Mehr aus dem Purchase-to-Pay-Verfahren (P2P) herausholen
Die Argumente des Finanzministeriums für eine stärkere Ausgabenkontrolle
Sind Bestellungen unvollständig oder fehlerhaft, werden reguläre Rechnungen im Kreditorenbuchhaltungsprozess zu Ausnahmen. Die Kreditorenbuchhaltung muss dann Zeit investieren, um Informationen zu korrigieren und Abweichungen in der Bestellung zu beheben, bevor die Zahlung erfolgen kann.
Im großen Maßstab kann diese Arbeit die Kapazität übersteigen, was die Verarbeitungskosten in die Höhe treibt und zu weiteren Fehlern in nachgelagerten Prozessen führt. Außerdem basieren Budgets und Liquiditätsprognosen auf unvollständigen Informationen.
Dieses Whitepaper untersucht, warum unnötige Arbeitsschritte in Purchase-to-Pay-Prozessen (P2P) anfallen und wie Unternehmen dieses Problem beheben können, ohne das bestehende P2P-System oder ERP-System zu ersetzen. Es zeigt, wie ein kontrollierter Einkaufsprozess die Einkaufsdokumentation verbessert und wie die Rechnungsautomatisierung den Aufwand für Routinearbeiten reduziert. Die Finanzabteilung erhält einen verlässlichen Überblick über die Ausgaben und senkt die Kosten der Rechnungsverarbeitung bei steigendem Volumen.
Wichtigste Erkenntnisse aus dem Whitepaper
Ermitteln Sie, wo vermeidbare Arbeit in den P2P-Prozess gelangt.
Erfahren Sie, wie die Rechnungsautomatisierung die routinemäßige Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung bei steigendem Rechnungsaufkommen reduziert.
Verstehen Sie, wie genaue Einkaufsaufzeichnungen Budgetierung, Prognosen und Ausgabenkontrolle schützen.
Beispiele aus der Praxis
Eine interne Prüfung des Stadtrats von York im Jahr 2020/21 ergab, dass 44 % der Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft waren, vor dem Ausstellungsdatum der Bestellung datiert waren. Diese Abweichung vom Standardverfahren betraf 11.200 Rechnungen innerhalb eines Jahres, wobei über 6.000 davon mehr als 10 Tage vor der Bestellung ausgestellt wurden.
Im Whitepaper erfahren Sie, wie die Leeds Beckett University unsere Marketplace- Lösung nutzte, um die vertraglich vereinbarten Ausgaben zu steigern und unkontrollierte Einkäufe zu reduzieren. Außerdem sehen Sie, wie der Wigan Council die Rechnungserfassung in sein bestehendes Unit4-System integrierte und welche Vorteile sich daraus ergaben.
Ein effizienterer P2P-Prozess beginnt mit mehr Transparenz vor und nach dem Eingang einer Lieferantenrechnung. Dieses Whitepaper zeigt die vermeidbaren Kosten (sowohl zeitlich als auch finanziell) und wie sie verhindert werden können. Es enthält Praxisbeispiele aus den Bereichen Finanzen und Kreditorenbuchhaltung von Unternehmen, die bereits höhere Gewinne aus ihrem Purchase-to-Pay-Prozess erzielen.
Optimieren Sie Ihren P2P-Prozess und finden Sie heraus, wo sich vermeidbare Kosten verstecken.
Füllen Sie dieses Formular aus, um das Whitepaper herunterzuladen und mit der Optimierung Ihres Purchase-to-Pay-Prozesses zu beginnen.
Häufig gestellte Fragen
Warum werden Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung zu Ausnahmen?
Eine kürzlich durchgeführte Prüfung der Kommunalverwaltung ergab, dass 44 % der Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind, vor der Erstellung der Bestellung datiert waren. Rechnungsabweichungen entstehen häufig erst mit dem Einkauf und nicht mit der Rechnung selbst. Wenn eine Bestellung verspätet eingeht oder unvollständige bzw. fehlerhafte Angaben enthält, stimmt die Rechnung möglicherweise nicht mit den gespeicherten Daten überein. Die Buchhaltung muss die Diskrepanz dann untersuchen und korrigieren, bevor die Zahlung erfolgen kann. Mit steigendem Einkaufsvolumen beansprucht dieser vermeidbare Aufwand immer mehr Kapazitäten der Buchhaltung.
Wie kann ich die Kosten der Rechnungsverarbeitung senken, ohne unser bestehendes ERP-System zu ersetzen?
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Kosten der Rechnungsverarbeitung senken können, ohne Ihr ERP- oder P2P-System zu ersetzen, beginnen Sie damit, die Punkte anzugehen, an denen vermeidbare Arbeit entsteht: den Einkauf selbst und die anschließende Lieferantenrechnung.
Indem wir Mitarbeitern helfen, zugelassene Lieferanten und korrekte Einkaufsinformationen zu finden, reduzieren wir Fehler von vornherein. Gleichzeitig verringert die automatisierte Rechnungsdatenerfassung den manuellen Aufwand nach Rechnungseingang. Mit unseren Lösungen für Marktplatz und Rechnungserfassung erreichen Sie diese Ziele. Beide lassen sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren – ein kompletter Systemaustausch ist nicht erforderlich.
Wie kann die Automatisierung der Rechnungsstellung den Arbeitsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung reduzieren?
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung extrahiert und validiert Rechnungsdaten direkt beim Eingang, anstatt dass Mitarbeiter die Informationen manuell eingeben und jede Zeile prüfen müssen. Unkomplizierte Rechnungen können mit minimalem Aufwand abgeglichen und freigegeben werden, sodass sich Ihr Buchhaltungsteam auf die wenigen Fälle konzentrieren kann, die tatsächlich einer Prüfung bedürfen.
Wie können genauere Einkaufsaufzeichnungen die Cashflow-Prognose verbessern?
Cashflow-Prognosen basieren auf der Kenntnis bereits getätigter Verpflichtungen, nicht nur auf der Kenntnis der Rechnungsstellung. Werden Bestellungen verspätet, unvollständig oder fehlerhaft erstellt, arbeitet die Finanzabteilung mit einer falschen Sicht auf die getätigten Ausgaben. Prognosen und Budgets stützen sich dann auf Informationen, die die tatsächliche Geschäftslage nicht widerspiegeln. Ein Prozess, der von Anfang an präzise Einkaufsinformationen erfasst (anstatt auf spätere Korrekturen zu warten), liefert der Finanzabteilung eine zuverlässigere Echtzeit-Sicht für die Erstellung von Prognosen.
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