Reconnue par les principales organisations d'enseignement supérieur
Solutions d'approvisionnement et de financement conçues autour de l'enseignement supérieur
Proactis offre aux universités une plateforme unique pour standardiser les achats entre les facultés et les départements, automatiser le traitement des factures, gérer les relations avec les fournisseurs et améliorer la conformité, au rythme qui convient à l'établissement.
Orienter le personnel vers les fournisseurs agréés grâce à l'achat guidé
La plateforme Proactis Marketplace offre aux professeurs, aux départements et au personnel de soutien une expérience d'achat simple et intuitive qui oriente les achats vers des fournisseurs agréés et des contrats négociés.
La conformité est intégrée au processus : le personnel agit donc correctement sans formation aux achats, et les dépenses non conformes sont réduites à la source. Les procédures d’approbation et les plafonds de dépenses sont appliqués automatiquement dans tous les services de l’établissement.
Automatiser le traitement des factures et réduisez les coûts des comptes fournisseurs
Proactis AP Automation et Invoice Capture gère les factures dans tous les formats, les valide automatiquement et les achemine via le flux d'approbation approprié avant de les enregistrer dans votre système financier.
Les équipes financières traitent davantage de factures avec moins d'efforts, les objectifs de paiement rapide sont plus faciles à atteindre et l'institution bénéficie d'une vue complète et en temps réel de tous ses engagements.
Mettre en œuvre un processus d'approvisionnement et de contractualisation cohérent et auditable
Proactis Sourcing and Contract Management offre aux équipes d'approvisionnement un processus structuré et entièrement auditable pour la gestion des appels d'offres concurrentiels, l'évaluation des fournisseurs et le renouvellement des contrats.
Les institutions peuvent démontrer leur conformité aux exigences de gouvernance interne et aux attentes en matière d'audit externe à chaque étape du cycle d'approvisionnement.
Gérer les risques liés aux fournisseurs et soutenir les objectifs de développement durable
Proactis Supplier Management offre aux équipes d'approvisionnement un processus centralisé pour la qualification et l'intégration des fournisseurs, la collecte des données de conformité et le suivi des performances en cours.
Les exigences en matière de durabilité et de valeur sociale peuvent être intégrées au processus de qualification, ce qui permet aux institutions de démontrer plus facilement des pratiques d'achat responsables et de respecter leurs engagements en matière de durabilité.
Conçu pour fonctionner avec vos systèmes ERP et financiers existants.
Modules
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Gérez, surveillez et communiquez facilement avec vos fournisseurs.
Rationalisez et standardisez vos processus d'approvisionnement pour obtenir une plus grande valeur ajoutée.
Tirez le meilleur parti de chaque contrat fournisseur.
Permettre au personnel de trouver et d'acheter rapidement ce dont il a besoin auprès de fournisseurs agréés.
Obtenez un meilleur contrôle et une visibilité accrue de vos dépenses pour optimiser vos achats.
Rationalisez et pérennisez la gestion des factures.
Ce que les universités réalisent avec Proactis
Les universités et les établissements d'enseignement supérieur du Royaume-Uni ont utilisé Proactis pour rationaliser leurs processus d'approvisionnement, automatiser le traitement des factures et améliorer la conformité, libérant ainsi des ressources pour se concentrer sur l'éducation et la recherche.
L'niversity of Sussex optimise la gestion de ses dépenses de bout en bout grâce à Proactis et Unit4.
Il y a plus de dix ans, Ian McKee a rejoint l'University of Sussex en tant que directeur adjoint des finances et a hérité d'un service des achats largement perçu au sein de l'établissement comme un organisme de contrôle des dépenses plutôt que comme un acteur stratégique. Dans un contexte de réforme des frais de scolarité, d'attentes étudiantes croissantes et de pressions accrues sur l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble du secteur de l'enseignement supérieur, Ian et son équipe ont entrepris une transformation progressive sur plusieurs années, déployant progressivement Proactis Marketplace, la gestion des factures, la gestion des relations fournisseurs, l'approvisionnement et la gestion des contrats.
Factures traitées par année
Des processus d'achat et de facturation rationalisés générant une valeur ajoutée et une efficacité accrue
L'University of Essex a déployé Proactis afin de centraliser et de rationaliser ses processus d'achat et de facturation. La plateforme a été très bien accueillie au sein de l'université – l'équipe des paiements l'ayant trouvée facile à utiliser dès le départ – et la collaboration avec Proactis a permis à l'université d'influencer le développement du produit en fonction de ses besoins spécifiques.
Gain de temps et de ressources grâce à la gestion centralisée des achats
L'University of Lancaster a mis en place le système Proactis afin de centraliser ses achats. Il en a résulté une réduction significative du temps et des ressources consacrés à la gestion des achats, offrant ainsi à l'équipe Achats et Finances une méthode de travail plus claire et plus efficace.
La facturation électronique dans l'enseignement supérieur
Proactis permet d'ores et déjà une réception et un traitement des factures 100% numériques ; les établissements qui déploient la solution dès maintenant sont donc idéalement positionnés pour réussir cette transition.
Notre équipe peut vous aider à comprendre les enjeux de la facturation électronique pour votre établissement et à élaborer une feuille de route pour sa mise en œuvre.
Foire aux questions
Comment Proactis fonctionne-t-il au sein d'une structure universitaire décentralisée ?
Proactis est conçu pour fonctionner au sein d'organisations complexes et décentralisées, notamment les universités dotées de plusieurs facultés, écoles, départements et unités de recherche. La plateforme est configurable pour refléter la structure de l'établissement, avec des processus d'approbation au niveau des départements, des contrôles budgétaires et des catalogues de fournisseurs gérés de manière centralisée. Le personnel de l'ensemble de l'établissement bénéficie d'une expérience d'achat simple et cohérente, tandis que les équipes financières et d'approvisionnement obtiennent une visibilité consolidée sur toutes les dépenses.
Proactis peut-il s'intégrer à notre système financier existant?
Oui. Proactis s'intègre à tous les principaux systèmes ERP et financiers utilisés dans l'enseignement supérieur, et notre approche d'intégration est conçue pour ajouter des fonctionnalités ciblées en matière d'approvisionnement et de comptes fournisseurs à votre système central existant sans le remplacer.
L'Université d'Essex et l'Université de Lancaster ont toutes deux mis en œuvre Proactis en complément de leur infrastructure financière existante, améliorant ainsi leur efficacité sans les perturbations liées à un remplacement complet du système.
Comment gérer l'adoption par le personnel au sein d'une grande institution?
Proactis a été conçu en privilégiant la facilité d'utilisation : l'expérience d'achat guidé est pensée pour être intuitive pour le personnel à tous les niveaux, y compris ceux qui n'ont aucune expérience en matière d'approvisionnement ou d'expertise technique.
Notre approche de mise en œuvre comprend un soutien à la gestion du changement, et nous travaillons avec les institutions pour définir un plan de déploiement qui favorise une adoption progressive plutôt que d'exiger un changement radical et immédiat dans toute l'institution.
Peut-on commencer par un seul domaine et s'étendre plus tard?
Oui. Proactis est une plateforme modulaire, ce qui signifie que les institutions peuvent commencer par la solution qui répond à leur défi le plus urgent — qu'il s'agisse de l'automatisation des factures, des achats guidés ou de la conformité des approvisionnements — et ajouter des fonctionnalités supplémentaires lorsque le temps et le budget le permettent.
De nombreuses universités commencent par une solution d'automatisation ou une plateforme de gestion des comptes fournisseurs (AP Automation ou Marketplace) et évoluent progressivement vers une solution Source-to-Pay plus globale.