Von der Papierrechnung bis zur genehmigten Zahlung, ohne manuelle Arbeit
Proactis AP Automation deckt den gesamten Rechnungslebenszyklus ab – von der Erfassung und Prüfung über den Abgleich und die Genehmigung bis hin zur Zahlung. Unabhängig davon, ob Ihre Lieferanten Papier-, PDF- oder elektronische Rechnungen senden, wird jedes Dokument konsistent, präzise und ohne manuelle Dateneingabe verarbeitet.
Erfassen Sie jede Rechnung von jedem Lieferanten.
Nicht alle Lieferanten versenden Rechnungen auf dieselbe Weise. Proactis AP Automation erfasst Papier-, PDF-, XML- und elektronische Rechnungen über eine einzige Plattform und wandelt jede einzelne mithilfe fortschrittlicher OCR-Technologie in eine strukturierte, verarbeitungsfertige elektronische Rechnung um.
Vom ersten Tag an geht keine Rechnung verloren und Daten müssen nicht manuell eingegeben werden.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Warum Finanzteams sich für Proactis AP Automation entscheiden
Proactis AP Automation bietet Finanzteams einen schnelleren, genaueren und kontrollierteren Ansatz für die Rechnungsverarbeitung – unabhängig davon, wie viele Rechnungen sie erhalten oder welches Format die Lieferanten verwenden.
Die Einhaltung der „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie ist integriert. Rechnungen ohne gültige Bestellung werden automatisch gekennzeichnet, und Lieferanten können aufgefordert werden, fehlende Bestellnummern vor der Weiterverarbeitung hinzuzufügen. Ihre „Keine Bestellung, keine Zahlung“-Richtlinie wird konsequent durchgesetzt, ohne dass manuelle Prüfungen erforderlich sind.
Vollständige Rechnungserfassung ab dem ersten Tag. Jede Rechnung – ob in Papierform, als PDF, XML oder über das Portal eingereicht – wird erfasst und in eine strukturierte elektronische Rechnung umgewandelt. Kein Dokument geht verloren, keine Daten werden erfasst und keine Rechnung muss von Anfang an manuell eingegeben werden.
Proactis AP Automation integriert sich in alle gängigen ERP- und Finanzsysteme – darunter SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics und Workday. Elektronische Rechnungen werden direkt in Ihr bestehendes System zur Zuordnung und Genehmigung übertragen, ohne dass eine erneute Dateneingabe oder manuelle Übergaben erforderlich sind.
Alles, was Sie für die durchgängige Automatisierung der Rechnungsverarbeitung benötigen.
Rechnungen erfassen
Akzeptieren Sie jede Rechnung, in jedem Format, von jedem Lieferanten
Papierrechnungen werden eingescannt und digitalisiert. PDFs und E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst. Elektronische Rechnungen werden per XML, Portaleingabe oder PO Flip übermittelt.
Alle Formate werden über eine einzige Plattform verarbeitet, wodurch alle Dokumente vom ersten Tag an in strukturierte elektronische Rechnungen umgewandelt werden.
Prüfen und abgleichen
Prüfen Sie automatisch jede Rechnung anhand Ihrer Einkaufsdaten.
Jede Rechnung wird vor der Weiterverarbeitung anhand von Bestellungen, Wareneingängen und Lieferantenunterlagen geprüft.
Duplikate werden markiert, fehlende Bestellnummern abgefragt und Unstimmigkeiten zur Klärung weitergeleitet – alles ohne manuelle Überprüfung durch Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam.
Prozess direkt durchlaufen
Senden Sie übereinstimmende Rechnungen ohne manuelle Schritte zur Zahlung.
Rechnungen, die mit Ihren Bestellungen übereinstimmen und die Validierung bestehen, werden ohne manuelles Eingreifen direkt an Ihr Finanzsystem weitergeleitet.
Der Anteil der auf diese Weise verarbeiteten Rechnungen steigt mit der Zeit, da die KI aus Ihren Daten lernt.
Ausnahmen verwalten
Rechnungsanfragen schneller lösen – mit vollständigem Kontext
Kann eine Rechnung nicht automatisch zugeordnet werden, wird sie gekennzeichnet und an die zuständige Person mit allen relevanten Informationen weitergeleitet – dem Originaldokument, der zugehörigen Bestellung und allen Details zu etwaigen Abweichungen.
Anfragen werden schneller beantwortet, weil die benötigten Informationen bereits vorhanden sind.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Finanzteams nutzen Proactis AP Automation, um die Verarbeitungskosten zu senken, manuelle Arbeit zu eliminieren und mit demselben Team mehr Rechnungen bearbeiten zu können.
