Der National Trust erzielt im Rahmen seiner Transformation der Beschaffungsstrategie Einsparungen in Höhe von 30 Millionen Pfund.
Der National Trust hat mit Proactis seine Beschaffungsprozesse grundlegend verändert, 30 Millionen Pfund eingespart, seinen Lieferantenstamm halbiert und die Einarbeitungszeit drastisch reduziert.
Sektor
Gemeinnützig / Denkmalpflege
Personal
Mehr als 14.000
Freiwillige
Mehr als 65.000
Systemintegration
Unit4 ERP
Kunde seit
2014
Wie Proactis geholfen hat
„Die Partnerschaft zwischen Proactis und dem National Trust war schon immer sehr eng. Bei der Implementierung einer so leistungsstarken Lösung befürchteten wir vor allem, völlig überfordert zu sein. Doch Proactis hat uns einen Großteil dieser Arbeit abgenommen. Dank der hervorragenden Schulungsangebote und der ständigen Beratung und Unterstützung ist es wirklich eine gelungene Verbindung von Professionalität.“
Einkaufsdirektor, National Trust
Durch eine verbesserte Beschaffungsstrategie und Ausgabenkontrolle wurde ein Einsparprogramm in Höhe von schätzungsweise 30 Millionen Pfund realisiert.
Die aktive Lieferantendatenbank wurde von 24.000 auf 12.000 Einträge reduziert, indem inaktive und doppelte Lieferanten entfernt wurden.
Verkürzen Sie die Lieferantenintegrationszeit von durchschnittlich zwei Wochen auf nur sechs Minuten.
Lieferanten konnten ihre eigenen Datensätze besitzen und pflegen und so die Anforderungen der DSGVO ohne zusätzlichen internen Verwaltungsaufwand erfüllen.
Die Mitarbeiter wurden gezielt nach Kategorien zu zugelassenen Lieferanten beordert, wodurch die vertraglich vereinbarten Ausgaben im gesamten Unternehmen erhöht wurden.
Nahtlos integriert in Unit4 Business World, bietet es einen durchgängigen Source-to-Pay-Workflow für die gesamte Beschaffungsfunktion.
Nach dem Erfolg des Lieferantenmanagements wurde die Partnerschaft mit Proactis um die Bereiche Beschaffung und Vertragsmanagement erweitert.
Verbesserte Einbindung und mehr Vertrauen der Lieferanten durch ein professionell gestaltetes Onboarding-Portal im Trust-Branding
Überblick
Der National Trust ist eine gemeinnützige Mitgliederorganisation für Denkmalpflege in England, Wales und Nordirland mit 5,6 Millionen Mitgliedern, 14.000 Mitarbeitern und 65.000 Freiwilligen. Angesichts der Herausforderung, 360 Millionen Pfund an externen Ausgaben für ein weitläufiges und vielfältiges Anwesen zu verwalten, implementierte der Trust Proactis Supplier Management, integriert in sein ERP-System Unit4, als zentralen Bestandteil seiner umfassenden Transformation des Beschaffungswesens. Das Ergebnis: ein Einsparprogramm in Höhe von 30 Millionen Pfund, eine Reduzierung der Lieferantendatenbank von 24.000 auf 12.000 Einträge und eine Verkürzung der Lieferantenintegrationszeit von Wochen auf nur noch sechs Minuten.
Herausforderung
Der National Trust ist eine gemeinnützige Mitgliederorganisation, die sich dem Erhalt des kulturellen Erbes in England, Wales und Nordirland widmet. Mit 5,6 Millionen Mitgliedern, 14.000 Mitarbeitern und 65.000 Freiwilligen verwaltet der Trust über 300 Herrenhäuser, 59 Dörfer, 61 Pubs und fast 1.300 Kilometer Küstenlinie – was eine einzigartig komplexe Beschaffungslandschaft schafft, die von spezialisierten Restaurierungsunternehmen über Hubschraubervermietung bis hin zu Fledermausexperten reicht.
Der Trust hatte eine Datenbank mit 24.000 Lieferanten angelegt, von denen viele nicht mehr aktiv genutzt wurden. Die Mitarbeiter wussten oft nicht, welche Lieferanten für einen bestimmten Zweck zugelassen waren. Die Einrichtung neuer Lieferanten oder die Aktualisierung bestehender Datensätze erfolgte papierbasiert und komplex und dauerte oft mehrere Wochen. Angesichts jährlicher Ausgaben von 360 Millionen Pfund für externe Dienstleistungen benötigte das Beschaffungsteam mehr Kontrolle, bessere Transparenz bei den Lieferanten und einen optimierten Onboarding-Prozess.
Es wurde beschlossen, im Rahmen eines umfassenderen Projekts zur digitalen Transformation eine Beschaffungsstrategie zu entwickeln, deren zentrale Säulen die Verbesserung von Richtlinien, Prozessen, Systemen und der Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter bilden. Die Implementierung eines neuen Lieferantenmanagementsystems parallel zu einem neuen ERP-System von Unit4 wurde als Priorität festgelegt.
Lösung
Der National Trust arbeitete eng mit Proactis zusammen, um eine Lieferantenmanagementlösung zu implementieren, die in sein ERP-System Unit4 Business World integriert ist. Die Plattform ermöglicht es Lieferanten, ihre Daten selbst zu verwalten und die Informationen direkt im System aktuell und korrekt zu halten – wodurch die manuelle Datenverwaltung durch den National Trust entfällt.
Alle Lieferanten des National Trust sind bei Proactis registriert und ihre Arbeitsabläufe sind direkt mit Unit4 verknüpft. Dadurch kann das Einkaufsteam die Beschaffung gezielt an bestimmte, zugelassene Lieferanten nach Kategorie richten. Wenn Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt einkaufen müssen, werden sie automatisch an den relevantesten autorisierten Lieferanten weitergeleitet – dies unterstützt vertragskonforme Ausgaben und reduziert unkontrollierte Einkäufe.
Ein eigens dafür eingerichtetes Lieferanten-Onboarding-Team wurde mit Unterstützung von Proactis gegründet, um den Übergang der Lieferantenbasis auf die neue Plattform zu steuern. Der National Trust bearbeitete zunächst 100 zufällig ausgewählte Lieferanten und sammelte Feedback, das die Gestaltung des Onboarding-Prozesses maßgeblich beeinflusste. Dazu gehörte auch die Nutzung einer Lieferantenwebsite im National-Trust-Design, um Vertrauen und Engagement innerhalb der sehr heterogenen Lieferantenbasis zu schaffen.
„Proactis hat uns deutlich mehr Kontrolle über unsere unternehmensweiten Ausgaben verschafft. Ich schätze, dass die gesamte Beschaffungsstrategie ein Einsparungsprogramm in Höhe von 30 Millionen Pfund Sterling ermöglicht hat.“
Einkaufsdirektor, National Trust
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.