produkttyp, Kostenstelle und Auftragswert, den Rest erledigt das System. Genehmigende sehen alle Anfragedetails und die Budgetposition in einer einzigen Ansicht – so sind Entscheidungen schnell, fundiert und vollständig nachvollziehbar.
Budgets verwalten
Verfolgen Sie die Ausgaben im Vergleich zum Budget in Echtzeit.
Die Budgets werden sowohl im Einkauf als auch in der Rechnungsstellung kontinuierlich überwacht – so erhalten die Finanzteams einen Echtzeit-Überblick über Verpflichtungen, Ist-Werte und verbleibenden Spielraum. Warnmeldungen informieren, sobald sich die Ausgaben den Limits nähern, sodass die Teams handeln können, bevor ein Budget überschritten wird.
Kosten zuordnen
Sorgen Sie dafür, dass die Kosten von Anfang an an die richtige Stelle gelangen.
Kostenstellen, Konten und Budgetcodes werden bei der Anfrage automatisch zugeordnet – basierend auf dem Benutzer, der Produktkategorie und dem jeweiligen Vertrag. Manuelle Kodierung entfällt und die Rechnungsverarbeitung wird beschleunigt, da die Arbeit bereits erledigt ist.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Finanz- und Beschaffungsteams im Pflegebereich, in der Gewerbeimmobilienbranche und im öffentlichen Sektor haben Proactis Purchase-to-Pay eingesetzt, um die Kontrolle über ihre Betriebskosten zu erlangen. Hier sind drei ihrer Ergebnisse.
100 % Ausgabentransparenz und 60 % der Rechnungen werden über automatisierte, durchgängige Prozesse verarbeitet.
Bright Horizons, ein führender Anbieter von Kinderbetreuung und frühkindlicher Bildung mit jährlich 100.000 Rechnungen, implementierte Proactis Purchase-to-Pay, Marketplace und Invoice Capture, um den gesamten Einkaufszyklus zu vernetzen. Das Ergebnis: vollständige Transparenz der Ausgaben im gesamten Unternehmen und die automatische Verarbeitung von 60 % der Rechnungen ohne manuelle Eingriffe.
Von Rechnungen, die über automatisierte Durchlaufverarbeitung verarbeitet wurden
Im ersten Jahr wurden über 10.000 Bestellungen und über 25.000 Rechnungen bearbeitet.
British Land, ein im FTSE 100 gelistetes Gewerbeimmobilienunternehmen, implementierte Proactis Purchase-to-Pay und Marketplace, um die operativen Einkaufsprozesse zu strukturieren und transparenter zu gestalten. Allein im ersten Jahr verarbeitete die Plattform über 10.000 Bestellungen und über 25.000 Rechnungen und war mit bestehenden Immobilienverwaltungssystemen verbunden.
Im ersten Jahr der Einführung bearbeitete Rechnungen
100%ige Transparenz der Unternehmensausgaben in Höhe von 100 Mio. Pfund
Eine britische Polizeibehörde mit 10.000 Mitarbeitern und einem jährlichen Budget von 100 Millionen Pfund implementierte Proactis Purchase-to-Pay, integriert in Infor SunSystems. Die Organisation erhielt dadurch vollständige Transparenz über alle Beschaffungsverpflichtungen innerhalb der Behörde und ersetzte fragmentierte Prozesse durch eine zentrale, kontrollierte Einkaufsplattform.
Transparenz von 100 Millionen Pfund an jährlichen Unternehmensausgaben
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen
Erfahren Sie, wie Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor Proactis nutzen, um die Kontrolle zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und einen klaren Überblick über Beschaffung und Ausgaben zu gewinnen.
Was ist Purchase-to-Pay?
Purchase-to-Pay (P2P) ist der durchgängige Prozess, der alle Phasen des operativen Einkaufs umfasst – von der ersten Kaufanfrage und Genehmigung über die Auftragserteilung und den Wareneingang bis hin zum Rechnungsabgleich und der Zahlung.
Die Purchase-to-Pay-Software von Proactis verbindet all diese Schritte auf einer einzigen Plattform und stellt so sicher, dass die Ausgaben im Rahmen der Richtlinien bleiben, die Kosten korrekt zugeordnet werden und die Finanzabteilungen von der Anforderung an volle Transparenz über die Verpflichtungen haben, nicht erst, wenn die Rechnungen eintreffen.
Welche Probleme löst Purchase-to-Pay?
Die häufigsten Probleme im P2P-Bereich sind: Mitarbeiter kaufen ohne entsprechende Genehmigung ein; Bestellungen werden bei nicht bevorzugten Lieferanten oder zu Preisen über den vertraglich vereinbarten Sätzen aufgegeben; indirekte Ausgabenverpflichtungen sind erst nach Erhalt der Rechnungen sichtbar; Kosten werden den falschen Konten zugeordnet; und es wird übermäßig viel Zeit für manuelle Genehmigungen und die Rechnungsbearbeitung aufgewendet.
Proactis Purchase-to-Pay begegnet all diesen Herausforderungen durch geführte Einkaufsprozesse, automatisierte Genehmigungsworkflows, Echtzeit-Budgetüberwachung und durchgängige Rechnungsverarbeitung.
Wie schnell können wir Purchase-to-Pay implementieren?
Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität Ihrer Organisation und der Anzahl der erforderlichen Integrationen ab. Proactis verfolgt einen modularen Ansatz – Sie können mit den Bereichen mit dem größten Bedarf beginnen und von dort aus erweitern.
Die meisten Organisationen verzeichnen innerhalb der ersten Monate messbare Verbesserungen, darunter schnellere Genehmigungen, bessere Kostentransparenz und weniger manuelle Bearbeitung. Wir vereinbaren vor Beginn klare Meilensteine, damit Sie immer wissen, was Sie wann erwarten können.
Entdecken Sie die gesamte Produktpalette von Proactis.
Marketplace
Bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine strukturierte Einkaufsplattform, bevor sie eine Anfrage stellen. Proactis Marketplace präsentiert geprüfte Lieferanten, Vertragspreise und konforme Produkte – so startet jeder Einkauf an der richtigen Stelle.
Invoice Capture
Schließen Sie den Einkaufszyklus ohne manuelle Bearbeitung ab. Proactis Invoice Capture automatisiert den Abgleich und die Kontierung von Rechnungen mit Bestellungen, reduziert so den Aufwand für Ihre Kreditorenbuchhaltung und beschleunigt die Zahlung.
Supplier Relationship Management
Wissen Sie, von wem Sie einkaufen, bevor die Lieferanten in Ihrem Katalog erscheinen. Proactis Supplier Management sorgt für korrekte Lieferantendaten, aktuelle Risikobewertungen und eine schnelle Integration.
Sourcing
Finden Sie die passenden Lieferanten, bevor Sie sie in Ihren Marktplatz aufnehmen. Proactis Sourcing bietet Ihnen einen strukturierten Prozess für die Qualifizierung, die Durchführung von Ausschreibungen und die Auftragsvergabe.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.