Von führenden Hochschulorganisationen geschätzt.
Beschaffungs- und Finanzlösungen, die auf die Hochschulbildung zugeschnitten sind
Proactis bietet Universitäten eine einzige Plattform, um die Beschaffung über Fakultäten und Abteilungen hinweg zu standardisieren, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, Lieferantenbeziehungen zu verwalten und die Compliance zu verbessern – und zwar in dem Tempo, das für die jeweilige Institution passt.
Mitarbeiter werden mithilfe von Guided Buying an zugelassene Lieferanten weitergeleitet.
Proactis Marketplace bietet Dozenten, Abteilungs- und Unterstützungspersonal ein einfaches und intuitives Einkaufserlebnis, das den Einkauf auf zugelassene Lieferanten und ausgehandelte Verträge lenkt.
Die Einhaltung der Vorschriften ist in den Prozess integriert – so handeln die Mitarbeiter korrekt, ohne dass eine Schulung im Beschaffungswesen erforderlich ist, und unkontrollierte Ausgaben werden direkt an der Quelle reduziert. Genehmigungsprozesse und Ausgabenlimits werden in allen Bereichen der Institution automatisch durchgesetzt.
Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung und reduzieren Sie die Kosten der Kreditorenbuchhaltung.
Proactis AP Automation und Invoice Capture verarbeiten Rechnungen in jedem Format, validieren sie automatisch und leiten sie durch den entsprechenden Genehmigungsworkflow, bevor sie in Ihrem Finanzsystem verbucht werden.
Die Finanzteams bearbeiten mehr Rechnungen mit weniger Aufwand, pünktliche Zahlungsziele lassen sich leichter erreichen und das Institut erhält einen vollständigen Echtzeit-Überblick über alle Verbindlichkeiten.
Führen Sie eine konsistente, nachvollziehbare Beschaffung und Vertragsabwicklung durch.
Proactis Sourcing and Contract Management bietet Beschaffungsteams einen strukturierten, vollständig auditierbaren Prozess für die Durchführung wettbewerbsfähiger Ausschreibungen, die Bewertung von Lieferanten und die Verwaltung von Vertragsverlängerungen.
Institutionen können in jeder Phase des Beschaffungszyklus die Einhaltung interner Governance-Anforderungen und externer Prüfungserwartungen nachweisen.
Lieferantenrisiken managen und Nachhaltigkeitsziele unterstützen
Proactis Supplier Management bietet Einkaufsteams einen zentralisierten Prozess zur Qualifizierung und Integration von Lieferanten, zur Erfassung von Compliance-Daten und zur Ãœberwachung der laufenden Leistung.
Nachhaltigkeits- und soziale Wertvorstellungen können in den Qualifizierungsprozess integriert werden, wodurch es Institutionen erleichtert wird, verantwortungsvolle Beschaffungspraktiken nachzuweisen und ihren Nachhaltigkeitsverpflichtungen nachzukommen.
Entwickelt für die Zusammenarbeit mit Ihren bestehenden ERP- und Finanzsystemen
Module
Jeder Sektor steht vor unterschiedlichen Herausforderungen – von regulatorischen Vorgaben bis hin zur Komplexität der Lieferanten. Proactis unterstützt Einkaufs- und Finanzteams mit Lösungen, die sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens anpassen.
Einfache Verwaltung, Überwachung und Kommunikation mit Ihren Lieferanten.
Optimieren und standardisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse, um einen höheren Mehrwert zu erzielen.
Maximieren Sie den Nutzen aus jedem Lieferantenvertrag.
Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, schnell die benötigten Produkte von zugelassenen Lieferanten zu finden und zu kaufen.
Erreichen Sie mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben, um den Einkauf auf die nächste Stufe zu heben.
Optimieren und zukunftssichere Rechnungsabwicklung.
Was Universitäten mit Proactis erreichen
Universitäten und Hochschulen in ganz Großbritannien haben Proactis eingesetzt, um die Beschaffung zu optimieren, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern – wodurch Ressourcen freigesetzt werden, die sich auf Bildung und Forschung konzentrieren können.
Die University of Sussex realisiert mit Proactis und Unit4 ein durchgängiges Ausgabenmanagement.
Vor über zehn Jahren trat Ian McKee der University of Sussex als stellvertretender Finanzdirektor bei und übernahm eine Beschaffungsabteilung, die innerhalb der Universität eher als „Ausgabenkontrolle“ denn als strategischer Wegbereiter galt. Angesichts der Studiengebührenreform, steigender Erwartungen der Studierenden und zunehmenden Drucks auf die betriebliche Effizienz im Hochschulbereich begannen Ian und sein Team mit einer bewusst schrittweisen, mehrjährigen Transformation – der sukzessiven Einführung von Proactis Marketplace, Rechnungserfassung, Lieferantenbeziehungsmanagement, Beschaffung und Vertragsmanagement.