500%ige Steigerung der Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung: von 20.000 auf 100.000 Rechnungen pro Monat
Bei der Mears Group, einem Unternehmen für Instandhaltung und Reparatur von Wohnimmobilien mit 16.000 Mitarbeitern, implementierte ich die Proactis AP Automation in Verbindung mit SunSystems. Das Rechnungsverarbeitungsvolumen verfünffachte sich von 20.000 auf 100.000 Rechnungen pro Monat, ohne dass die Mitarbeiterzahl in der Kreditorenbuchhaltung proportional anstieg.
Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung bei fünffacher Erhöhung des Rechnungsvolumens
Jährliche Einsparungen von über 100.000 £ im Bereich Kreditorenbuchhaltung bei einem Anstieg des Rechnungsvolumens um 35 % und ohne Neueinstellungen
Screwfix implementierte Proactis AP Automation in Verbindung mit Unit4 Financials, um das steigende Rechnungsvolumen ohne Personalaufstockung zu bewältigen. Das Rechnungsvolumen stieg um 35 %, während die Kreditorenbuchhaltung jährliche Einsparungen von über 100.000 £ erzielte – ausschließlich durch Automatisierung und Prozessoptimierung.
Jährliche Einsparungen in der Kreditorenbuchhaltung bei gleichzeitigem Anstieg des Rechnungsvolumens um 35 %
66 % Verbesserung der Effizienz im Kreditorenbuchhaltungsprozess und jährliche Einsparungen von über 120.000 £.
Der Stadtrat von Wigan zentralisierte seine Kreditorenbuchhaltung und automatisierte die Rechnungsverarbeitung mit Proactis, integriert in Unit4 Business World. Das Ergebnis war eine Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung um 66 % und jährliche Einsparungen von über 120.000 £ – erzielt durch die Abschaffung manueller Bearbeitung und die Senkung der Kosten pro Rechnung.
Verbesserung der Effizienz des Kreditorenbuchhaltungsprozesses mit jährlichen Einsparungen von über 120.000 £.
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen
Erfahren Sie, wie Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor Proactis nutzen, um die Kontrolle zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und einen klaren Überblick über Beschaffung und Ausgaben zu gewinnen.
Was ist AP-Automatisierung?
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist der Prozess der digitalen Abwicklung von Verbindlichkeiten – das Erfassen von Rechnungen in jedem Format, deren automatische Validierung, der Abgleich mit Bestellungen und die Weiterleitung zur Genehmigung und Zahlung ohne manuelle Dateneingabe.
Proactis AP Automation verarbeitet alle Rechnungsarten über eine einzige Plattform, die direkt mit Ihrem ERP- oder Finanzsystem verbunden ist. Das Ergebnis: schnellere Verarbeitung, weniger Fehler und qualitativ hochwertigere Daten für fundierte Finanzentscheidungen.
Welche Herausforderungen löst die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
Die häufigsten Herausforderungen in der Kreditorenbuchhaltung sind: die manuelle Eingabe von Papier- und PDF-Rechnungen, die zu Fehlern und Verzögerungen führt; die fehlende Transparenz des Rechnungsstatus bis zum Abschluss der Bearbeitung; Rechnungen, die ohne Bestellungen eingehen und dadurch ein Compliance-Risiko darstellen; hohe Kosten pro Rechnung aufgrund der manuellen Bearbeitung; und die eingeschränkte Möglichkeit, Skonti in Anspruch zu nehmen.
Proactis AP Automation geht auf all diese Probleme ein, indem es die Erfassung, Validierung und den Abgleich automatisiert, die Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ durchsetzt und während des gesamten Prozesses Echtzeit-Transparenz über den Rechnungsstatus bietet.
Lässt sich die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung in unser ERP-System integrieren?
Ja. Proactis AP Automation ist systemunabhängig und lässt sich in alle gängigen ERP- und Finanzsysteme integrieren, darunter SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics, MRI, Workday, Netsuite, Epicor und Deltek.
Elektronische Rechnungen werden direkt in Ihr gewähltes System zur Abstimmung und Genehmigung eingespeist – Ihre bestehenden Daten bleiben an ihrem Platz und Ihr Team arbeitet weiterhin in den Systemen, die es bereits kennt.
Entdecken Sie die gesamte Produktpalette von Proactis.
Purchase-to-Pay
Verbinden Sie AP Automation mit dem gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus. Proactis Purchase-to-Pay steuert den Einkauf von der Anfrage bis zur Genehmigung – so werden Rechnungen bereits mit den konformen Bestellungen abgeglichen.
Marketplace
Reduzieren Sie Rechnungsabweichungen direkt an der Quelle. Proactis Marketplace leitet Mitarbeiter zu zugelassenen Lieferanten und Vertragspreisen – so werden Bestellungen korrekt erfasst und Rechnungen auf Anhieb korrekt ausgestellt.
Contract Management
Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung gegen einen gültigen Vertrag bezahlt wird. Proactis Contract Management verwaltet und überwacht alle Vereinbarungen zentral – so wissen Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung stets, welche Bedingungen für welchen Lieferanten gelten.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.