Die University of Essex optimiert ihre Einkaufs- und Rechnungsstellungsprozesse, um Mehrwert zu schaffen und die Effizienz zu steigern.
Die University of Essex automatisierte Einkauf und Rechnungsstellung mit Proactis und verbesserte so Effizienz, Lieferantenmanagement und pünktliche Zahlungen mit einem schlanken Team.
Sektor
Ausbildung
Personal
Mehr als 3.000
Lieferanten
Mehr als 4.000
Rechnungen verarbeitet
25.000 pro Jahr
Systemintegration
Unit4 Business World
Wie Proactis geholfen hat
„Proactis wurde an der gesamten Universität sehr gut angenommen. Das Zahlungsteam schätzt die Benutzerfreundlichkeit des Systems und fand es von Anfang an einfach zu bedienen. Wir konnten Proactis auch neue Ideen vorschlagen, von denen einige bereits umgesetzt wurden. Aus Nutzersicht ist das wirklich überzeugend und ein Zeichen für eine echte Partnerschaft.“
Carol Saward, Leiterin der Abteilung Einnahmen und Zahlungen, Universität Essex
Alle eingehenden Rechnungen wurden zentralisiert, wodurch Rechnungen, die ohne Bestellnummer direkt in den Abteilungen eingehen, nicht mehr protokolliert werden.
Automatisierte Rechnungsprüfung, Datenerfassung, Bestellabgleich und Übertragung an Unit4 – dadurch wird der manuelle Aufwand für das Zahlungsteam reduziert.
Verbesserte Pünktlichkeit der Zahlungen an Lieferanten, Stärkung der Lieferantenbeziehungen innerhalb der Universität
Die Lieferantenbasis wurde konsolidiert, wobei allein die Umstellung auf Amazon Business Punch-Out Einsparungen von über 8.000 £ bei den Lieferkosten ermöglichte.
Wir haben für jede Rechnung einen vollständigen Prüfpfad bereitgestellt, sodass das Team umgehend auf Zahlungsanfragen von Lieferanten reagieren kann.
Wir haben ein einziges, benutzerfreundliches Einkaufsportal bereitgestellt, das von Anfang an von den Käufern problemlos angenommen wurde.
Ermöglichte die schnelle Behebung von Rechnungsabweichungen durch einen dedizierten, webbasierten Anfrage-Desk.
Die Umsetzung erfolgte termingerecht und im Rahmen des Budgets während des Covid-19-Lockdowns, mit vollständiger Fernabwicklung.
Überblick
Die University of Essex ist eine 1963 gegründete staatliche Forschungsuniversität mit über 14.760 Studierenden und mehr als 800 wissenschaftlichen Mitarbeitern. Da das Zahlungsteam nur aus fünf Personen bestand und jährlich 25.000 Rechnungen manuell bearbeitete – oft ohne Bestellnummer –, implementierte die Universität Proactis Invoice Capture and Marketplace, integriert in Unit4 Business World. Das Ergebnis war eine zentralisierte, automatisierte Rechnungsverarbeitung, ein konsolidierter Lieferantenstamm, eine verbesserte Pünktlichkeit der Zahlungen und stärkere Lieferantenbeziehungen. Die Projekte wurden während des Covid-19-Lockdowns termingerecht und im Rahmen des Budgets realisiert.
Herausforderung
Die University of Essex ist eine staatliche Forschungsuniversität mit über 14.760 Studierenden, mehr als 800 wissenschaftlichen Mitarbeitern und jährlich fast 25.000 Rechnungen. Da 300 Mitarbeiter der Universität berechtigt sind, Bestellungen aufzugeben, musste das fünfköpfige Zahlungsteam jede einzelne dieser Rechnungen manuell bearbeiten – ein ressourcenintensiver und fehleranfälliger Prozess.
Rechnungen wurden nicht zentral erfasst und registriert; sie trafen häufig ohne Bestellnummer in den Abteilungen ein, was zu verspäteten Zahlungen an Lieferanten und mangelnder Transparenz hinsichtlich finanzieller Verpflichtungen und des Bearbeitungsstatus der Rechnungen führte. Das Fehlen eines zentralen Einkaufssystems bedeutete zudem, dass nur eingeschränkt ersichtlich war, was und von welchen Lieferanten bestellt wurde.
Die Universität benötigte eine Lösung, um die Rechnungsverarbeitung zu zentralisieren und zu automatisieren, den Mitarbeitern eine einzige, intuitive Einkaufsplattform zu bieten, den Lieferantenstamm zu konsolidieren und sich nahtlos in das bestehende Finanzsystem Unit4 Business World zu integrieren.
Lösung
Proactis hat eine vollautomatische Lösung zum Scannen von Rechnungen und zum Importieren von PDFs mit intelligenter Datenerfassung und einem dedizierten webbasierten Abfrage-Desk eingeführt, die nahtlos in Unit4 Business World integriert ist. Rechnungen werden nun zentral empfangen, gescannt, automatisch der entsprechenden Bestellung zugeordnet und zur Abstimmung und Zahlungsfreigabe in das Finanzsystem übertragen. Elektronische Rechnungen werden ebenfalls akzeptiert, und die PO-Flip-Funktion ermöglicht es Lieferanten, Bestellungen direkt in Rechnungen umzuwandeln.
Proactis Marketplace wurde implementiert, um Mitarbeitern eine zentrale Online-Plattform für ihre Einkäufe zu bieten. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche haben sie einfachen Zugriff auf Kataloge zugelassener Lieferanten und können Bestellungen direkt bei Amazon Business einreichen – alles im Rahmen der bestehenden Autorisierungsrichtlinien. Die Lösung ermöglichte es der Universität, ihren Lieferantenstamm zu konsolidieren. Allein die Nutzung des Amazon Business-Shops führte zu Einsparungen von über 8.000 £ bei den Versandkosten.
Bemerkenswert ist, dass die gesamte Implementierung während des Covid-19-Lockdowns termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wurde. Das Projekt wurde fertiggestellt, während das Team vollständig remote arbeitete – ein Beweis für die Cloud-basierte Ausfallsicherheit der Proactis-Plattform.
„Der wohl wichtigste Vorteil ist, dass die Universität von überall aus auf alles an einem Ort zugreifen kann. Wir haben nun vollstes Vertrauen in unsere Rechnungsstellungsprozesse und die Zahlungsabwicklung an Lieferanten.“
Philip Sweeting, Leiter der Beschaffungsabteilung, Universität Essex
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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