Die Herausforderung
Warum so viele Organisationen bei ihren Ausgaben im Dunkeln tappen
In den meisten Organisationen wird das vollständige Bild der Ausgaben – und der getätigten Zusagen – erst mit dem Eintreffen der Rechnungen deutlich. Bis dahin sind die Budgets bereits überschritten, Einsparmöglichkeiten verpasst und der Schaden angerichtet.
Die Ursache ist fast immer dieselbe: Beschaffungs- und Finanzprozesse sind über Abteilungen, Systeme und Standorte verteilt, die nicht miteinander kommunizieren. Einkäufe werden an einem Ort getätigt, Genehmigungen an einem anderen, die Rechnungsverarbeitung an einem dritten. Niemand hat einen einheitlichen, korrekten Überblick.
Ohne einen umfassenden Überblick über die Ausgaben ist es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen, Abteilungen zur Rechenschaft zu ziehen, dem Management den Nutzen aufzuzeigen oder Einsparpotenziale zu identifizieren. Finanz- und Einkaufsteams sind dann darauf beschränkt, über Vergangenes zu berichten, anstatt das Aktuelle zu steuern.
Die Lösung
Machen Sie den richtigen Weg zum Kauf zum einfachen Weg zum Kauf
Proactis Marketplace bietet jedem Mitglied Ihrer Organisation – von Finanz- und Beschaffungsteams über Mitarbeiter vor Ort und Fakultätsmitglieder bis hin zu operativen Teams – ein einfaches, geführtes Einkaufserlebnis, das den Einkauf auf zugelassene Lieferanten und ausgehandelte Verträge lenkt.
Das Nutzererlebnis ist so gestaltet, dass es sich vertraut und nicht bürokratisch anfühlt. Die Mitarbeiter finden, was sie benötigen, und werden zum richtigen Lieferanten, zum richtigen Preis und über den richtigen Prozess geleitet – ohne die zugrunde liegende Beschaffungsrichtlinie kennen zu müssen.
Genehmigungsprozesse und Ausgabenlimits werden automatisch durchgesetzt, sodass gesetzeskonforme Einkäufe selbstverständlich sind.
Vier Wege, wie Proactis für mehr Transparenz bei den Ausgaben sorgt
Die zugesagten Ausgaben sind sichtbar, bevor die Rechnung eintrifft.
Jede über Proactis ausgelöste Bestellung führt zu einer sofortigen Budgetbindung.
Die Finanzabteilungen können sehen, was tatsächlich gebunden ist – nicht nur, was in Rechnung gestellt wurde – und erhalten so jederzeit einen genauen Überblick über ihr tatsächliches finanzielles Risiko. Budgetüberraschungen werden dadurch zur Ausnahme.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Eine Grundlage für jede weitere Verbesserung im Beschaffungswesen
Ausgabentransparenz ist nicht nur ein Problem der Berichterstattung – sie ist die Grundlage für jede weitere Verbesserung im Beschaffungswesen. Ohne zu wissen, wofür, wo und an wen ausgegeben wird, ist es unmöglich, Kosten zu senken, die Compliance zu verbessern oder überzeugende Argumente für Investitionen in die Beschaffung zu liefern.
Für viele Unternehmen ist die Verbesserung der Ausgabentransparenz der Ausgangspunkt für eine umfassendere Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses. Dank der modularen Architektur von Proactis können Sie mit der Lösung beginnen, die die größte Lücke schließt – sei es im Bereich Purchase-to-Pay, der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung oder im Ausgabenreporting – und diese dann in Ihrem eigenen Tempo erweitern.
Module
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Durchgängige Rechnungsverarbeitung und vollständige Ausgabentransparenz mit Proactis und Unit4
Der Warwickshire County Council implementierte Proactis Invoice Capture in Verbindung mit Unit4, um die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren und den Rechnungsstatus innerhalb der gesamten Behörde in Echtzeit einzusehen. Das Ergebnis war eine drastische Reduzierung des Verwaltungsaufwands, ein erheblich verringerter Papierverbrauch und die vom Finanzteam angestrebte konsolidierte Rechnungsübersicht.
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Ressourcen und Leitfäden
Entdecken Sie praxisnahe Erkenntnisse, Anleitungen und Beispiele aus der realen Welt, die Einkaufs- und Finanzteams dabei helfen sollen, komplexe Herausforderungen souverän zu meistern.
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Partner
Unsere Partner helfen Unternehmen dabei, Proactis in ihre bestehende Technologielandschaft zu integrieren und unterstützen so die Implementierung, Integration und den langfristigen Erfolg.
Über uns
Mit fundierter Branchenerfahrung und einem Fokus auf Governance unterstützt Proactis Organisationen, die Vertrauen, Kontrolle und langfristige Verlässlichkeit im Umgang mit ihren Ausgaben benötigen.
Kunden
Von der Einarbeitung und Schulung bis hin zum laufenden Support hilft Proactis den Einkaufs- und Finanzteams dabei, die Plattform effektiv einzuführen und sie mit Zuversicht zu nutzen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.