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Les différentes étapes du processus de la source au paiement
Les différentes étapes du processus de la source au paiement
Le processus Source-to-Pay (S2P) relie l'approvisionnement stratégique et les achats aux opérations financières, du début à la fin, y compris la gestion des fournisseurs, l'approvisionnement, la gestion des contrats, les achats et le paiement des factures :
Une partie intégrante de processus de source à paiementLa gestion des relations fournisseurs (GRF) consiste à gérer tous les types de contrats fournisseurs et les achats associés afin d'optimiser la valeur de chaque contrat. De bons fournisseurs constituent un atout majeur pour toute organisation, car ils fournissent les biens et services indispensables à son fonctionnement. Chaque fournisseur représente donc une relation qu'il convient d'entretenir, ainsi qu'un risque à maîtriser.
L'approvisionnement (également appelé e-sourcing et composante essentielle du processus Source-to-Pay) désigne l'ensemble des outils et processus numériques utilisés pour rationaliser, simplifier et optimiser les activités d'approvisionnement stratégique et les processus d'achat. Les entreprises les plus performantes exploitent les technologies les plus récentes pour multiplier les opérations d'approvisionnement et réaliser une part plus importante de leurs achats par le biais de contrats formels, sans pour autant doubler leurs frais généraux, compromettre la qualité ou accroître leur exposition aux risques.
La gestion des contrats consiste à gérer tous les types de contrats fournisseurs et les achats associés afin d'optimiser la valeur de chaque contrat. Les données relatives aux achats et aux livraisons sont automatiquement collectées pour analyser la performance des fournisseurs et les engagements des acheteurs. Les échéances contractuelles et autres critères sont surveillés en continu, et les personnes concernées sont alertées en cas de besoin d'examen ou d'intervention.
Une place de marché (ou eMarketplace) relie les services d'approvisionnement et de finance au sein de l'entreprise. Processus Source-to-PayUne plateforme d'approvisionnement est un site web où certaines catégories de produits ou de services sont achetées et vendues. Elle met en relation les employés avec des fournisseurs et des contrats agréés lors de l'achat de produits et de services.
Le processus d'achat (P2P) comprend plusieurs étapes qui décrivent l'intégralité du processus, de la demande initiale à la facturation et au paiement des biens ou services reçus. Grâce à un système P2P, les organisations peuvent contrôler l'ensemble du processus d'achat – de la demande et de l'approbation de la commande à sa réception – pour tous les produits et services, au sein d'une plateforme unique. Les employés passent commande dans le respect des procédures, politiques et budgets définis.
Le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs permet aux organisations de saisir toutes les factures et de convertir les données non électroniques (papier et PDF) en factures électroniques, de valider leur exactitude en vérifiant la présence d'un bon de commande, des doublons et d'un fournisseur valide, puis de les transférer dans un système financier pour rapprochement et approbation du paiement.
Le processus « de la source au paiement » (S2P) englobe les étapes permettant aux organisations d'acquérir efficacement des biens et des services, depuis l'identification du besoin jusqu'au paiement du fournisseur. Il associe l'approvisionnement stratégique aux opérations d'achat et au traitement des paiements, et constitue une fonction essentielle tant pour la finance que pour les achats.