Die Herausforderung
Warum die Einhaltung von Vertragsausgaben schwieriger ist als sie sein sollte
Die Einkaufsteams arbeiten hart daran, vorteilhafte Verträge auszuhandeln und Listen zugelassener Lieferanten aufzubauen. Diese Einsparungen werden jedoch nur dann realisiert, wenn die Mitarbeiter sie auch tatsächlich nutzen.
In den meisten Organisationen ist dies oft nicht der Fall. Wenn der offizielle Einkaufsprozess langsam, ungewohnt oder schwer verständlich ist, wählen die Mitarbeiter den Weg des geringsten Widerstands – sie suchen selbst nach Lieferanten, geben Bestellungen direkt auf und umgehen die vom Einkauf festgelegten Verträge und Preise.
Die Folge sind unkontrollierte Ausgaben: Einkäufe außerhalb vereinbarter Kanäle, zu nicht vertraglich festgelegten Preisen und bei nicht zugelassenen Lieferanten. Dies treibt die Kosten in die Höhe, birgt Compliance-Risiken und mindert den Wert der Einkaufsarbeit im gesamten Unternehmen. Die Herausforderung liegt meist nicht im fehlenden Willen, sondern im Fehlen der richtigen Werkzeuge.
Die Lösung
Machen Sie den richtigen Weg zum Kauf zum einfachen Weg zum Kauf
Proactis Marketplace bietet jedem Mitglied Ihrer Organisation – von Finanz- und Beschaffungsteams über Mitarbeiter vor Ort und Fakultätsmitglieder bis hin zu operativen Teams – ein einfaches, geführtes Einkaufserlebnis, das den Einkauf auf zugelassene Lieferanten und ausgehandelte Verträge lenkt.
Das Nutzererlebnis ist so gestaltet, dass es sich vertraut und nicht bürokratisch anfühlt. Die Mitarbeiter finden, was sie benötigen, und werden zum richtigen Lieferanten, zum richtigen Preis und über den richtigen Prozess geleitet – ohne die zugrunde liegende Beschaffungsrichtlinie kennen zu müssen.
Genehmigungsprozesse und Ausgabenlimits werden automatisch durchgesetzt, sodass gesetzeskonforme Einkäufe selbstverständlich sind.
Vier Wege, wie Proactis die Ausgaben für vertragsgebundene Ausgaben optimiert
Geführter Einkauf, der zugelassene Lieferanten priorisiert
Die Mitarbeiter werden bei der Suche automatisch auf vorab genehmigte Lieferantenkataloge und Vertragsartikel hingewiesen. Bevorzugte Lieferanten werden zuerst angezeigt, ausgehandelte Rabatte automatisch angewendet und Anfragen außerhalb des Katalogs werden vor der Weiterleitung zur Überprüfung markiert. Konforme Beschaffung wird zum Standard, nicht zur Ausnahme.
In jeden Kaufprozess sind Genehmigungskontrollen integriert.
Ausgabenlimits, Budgetprüfungen und Genehmigungsprozesse werden einmalig konfiguriert und unternehmensweit automatisch durchgesetzt – unabhängig von Abteilung, Standort oder Position. Einkäufe, die eine zweite Meinung erfordern, werden ohne manuelle Nachverfolgung oder lange E-Mail-Ketten an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
Jeder Kaufvorgang folgt jedes Mal dem gleichen Ablauf.
Die Lieferanten verwalten ihre eigenen Inhalte
Proactis Marketplace unterstützt die Selbstverwaltung durch die Lieferanten, was bedeutet, dass zugelassene Lieferanten ihre Kataloge, Preise und Produktdetails selbst auf dem neuesten Stand halten.
Käufer erhalten stets korrekte Informationen, es werden weniger fehlerhafte Bestellungen aufgegeben und die administrative Last der Katalogpflege fällt nicht dem Einkaufsteam zu.
