Die Universität Lancaster spart Zeit und Ressourcen, indem sie den Einkauf in einem zentralen System verwaltet.
Die Universität Lancaster hat den Einkauf mit Proactis zentralisiert, was schnellere Bestellungen ermöglicht, Ausgaben außerhalb von Verträgen reduziert und Personalzeit freisetzt.
Sektor
Ausbildung
Studenten
Mehr als 16.500
Gehostete Kataloge
23
Systemintegration
Unit4 ERP
Kunde seit
2016
Wie Proactis geholfen hat
„Proactis erleichtert nicht nur unseren Endnutzern das Leben, da sie Artikel einfach finden, anklicken und bestellen können, sondern die zentrale Bereitstellung aller Funktionen hat uns auch Zeit gespart, Einblicke in unsere Einkaufsaktivitäten ermöglicht, uns geholfen, unsere Lieferkette besser zu verwalten und sichergestellt, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden.“
Linda Thompson, Einkaufsleiterin, Universität Lancaster
Den Mitarbeitern wurde ein einziges, benutzerfreundliches Einkaufsportal zur Verfügung gestellt, das über Single Sign-On im Universitäts-Intranet zugänglich ist.
Erhöhte Vertragsausgaben durch die Abwicklung aller Einkäufe über genehmigte Kataloge und Punch-Out-Verbindungen.
Reduzierung von vertragswidrigen und unkontrollierten Einkäufen an der gesamten Universität
Beschleunigte Bestellabwicklung und reduzierter Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen
Die Beschaffungs- und Betriebsmitarbeiter wurden von der manuellen Einkaufsverwaltung entlastet, sodass sie sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren konnten.
Dem Einkaufsteam wurde ein klarer Überblick darüber verschafft, was von wem und von welchen Lieferanten bestellt wurde.
Die nahtlose Integration mit Unit4 ERP ermöglicht einen optimierten, durchgängigen Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung.
Verbesserte Zahlungsmoral der Lieferanten durch höhere Auftragstransparenz und Prozesseffizienz unterstützt.
Überblick
Die Lancaster University ist Mitglied der N8-Gruppe forschungsstarker Universitäten, zählt in allen drei nationalen Hochschulrankings zu den Top 20 und wurde im Teaching Excellence Framework der britischen Regierung mit Gold ausgezeichnet. Um den manuellen Verwaltungsaufwand im Einkauf zu reduzieren und die Auftragseingänge zu erhöhen, implementierte die Universität den Proactis Marketplace, der in ihr ERP-System Unit4 integriert ist. So entstand ein zentraler, sicherer Online-Shop, der den Mitarbeitenden einfachen Zugriff auf 23 Lieferantenkataloge und 32 Punch-Out-Schnittstellen ermöglicht. Das Ergebnis: schnellere Bestellungen, weniger außervertragliche Einkäufe und mehr Mitarbeitende, die sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
Herausforderung
Die Lancaster University ist Mitglied der N8-Gruppe von Forschungsuniversitäten und bietet über 16.500 Studierenden ein umfassendes akademisches Angebot. Sie beschäftigt rund 3.000 Mitarbeitende. Die Beschaffung wird zentral von einem 20-köpfigen Team gesteuert.
Die manuelle Bearbeitung und Verwaltung von Bestellungen war für die Mitarbeiter der gesamten Universität zeitaufwändig und frustrierend. Da es keine zentrale Einkaufsplattform gab, verbrachten die Mitarbeiter viel Zeit damit, sich durch verschiedene Lieferantenkanäle zu navigieren – was das Risiko von vertragswidrigen Ausgaben erhöhte und die Transparenz des Einkaufsteams hinsichtlich der bestellten Artikel und Lieferanten verringerte.
Die Universität beschloss, allen Mitarbeitern eine zentrale Online-Plattform zur Verfügung zu stellen, auf der sie schnell und einfach bevorzugte Lieferanten finden, vergleichen und bei ihnen bestellen können – im Rahmen der festgelegten Einkaufsrichtlinien. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert, die vertraglich vereinbarten Ausgaben werden optimiert und bessere Kaufentscheidungen ermöglicht.
Lösung
Proactis unterstützte die Lancaster University bei der Einrichtung eines sicheren Online-Shops, der in das Intranet der Universität integriert ist und ein zentrales Beschaffungsportal mit Single Sign-On (SSO) bietet. Der Proactis Marketplace umfasst Lieferantenkataloge und Punch-Out-Schnittstellen, sodass Mitarbeiter über eine einheitliche Benutzeroberfläche schnell und einfach bei zugelassenen Lieferanten bestellen können.
Die nahtlose Integration mit dem Unit4 ERP-System der Universität gewährleistet einen vollständig optimierten Einkaufsprozess von der Auswahl bis zur Bezahlung – und schafft so eine zentrale Anlaufstelle für alle Beschaffungsaktivitäten. Einkäufer können direkt vom Unit4 ERP-System zum Proactis Marketplace wechseln, Waren und Dienstleistungen auswählen und die Zahlung abwickeln, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.
Die Plattform bietet aktuell Zugriff auf 23 gehostete Lieferantenkataloge und 32 Punch-Out-Verbindungen für Spezialartikel. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die nötige Auswahlbreite und können gleichzeitig innerhalb genehmigter Kanäle und zu den bestmöglichen Preisen von qualifizierten Lieferanten einkaufen.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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