Bright Horizons erreicht mit Proactis vollständige Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess und die Ausgaben.
Bright Horizons digitalisierte die Beschaffung mit Proactis, erreichte dadurch 100%ige Ausgabentransparenz, automatisierte 60% der Rechnungen und steigerte die zentrale Beschaffung von 29% auf 52%.
Sektor
Kinderbetreuung
Systemintegration
PeopleSoft Finance
Benutzer
700+
Rechnungen verarbeitet
Mehr als 100.000 pro Jahr
Kunde seit
2018
Wie Proactis geholfen hat
„Der große Vorteil der Partnerschaft zwischen Bright Horizons und Proactis liegt darin, dass uns das System die Möglichkeit gibt, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und gleichzeitig Bestellungen auf andere und effizientere Weise aufzugeben. Dies schafft nicht nur Mehrwert, sondern ermöglicht es uns auch, alle eingehenden Rechnungen einzusehen, selbst solche ohne zugehörige Bestellung.“
Jen Moran, Leiterin der Beschaffungsabteilung, Bright Horizons
Wir haben eine hundertprozentige Ausgabentransparenz im gesamten Unternehmen erreicht, einschließlich der vollständigen Nachverfolgung von Rechnungen mit und ohne zugehörige Bestellungen.
Unmittelbar nach der Inbetriebnahme wurden 60 % der Rechnungen ohne Eingreifen des Kreditorenbuchhaltungsteams durch automatisierte Durchlaufverarbeitung bearbeitet.
Der Anteil der zentral verwalteten Ausgaben wurde von 29 % auf 52 % erhöht, weiteres Wachstum ist geplant.
Der Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung von 100.000 Jahresrechnungen wurde deutlich reduziert, der papierbasierte manuelle Arbeitsablauf entfiel.
Zusammenführung von Bestellungen von neun verschiedenen Websites auf einer einzigen, standardisierten Plattform mit vorab geprüften Lieferanten
Innerhalb der ersten zwei Wochen konnten 98 % der Nutzer auf das System zugreifen, was eine schnelle und erfolgreiche Akzeptanz beweist.
Die Agilität ermöglichte eine schnelle Zentralisierung der Beschaffungsvorgänge als Reaktion auf Covid-19 und gewährleistete so die Geschäftskontinuität in allen Kindergärten.
Verbesserte Unternehmensführung, Compliance und SOX-Berichterstattung durch strukturierte Kontrollen und automatisierte Arbeitsabläufe
Überblick
Bright Horizons Family Solutions ist ein führender britischer Anbieter von Kinderbetreuung mit über 320 Kindertagesstätten und 30 Jahren Erfahrung in der frühkindlichen Betreuung und Bildung. Da jährlich 100.000 Rechnungen manuell verwaltet wurden und kein zentrales Beschaffungssystem existierte, implementierte Bright Horizons die Software Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture und Marketplace für alle Kindertagesstätten. Bereits wenige Wochen nach der Einführung wurden 60 % der Rechnungen ohne Unterstützung der Buchhaltung verarbeitet, und das Unternehmen hat nun vollständige Ausgabentransparenz – der Anteil der zentralen Beschaffung am Gesamtbudget stieg von 29 % auf 52 %.
Herausforderung
Bright Horizons Family Solutions ist ein führender britischer Anbieter von Kinderbetreuung mit über 320 Kindertagesstätten und 30 Jahren Erfahrung in der frühkindlichen Betreuung und Bildung. Im Rahmen einer umfassenden Unternehmenstransformation erkannte das Einkaufsteam den Bedarf an einer sicheren, zentralen Beschaffungsplattform zur Verwaltung von Einkäufen und Lieferantenbeziehungen.
Da jährlich 100.000 Rechnungen eingingen und kein zentrales Beschaffungssystem existierte, wurde jede Rechnung manuell in einer Tabelle erfasst, abgestempelt, eingescannt und an die jeweilige Kindertagesstätte gesendet. Diese druckte sie aus, scannte sie erneut ein und schickte sie per E-Mail zurück. Die Kindertagesstätten bestellten über neun verschiedene Websites ohne einheitlichen Bestellprozess. Es gab keine Transparenz hinsichtlich der Ausgabenverpflichtungen, keine Möglichkeit, Rechnungen im Unternehmen nachzuverfolgen, und einen erheblichen Verwaltungsaufwand für die Buchhaltung und die Teams der Kindertagesstätten.
Die Organisation musste ihre manuellen Prozesse durch eine Plattform ersetzen, die Transparenz über die Ausgaben, Auftragssteuerung, Lieferantenmanagement und Rechnungsautomatisierung bot – und gleichzeitig agil genug war, um schnell auf die sich ständig ändernden Bedürfnisse eines Kinderbetreuungsunternehmens reagieren zu können, das täglich 320 Kindertagesstätten betreibt.
Lösung
Bright Horizons entschied sich für Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture und Marketplace – integriert in das PeopleSoft-Finanzsystem –, um die Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsprozesse in allen 320 Kindertagesstätten zu transformieren. Die Implementierung wurde als umfassendes Transformationsprogramm angegangen, in das Vertreter aus den Bereichen Finanzen, Betrieb, Beschaffung, Marketing und IT eingebunden wurden, um die unternehmensweite Akzeptanz sicherzustellen.
Der Ansatz erwies sich als äußerst effektiv: 98 % der Nutzer griffen in den ersten zwei Wochen nach der Inbetriebnahme auf das System zu, und in den ersten sechs Wochen wurden 11.000 Bestellungen in 15 Ausgabenkategorien aufgegeben. Im selben Zeitraum gingen 12.000 Rechnungen ein, von denen 60 % ohne Eingreifen der Kreditorenbuchhaltung verarbeitet wurden. Proactis unterstützte das Team zudem bei der Implementierung spezifischer Berichte und Prozesse, um die SOX-Compliance-Anforderungen von Bright Horizons zu erfüllen.
Als Bright Horizons aufgrund von Covid-19 gezwungen war, seine Abläufe zu konsolidieren und die gesamte Beschaffung für die Kindertagesstätten zentral zu verwalten, ermöglichte das Proactis-System einen schnellen und kontrollierten Übergang. So wurde sichergestellt, dass alle angeschlossenen Kindertagesstätten die benötigten Lebensmittel, Schutzausrüstung, Hygieneprodukte und Verbrauchsmaterialien erhielten, ohne dass die einzelnen Kindertagesstätten selbst Bestellungen aufgeben mussten.
„Wenn wir auf die Zeit vor der Einführung von Proactis zurückblicken und uns ansehen, was wir erreichen wollten – wir haben vollständige Transparenz über die Ausgaben, wir haben die Governance und die Einhaltung der Vorschriften verbessert, wir haben den Verwaltungsaufwand für die Teams der Kreditorenbuchhaltung und des Einkaufs sowie für unsere Baumschulen reduziert und wir haben die Flexibilität, auf Veränderungen zu reagieren.“
Jen Moran, Leiterin der Beschaffungsabteilung, Bright Horizons
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
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