Eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Verträge in allen Abteilungen
Proactis Contract Management bündelt all Ihre Verträge in einem zentralen System – mit Echtzeit-Einblick in wichtige Termine, finanzielle Verpflichtungen und den Compliance-Status. Einkaufs- und Finanzteams wissen jederzeit, welche Verträge bestehen, was sie abdecken und wann Handlungsbedarf besteht.
Alle Verträge auf einen Blick
Verstreute Verträge auf verschiedenen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern und Aktenschränken bergen Risiken. Proactis Contract Management speichert alle Vereinbarungen in einem zentralen, durchsuchbaren Repository und bietet Einkaufs- und Finanzteams so einen präzisen und aktuellen Überblick über alle vertraglichen Verpflichtungen und deren Status.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Warum Organisationen Verträge mit Proactis verwalten
Proactis Contract Management bietet Ihnen Transparenz und Kontrolle, um aus jedem Vertrag Ihres Unternehmens einen höheren Nutzen zu ziehen – ohne die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu erhöhen.
Alle Verträge an einem Ort, mit einheitlicher Struktur. Ihr Team findet jede Vereinbarung in Sekundenschnelle und erhält jederzeit einen konsolidierten Überblick über Gesamtverbindlichkeiten, laufende Verträge und anstehende Verlängerungen.
Das System überwacht Vertragsdaten und sendet Benachrichtigungen, sobald Handlungsbedarf besteht. Verlängerungen, Compliance-Prüfungen und Überprüfungstermine werden automatisch markiert – so entgeht Ihnen nichts.
Die Vertragsbedingungen sind direkt mit dem Einkaufsprozess verknüpft, sodass Mitarbeiter beim Aufgeben von Bestellungen immer die geltenden Vereinbarungen einsehen können. Einkäufe bleiben vertragsgemäß, ohne dass Einkäufer die richtigen Bedingungen manuell suchen und prüfen müssen.
Die Finanzabteilung erhält jederzeit einen klaren Überblick über vertragliche Verpflichtungen und finanzielle Risiken. Wiederkehrende Verpflichtungen wie Leasingverträge, Wartungskosten und Serviceverträge werden vollständig erfasst und verbucht.
Alles, was Sie für die Vertragsverwaltung von der Vergabe bis zur Verlängerung benötigen.
Egal, ob Sie 50 oder 5.000 Verträge verwalten, Proactis bietet Ihnen die Struktur, Transparenz und Kontrolle, um den Überblick über jede Vereinbarung zu behalten und den vollen Wert aus jedem von Ihrem Team ausgehandelten Deal herauszuholen.
Mit Proactis Contract Management können Sie
Zentralisierung der Verträge
Speichern Sie alle Vereinbarungen in einem durchsuchbaren Repository.
Alle Vertragsarten – Lieferantenverträge, Leasingverträge, Dienstleistungsverträge und wiederkehrende Verpflichtungen – werden in einem zentralen, strukturierten Repository gespeichert. Ihr Team kann jeden Vertrag innerhalb von Sekunden suchen, abrufen und prüfen – mit vollständiger Versionskontrolle und lückenloser Protokollierung.
Benachrichtigungen automatisieren
Seien Sie allen Verlängerungs-, Überprüfungs- und Compliance-Fristen einen Schritt voraus.
Definieren Sie die für Ihr Unternehmen relevanten Kündigungsfristen und Überprüfungstermine, und das System erledigt den Rest. Automatisierte Benachrichtigungen informieren die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt – so vermeiden Sie verpasste Verlängerungen, unerwartete automatische Verlängerungen und Hektik in letzter Minute.
Überwachung der Einhaltung
Stellen Sie sicher, dass jeder Kauf mit Ihren Verträgen übereinstimmt.
Proactis verknüpft Verträge direkt mit dem Einkaufsprozess. Wenn Mitarbeiter Bestellungen aufgeben, zeigt das System die entsprechenden Vereinbarungen, zugelassenen Lieferanten und Vertragspreise an – so bleiben die Ausgaben vertragsgemäß, ohne dass manuelle Prüfungen erforderlich sind.
Streckenleistung
Messen Sie, wie gut die Lieferanten die vereinbarten Bedingungen erfüllen.
Einkaufs- und Lieferaktivitäten werden automatisch jedem Vertrag zugeordnet, sodass Einkaufsteams einen klaren Überblick über die Lieferantenleistung erhalten. So lassen sich leistungsschwache Verträge frühzeitig erkennen und mit präzisen Daten in Neuverhandlungen gehen.
Verbindlichkeiten managen
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über alle finanziellen Verpflichtungen.
Wiederkehrende Verpflichtungen wie Leasingverträge, Wartungsverträge und Managed Services werden vollständig erfasst und überwacht. Die Finanzabteilung hat stets einen genauen Überblick über die anstehenden Verpflichtungen – dies ermöglicht eine bessere Planung und reduziert Überraschungen zum Jahresende.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Organisationen in der Kommunalverwaltung, im Hochschulwesen und in der Logistik haben Proactis Contract Management eingesetzt, um ihre Vertragsportfolios zu ordnen, transparent zu gestalten und zu kontrollieren. Dies sind drei ihrer Ergebnisse.
