De verschillende fasen van het inkoop-tot-betalingsproces

Het Source-to-Pay (S2P)-proces verbindt strategische inkoop en aanbesteding met financiële activiteiten – van begin tot eind, inclusief leveranciersmanagement, inkoop, contractbeheer, aankoop en betaling van facturen:

Leveranciersrelatiebeheer (SRM)

Een integraal onderdeel van de van bron tot betalingsprocesLeveranciersrelatiebeheer (SRM) is het proces van het beheren van alle soorten leverancierscontracten en de bijbehorende aankopen, om maximale waarde uit elk leverancierscontract te halen. Goede leveranciers zijn een belangrijke troef voor elke organisatie, omdat zij de goederen en diensten leveren die de activiteiten van een organisatie mogelijk maken. Elke leverancier vertegenwoordigt daarom een relatie die moet worden gekoesterd, maar ook een risico dat moet worden beheerd.

Inkoop

Sourcing (ook wel eSourcing genoemd, en een kernonderdeel van het Source-to-Pay-proces) verwijst naar de digitale tools en processen die worden gebruikt om strategische sourcingactiviteiten en inkoopprocessen te stroomlijnen, te vereenvoudigen en te verbeteren. Toonaangevende organisaties benutten de nieuwste technologieën om meer sourcingactiviteiten uit te voeren en een groter deel van hun aankopen via formele contracten te laten verlopen, zonder dat dit leidt tot een verdubbeling van de overheadkosten, een afname van de kwaliteit of een verhoogd risico.

Contractbeheer

Contractmanagement is het proces waarbij alle soorten leverancierscontracten en bijbehorende aankopen worden beheerd om maximale waarde uit elk contract te halen. Aankoop- en leveringsactiviteiten worden automatisch verzameld voor analyse van de prestaties van de leverancier en de verplichtingen van de koper. Contractdata en andere criteria worden continu gemonitord, waarbij de juiste personen worden gealarmeerd wanneer evaluaties of acties nodig zijn.

Marktplaats

Een marktplaats (of e-marktplaats) verbindt inkoop en financiën binnen de organisatie. Van bron tot betalingEen inkoopmarktplaats is een online website waar bepaalde categorieën producten of diensten worden gekocht en verkocht. Het is een platform dat medewerkers verbindt met goedgekeurde leveranciers en contracten wanneer ze producten en diensten inkopen.

Procure-to-Pay (P2P)

Procure-to-Pay (P2P) bestaat uit een aantal fasen die het volledige inkoopproces beschrijven, van de eerste aanvraag en aankoop tot de facturering en betaling van de ontvangen goederen/diensten. Met een P2P-systeem kunnen organisaties het hele inkoopproces – van orderaanvraag en goedkeuring tot ordercreatie en ontvangst – voor alle producten en diensten in één systeem beheren. Medewerkers plaatsen bestellingen binnen de vastgestelde procedures, beleidsregels en budgetten.

Automatisering van de crediteurenadministratie

Software voor de automatisering van de crediteurenadministratie stelt organisaties in staat om alle facturen vast te leggen en niet-elektronische gegevens (papier en pdf's) om te zetten in e-facturen, de nauwkeurigheid ervan te controleren door te kijken naar een inkooporder, duplicaten en een geldige leverancier, en ze vervolgens over te zetten naar een financieel systeem voor afstemming en goedkeuring van de betaling.

Samenvattend

Het 'source to pay' (S2P)-proces omvat de stappen die organisaties moeten doorlopen om goederen en diensten effectief in te kopen, van het vaststellen van een behoefte tot het betalen van de leverancier. Het combineert strategische inkoop met inkoopactiviteiten en betalingsverwerking, en is een cruciale functie binnen zowel Financiën als Inkoop.