Die University of Sussex realisiert mit Proactis und Unit4 ein durchgängiges Ausgabenmanagement.

Herausforderung

Als Ian McKee vor über zehn Jahren als stellvertretender Finanzdirektor an die University of Sussex kam, galt die Beschaffungsabteilung der gesamten Universität als „Ausgabenpolizei“ – eine Funktion, die eher mit „Nein“ als mit strategischer Wertschöpfung verbunden war. Manuelle, papierintensive Prozesse dominierten die Beschaffung, Vertragsgestaltung und Rechnungsstellung, und es standen nur wenige Daten zur Verfügung, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Gleichzeitig sah sich der gesamte Hochschulsektor mit Studiengebührenreformen, steigenden Erwartungen der Studierenden und zunehmendem Druck auf die betriebliche Effizienz konfrontiert. Die Universität musste sowohl die Wahrnehmung als auch die Realität ihrer Beschaffungs- und Finanzfunktion verändern – weg von einem reaktiven, papierbasierten Betrieb hin zu einem, der messbaren Mehrwert, evidenzbasierte Kontrolle und echten strategischen Beitrag leisten konnte, ohne ein einziges disruptives, umfassendes Transformationsprogramm.

Lösung

Anstatt eine einzige umfassende Transformation anzustreben, wählten Ian McKee und sein Team einen bewusst sequenziellen, mehrjährigen Ansatz. Aufbauend auf einer anfänglichen Marketplace -Implementierung führte die Universität schrittweise Proactis Invoice Capture , Supplier Relationship Management , Sourcing und Contract Management sowie Unit4s eigenes Purchase-to-Pay-Modul ein – wobei jede Phase auf den in der vorherigen Phase gewonnenen Erkenntnissen und Daten aufbaute.

Der kumulative Effekt war die Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses der Universität. Ein Ausgaben-Dashboard ermöglicht nun evidenzbasierte Entscheidungen zu Ausgabenmustern, -zeitpunkten und -richtlinien. Gleichzeitig haben die Rechtsabteilung und andere universitätsweite Stakeholder in Echtzeit und im Self-Service Zugriff auf Vertragsdokumente. KPIs werden flächendeckend für das gesamte Vertragsportfolio erfasst, wodurch Engpässe und das Gläubiger-Reporting vollständig transparent werden.

Da eingehende Post nicht mehr manuell geöffnet und sortiert werden muss, stehen die dafür bisher benötigten Ressourcen nun für höherwertige Tätigkeiten zur Verfügung – ein wichtiger Beitrag zur umfassenderen Nachhaltigkeitsstrategie der Universität, deren zentrale Säule die papierlose Arbeitsweise ist. Die bevorstehende Migration von Unit4 in die Cloud markiert den nächsten Schritt der Partnerschaft und erweitert die Modernisierung von der Prozessautomatisierung hin zum Betriebsmodell der nächsten Generation.