233 Verträge zentral verwaltet mit voller Transparenz
Der Londoner Bezirk Bexley nutzte Proactis Contract Management, um alle Verträge in einem zentralen, strukturierten System zusammenzuführen. Dank der zentralen Verwaltung von 233 Verträgen hat das Beschaffungsteam nun volle Transparenz über Verpflichtungen, wichtige Termine und den Compliance-Status im gesamten Unternehmen.
Verträge werden zentral verwaltet mit voller Transparenz
Verbesserung der Ausgabentransparenz und -kontrolle in einer komplexen Organisation
Die University of Sussex implementierte Proactis Contract Management zusammen mit Sourcing, Marketplace und Invoice Capture, um eine vollständig digitalisierte Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsfunktion zu schaffen. Das Ergebnis ist ein vernetzter, regelkonformer Prozess – von der Auftragsvergabe bis zur Zahlung – ohne manuelle Übergaben.
Vollständig digitalisierte Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung
Beschaffungsprojekte werden in 2 Wochen statt Monaten abgeschlossen.
Die Hoyer Group, ein globaler Logistikdienstleister mit einem jährlichen Budget von 1,2 Milliarden Pfund, hat Proactis in den Bereichen Beschaffung, Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement eingeführt. Projekte, die zuvor Monate dauerten, werden nun in nur zwei Wochen abgeschlossen.
Die Bearbeitungszeit für Beschaffungsprojekte hat sich von Monaten verkürzt.
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen
Erfahren Sie, wie Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor Proactis nutzen, um die Kontrolle zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und einen klaren Überblick über Beschaffung und Ausgaben zu gewinnen.
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software bietet Unternehmen eine zentrale, strukturierte Plattform zur Speicherung und Verwaltung aller Lieferantenverträge. Sie gewährleistet die einheitliche Anwendung der Verträge bei Einkäufen, überwacht wichtige Termine und Verpflichtungen und erfasst Einkaufs- und Lieferaktivitäten zur Leistungsmessung.
Ohne sie werden Verträge oft uneinheitlich abgelegt, Verlängerungstermine werden verpasst und Käufer haben zum Zeitpunkt des Kaufs keinen Einblick in die vereinbarten Bedingungen – was bedeutet, dass der ausgehandelte Wert nicht realisiert wird.
Welche Probleme löst das Vertragsmanagement?
Die häufigsten Probleme im Vertragsmanagement sind: Verträge werden an verschiedenen Orten gespeichert, ohne dass ein konsolidierter Überblick über die Verbindlichkeiten besteht; verpasste Verlängerungstermine führen zu unerwünschten automatischen Verlängerungen; Käufer kaufen außerhalb des Vertrags, weil sie keinen Einblick in die Vereinbarungen haben; und es gibt keinen Mechanismus, um zu überprüfen, ob die Lieferanten tatsächlich das liefern, was vereinbart wurde.
Proactis Contract Management geht auf all diese Aspekte mit einem zentralen Datenspeicher, automatisierten Benachrichtigungen, Einkaufsintegration und automatischer Leistungsdatenerfassung ein.
Welche Vorteile bietet ein Vertragsmanagementsystem?
Ein Vertragsmanagementsystem erhöht den Anteil der Ausgaben, der durch ausgehandelte Vereinbarungen gedeckt ist, verringert das Risiko verpasster Verlängerungen und Nichteinhaltung und verschafft den Finanzteams einen klaren Überblick über alle vertraglichen Verbindlichkeiten.
Der Londoner Bezirk Bexley verwaltet nun 233 Verträge zentral und hat dabei volle Transparenz über Verpflichtungen, wichtige Termine und den Status der Einhaltung – ein Maß an Kontrolle, das durch manuelle Prozesse oder eine dezentrale Dokumentenablage nicht erreichbar ist.
Entdecken Sie die gesamte Produktpalette von Proactis.
Supplier Relationship Management
Wissen Sie, von wem Sie einkaufen, bevor die Lieferanten in Ihrem Katalog erscheinen. Proactis Supplier Relationship Management sorgt für korrekte Lieferantendaten, aktuelle Risikobewertungen und eine schnelle Integration.
Sourcing
Finden Sie die passenden Lieferanten, bevor Sie sie in Ihren Marktplatz aufnehmen. Proactis Sourcing bietet Ihnen einen strukturierten Prozess für die Qualifizierung, die Durchführung von Ausschreibungen und die Auftragsvergabe.
Purchase-to-Pay
Verknüpfen Sie das Vertragsmanagement mit dem gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus. Proactis P2P steuert Genehmigungen, überwacht Budgets und stellt sicher, dass jede Bestellung und Rechnung vertragsgemäß bis zur Zahlung durchläuft.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.