Echtzeit-Transparenz aller zugesagten Ausgaben
Jeder über Proactis getätigte Einkauf ist für Finanz- und Einkaufsabteilung in Echtzeit sichtbar. Die geplanten Ausgaben werden vor Rechnungseingang mit den Budgets abgeglichen, sodass die Teams die nötige Übersicht erhalten, um Kosten proaktiv zu steuern.
Finanzdirektoren und Einkaufsleiter erhalten einen konsolidierten Überblick darüber, wofür im gesamten Unternehmen Geld ausgegeben wird, an welche Lieferanten es geht und für welche Verträge es ausgegeben wird.
Was Unternehmen erreichen, wenn sie die Ausgaben für vertragliche Ausgaben optimieren
Organisationen, die mit Proactis gegen unkontrollierte Ausgaben vorgehen, verzeichnen in der Regel niedrigere Einkaufskosten, eine stärkere Einhaltung der Vorschriften und mehr Zeit für ihre Einkaufsteams, da diese das Einkaufsverhalten nicht mehr überwachen müssen.
Käufer werden zu den richtigen Lieferanten geleitet
Die Universität Sussex berichtet, dass Käufer routinemäßig zu bevorzugten Lieferanten geleitet werden – einschließlich solcher, bei denen bereits Rabatte ausgehandelt wurden – was sowohl die Einhaltung der Vorschriften als auch den Nutzen aus den Lieferantenbeziehungen verbessert.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
95 % aller Beschaffungsaktivitäten werden über Proactis abgewickelt.
Der Caerphilly County Borough Council implementierte Proactis Sourcing, um einen durchgängigen Beschaffungsprozess aufzubauen und die Ausgaben der gesamten Behörde vollständig zu transparent und kontrollierbar zu gestalten. Heute werden 95 % aller Beschaffungsaktivitäten über die Proactis-Plattform abgewickelt. Dies ermöglicht dem Council einen einheitlichen und nachvollziehbaren Einkaufsansatz, der sein langfristiges Beschaffungsprogramm unterstützt.
alle Beschaffungsaktivitäten werden über Proactis abgewickelt.
Module
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Ein praktischer, wirkungsvoller Ausgangspunkt
Die Optimierung der Ausgaben im Rahmen bestehender Verträge ist einer der schnellsten Wege, den Wert der Beschaffung nachzuweisen – und einer der häufigsten Ausgangspunkte für Unternehmen bei der Einführung von Proactis. Die Einsparungen sind real und messbar, und die Veränderungen sind für Finanzabteilung, Einkauf und Geschäftsleitung gleichermaßen sichtbar.
Wenn unkontrollierte Ausgaben, die Einhaltung von Lieferantenrichtlinien oder mangelnde Transparenz im Einkauf für Ihr Team Priorität haben, ist Guided Buying ein praktischer Einstieg. Und da Proactis modular aufgebaut ist, können Sie hier beginnen und in Ihrem eigenen Tempo eine umfassendere Source-to-Pay-Lösung entwickeln.
Ressourcen und Leitfäden
Entdecken Sie praxisnahe Erkenntnisse, Anleitungen und Beispiele aus der realen Welt, die Einkaufs- und Finanzteams dabei helfen sollen, komplexe Herausforderungen souverän zu meistern.
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Partner
Unsere Partner helfen Unternehmen dabei, Proactis in ihre bestehende Technologielandschaft zu integrieren und unterstützen so die Implementierung, Integration und den langfristigen Erfolg.
Über uns
Mit fundierter Branchenerfahrung und einem Fokus auf Governance unterstützt Proactis Organisationen, die Vertrauen, Kontrolle und langfristige Verlässlichkeit im Umgang mit ihren Ausgaben benötigen.
Kunden
Von der Einarbeitung und Schulung bis hin zum laufenden Support hilft Proactis den Einkaufs- und Finanzteams dabei, die Plattform effektiv einzuführen und sie mit Zuversicht zu nutzen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.