Von der Vision zum Wert

Für mittelständische Unternehmen der Privatwirtschaft und öffentliche Einrichtungen in den Bereichen Kommunalverwaltung, Gesundheitswesen, Wohnungsbau und Bildung wird die Optimierung des Beschaffungswesens allzu oft als reine Technologiefrage betrachtet – welches System, welche Plattform, welches Upgrade? Die 25-jährige Erfahrung des Caerphilly County Borough Council mit Proactis erzählt eine andere Geschichte.

Angesichts des Budgetdrucks, der steigenden Transparenzanforderungen durch das Beschaffungsgesetz 2023 und der wachsenden Erwartungen an sozialen Mehrwert und Klimaneutralität können Kommunen ihre Beschaffungsprozesse nicht einfach durch Einkäufe verbessern. Die eigentliche Herausforderung liegt in der Organisation: ein Team aufzubauen, das neugierig und selbstbewusst neue Wege geht, Daten als Grundlage für jede Entscheidung zu etablieren und der Führungsebene die Freiheit zu geben, neue Ansätze auszuprobieren – auch solche, die nicht auf Anhieb funktionieren.

Liz Lucas, Leiterin für Transformation, Digitalisierung und Beschaffung bei Caerphilly CBC , hat diesen Wandel hautnah miterlebt – von der YTS-Sachbearbeiterin im Jahr 1983 zur Leiterin eines multidisziplinären Teams, das allein im letzten Jahr drei walisische GO Awards gewonnen hat. In einem offenen Webinar-Gespräch mit Proactis schildert sie, was sich tatsächlich verändert hat: nicht etwa ein einzelner Systemaustausch, sondern 25 Jahre kontinuierliche Investitionen in drei eng miteinander verbundene Bereiche – Menschen, die etwas bewegen wollen, Technologie, die ermöglicht statt einzuschränken, und eine Führung, die bereit ist, etablierte Praktiken zu hinterfragen.

In diesem Beitrag wird erläutert, wie das in der Praxis aussieht: wie Supplier Liaison Officers die Struktur des Lieferantenmanagements verändert haben, wie eine vom Kunden erstellte Verpflichtungsmatrix die Vertragsprüfung von Stunden auf unter eine Stunde verkürzt hat und warum die Wahl eines Technologiepartners anstelle eines Lieferanten den gesamten Prozess untermauert hat.

Die gewonnenen Erkenntnisse sind für die Beschaffungsabteilung eines privaten Sektors ebenso relevant wie für eine lokale Behörde.