Der Stadtrat von Wigan erzielt mit Proactis eine Effizienzsteigerung von 66 % im Kreditorenbuchhaltungsprozess.
Der Stadtrat von Wigan hat seine Buchhaltungsprozesse mit Proactis grundlegend verändert, die Effizienz um 66 % gesteigert und jährliche Einsparungen von mehr als 120.000 Pfund erzielt.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Systemintegration
Unit4 Business World
Rechnungen verarbeitet
Mehr als 90.000 pro Jahr
Bediente Einwohner
Ca. 318.000
Kunde seit
2014
Wie Proactis geholfen hat
„Wir haben unser Unit4 Business World ERP-System modernisiert und unsere Kreditorenbuchhaltung zentralisiert, um unseren Purchase-to-Pay-Prozess zu automatisieren, der langwierig und von papierbasierten, ineffizienten manuellen Methoden geprägt war. Die Proactis-Lösung ließ sich nahtlos in unser Unit4 Business World-System integrieren und ermöglichte Effizienzsteigerungen von über 66 %.“
Strategischer Finanzmanager, Wigan Council
Durch die direkte Erfassung aller 90.000 jährlichen Rechnungen im System mit minimalem manuellem Aufwand konnte die Effizienz des Kreditorenprozesses um 66 % verbessert werden.
Durch die Bearbeitung der Rechnungen wurden jährliche Einsparungen von über 120.000 £ erzielt, womit die ursprünglichen Ziele übertroffen wurden.
Die Kreditorenbuchhaltung wurde zentralisiert, wodurch die Ineffizienz und die Risiken dezentraler, papierbasierter Prozesse beseitigt wurden.
Erhöhte Kontrolle und Transparenz der Rechnungsverarbeitung im gesamten Unternehmen, wodurch eine bisher nicht erreichbare Compliance gewährleistet wird.
Reduzierung von Fehlern bei der Rechnungsverarbeitung durch intelligente Datenerfassung und automatisierte Validierung
Die Geschwindigkeit und Konsistenz der Rechnungsbearbeitung wurde durch elektronische Bildspeicherung und automatisierte Arbeitsabläufe verbessert.
Schnelle Behebung von Rechnungsabweichungen durch eine spezielle webbasierte Abfragefunktion ermöglicht.
Die nahtlose Integration in Unit4 Business World nutzt die bestehende ERP-Funktionalität, um den Nutzen des System-Upgrades zu maximieren.
Übersicht
Der Wigan Council ist eine Kommunalverwaltung im Nordwesten Englands mit rund 318.000 Einwohnern, über 4.000 Mitarbeitern und mehr als 90.000 jährlich verarbeiteten Rechnungen. Im Rahmen einer umfassenden Modernisierung der Unternehmenssysteme – einschließlich der Migration zu Unit4 Business World – implementierte der Council Proactis Invoice Capture, um die Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren und zu automatisieren. Das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: eine Steigerung der Effizienz der Kreditorenbuchhaltung um 66 % und jährliche Einsparungen von über 120.000 £ bei der Rechnungsverarbeitung.
Herausforderung
Der Stadtrat von Wigan betreut rund 318.000 Einwohner im Nordwesten Englands und beschäftigt über 4.000 Mitarbeiter. Angesichts von jährlich mehr als 90.000 zu bearbeitenden Rechnungen suchte der Stadtrat nach Möglichkeiten, seine Finanzprozesse zu automatisieren und sowohl die Kosten als auch den Verwaltungsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren.
Der bestehende Purchase-to-Pay-Prozess war langwierig, papierbasiert und von ineffizienten manuellen Methoden geprägt. Die Rechnungsbearbeitung war dezentralisiert, was zu Engpässen, Verzögerungen und schwer nachvollziehbaren und zu behebenden Fehlern führte. Im Rahmen einer umfassenderen Transformation der Unternehmenssysteme – einschließlich der Modernisierung des ERP-Systems Unit4 Business World – identifizierte der Rat die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung als prioritären Verbesserungsbereich.
Ziel war es, die Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren, die Rechnungserfassung und -verarbeitung zu automatisieren, die Kosten zu senken, den Durchsatz zu erhöhen und die Agilität und Compliance zu verbessern – und das alles bei nahtloser Integration in das neu aufgerüstete Unit4 Business World-System.
Lösung
Proactis hat eine vollautomatische Lösung zum Scannen von Papierrechnungen und zum Importieren von PDFs mit intelligenter Datenerfassung und webbasierter Anfragebearbeitung eingeführt. Die interne Lösung zur Rechnungserfassung wurde so konzipiert, dass sie mit dem Unit4 Business World-System der Stadtverwaltung zusammenarbeitet und den Empfang von Eingangsrechnungen schneller, mit weniger manuellem Aufwand und höherer Genauigkeit ermöglicht.
Papierrechnungen werden schnell in elektronische Bilder umgewandelt und gespeichert. Dies erhöht die Transparenz in der Kreditorenbuchhaltung und beseitigt potenzielle Engpässe und Fehlerquellen. Anfragen werden effizient über eine webbasierte Funktion bearbeitet, sodass das Team Abweichungen strukturiert und kontrolliert beheben kann. Die Lösung gewährleistet korrekte Zahlungen und die konsequente Einhaltung der Geschäftsregeln im gesamten Prozess.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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