Anzahl der pro Jahr verarbeiteten Rechnungen
Optimierte Einkaufs- und Rechnungsprozesse schaffen Mehrwert und steigern die Effizienz.
Die University of Essex hat Proactis eingeführt, um Einkauf und Rechnungsstellung universitätsweit zu zentralisieren und zu optimieren. Die Plattform wurde universitätsweit positiv aufgenommen – insbesondere das Zahlungsteam fand sie von Anfang an benutzerfreundlich – und die Zusammenarbeit mit Proactis ermöglichte es der Universität, die Produktentwicklung an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Zeit- und Ressourceneinsparungen durch zentrales Einkaufsmanagement
Die Lancaster University führte Proactis ein, um den gesamten Einkauf der Universität in einem zentralen System zu bündeln. Dies führte zu einer deutlichen Reduzierung des Zeit- und Ressourcenaufwands im Beschaffungsmanagement und ermöglichte dem Einkaufs- und Finanzteam eine klarere und effizientere Arbeitsweise.
Elektronische Rechnungsstellung im Hochschulwesen
Die britische Regierung führt derzeit Konsultationen zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor und im Hochschulwesen durch – mit dem Ziel, die digitale Rechnungsstellung zu standardisieren, den Papieraufwand zu reduzieren, Fehler zu minimieren und die Bearbeitung zu beschleunigen.
Proactis ermöglicht bereits jetzt den vollständig digitalen Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen, sodass Institutionen, die Proactis jetzt implementieren, für den Übergang gut gerüstet sind.
Unser Team kann Ihnen helfen zu verstehen, was die elektronische Rechnungsstellung für Ihre Institution bedeutet und einen Fahrplan für die Umsetzung erstellen.
Häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert Proactis in einer dezentralen Universitätsstruktur?
Proactis ist für den Einsatz in komplexen, dezentralen Organisationen konzipiert – darunter Universitäten mit mehreren Fakultäten, Instituten, Abteilungen und Forschungseinrichtungen. Die Plattform lässt sich an die Struktur der jeweiligen Institution anpassen, wobei Genehmigungsprozesse auf Abteilungsebene, Budgetkontrollen und Lieferantenkataloge zentral verwaltet werden. Mitarbeitende der gesamten Institution profitieren von einem einfachen und einheitlichen Einkaufserlebnis, während Finanz- und Einkaufsteams einen umfassenden Überblick über alle Ausgaben erhalten.
Lässt sich Proactis in unser bestehendes Finanzsystem integrieren?
Ja. Proactis lässt sich in alle gängigen ERP- und Finanzsysteme im Hochschulbereich integrieren. Unser Integrationsansatz ist darauf ausgelegt, Ihr bestehendes Kernsystem um gezielte Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsfunktionen zu erweitern, ohne es zu ersetzen.
Sowohl die University of Essex als auch die Lancaster University haben Proactis parallel zu ihrer bestehenden Finanzinfrastruktur implementiert und so die Effizienz gesteigert, ohne dass ein vollständiger Systemaustausch erforderlich war.
Wie gelingt es, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern einer großen Institution zu fördern?
Bei der Entwicklung von Proactis stand die Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle – das Guided Buying-Erlebnis ist so konzipiert, dass es für Mitarbeiter aller Ebenen intuitiv bedienbar ist, auch für solche ohne Erfahrung im Einkauf oder technisches Fachwissen.
Unser Implementierungsansatz beinhaltet die Unterstützung des Veränderungsmanagements. Wir arbeiten mit den Institutionen zusammen, um einen Einführungsplan zu definieren, der die Akzeptanz schrittweise erhöht, anstatt eine radikale Umstellung der gesamten Institution auf einmal zu erfordern.
Können wir mit einem Bereich beginnen und später expandieren?
Ja. Proactis ist eine modulare Plattform. Das bedeutet, dass Institutionen mit der Lösung beginnen können, die ihre dringendste Herausforderung angeht – sei es die Automatisierung der Rechnungsstellung, Guided Buying oder die Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien – und weitere Funktionen hinzufügen können, wenn Zeit und Budget es zulassen.
Viele Universitäten beginnen mit AP Automation oder Marketplace und entwickeln im Laufe der Zeit eine umfassendere Source-to-Pay-Lösung.
Ressourcen und Leitfäden
Entdecken Sie praxisnahe Erkenntnisse, Anleitungen und Beispiele aus der realen Welt, die Einkaufs- und Finanzteams dabei helfen sollen, komplexe Herausforderungen souverän zu meistern.
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Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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