Wanneer inkooporders (PO's) onvolledig of onjuist zijn, worden reguliere facturen uitzonderingen in het crediteurenadministratieproces. De crediteurenafdeling besteedt dan tijd aan het corrigeren van informatie en het oplossen van discrepanties tussen inkooporders en facturen voordat de betaling kan plaatsvinden.
Op grote schaal kan die werklast de capaciteit overschrijden, waardoor de verwerkingskosten stijgen en er verdere fouten in de vervolgprocessen ontstaan. Bovendien zijn budgetten en kasstroomprognoses dan gebaseerd op onvolledige informatie.
Dit whitepaper onderzoekt waarom onnodig werk in Purchase-to-Pay (P2P)-processen terechtkomt en hoe organisaties dit probleem kunnen aanpakken zonder het bestaande P2P-systeem of ERP-systeem te vervangen. Het laat zien hoe een gecontroleerd inkoopproces de inkoopadministratie verbetert en hoe factuurautomatisering de routinematige handelingen vermindert. De financiële afdeling krijgt een betrouwbaar overzicht van de uitgaven en de factuurverwerkingskosten dalen naarmate de volumes toenemen.
Belangrijkste conclusies uit het whitepaper
Identificeer waar vermijdbaar werk het P2P-proces binnenkomt.
Ontdek hoe factuurautomatisering de routinematige crediteurenadministratie vermindert naarmate de volumes toenemen.
Begrijp hoe nauwkeurige aankoopadministratie budgettering, prognoses en uitgavenbeheer beschermt.
Praktische voorbeelden
Uit een interne audit van de gemeenteraad van York in 2020/21 bleek dat 44% van de facturen die aan een inkooporder waren gekoppeld, gedateerd waren vóórdat de inkooporder zelf was opgesteld. Deze afwijking in het proces had gevolgen voor 11.200 facturen in één jaar, waarvan meer dan 6.000 meer dan 10 dagen vóór de inkooporder gedateerd waren.
In de whitepaper leest u hoe Leeds Beckett University onze Marketplace- oplossing heeft gebruikt om de uitgaven binnen contracten te verhogen en ongecontroleerde aankopen te verminderen. U ziet ook hoe Wigan Council factuurregistratie heeft toegevoegd aan hun bestaande Unit4-systeem en welke vele voordelen zij daarvan hebben ondervonden.
Een sterker P2P-proces begint met meer inzicht, zowel vóór als ná de ontvangst van een leveranciersfactuur. Deze whitepaper laat zien welke kosten (in tijd en geld) vermijdbaar zijn en hoe u deze kunt voorkomen, aan de hand van praktijkvoorbeelden van financiële en crediteurenadministraties van organisaties die al meer uit hun inkoop-tot-betalingsproces halen.
Verbeter uw P2P-proces en ontdek waar vermijdbare kosten verborgen zitten.
Vul dit formulier in om de whitepaper te downloaden en de evolutie van uw aankoop-tot-betalingsproces te starten.
Veelgestelde vragen
Waarom worden facturen als uitzonderingen beschouwd in de crediteurenadministratie?
Uit een recente audit van een lokale overheid bleek dat 44% van de facturen die aan een inkooporder waren gekoppeld, gedateerd waren vóórdat de inkooporder zelf was opgesteld. Factuurafwijkingen beginnen vaak bij de aankoop in plaats van bij de factuur. Wanneer een inkooporder te laat wordt opgesteld of onvolledige of onjuiste informatie bevat, komt de factuur mogelijk niet overeen met wat er in de administratie staat. De afdeling crediteurenadministratie moet dan de discrepantie onderzoeken en corrigeren voordat de betaling kan plaatsvinden. Naarmate de inkoopvolumes toenemen, neemt dit vermijdbare werk steeds meer capaciteit van de afdeling crediteurenadministratie in beslag.
Hoe kan ik de kosten voor factuurverwerking verlagen zonder ons bestaande ERP-systeem te vervangen?
Als u wilt weten hoe u de kosten voor factuurverwerking kunt verlagen zonder uw ERP- of P2P-systeem te vervangen, begin dan met het aanpakken van de punten waar onnodig werk wordt vermeden: de aankoop zelf en de daaropvolgende leveranciersfactuur.
Door medewerkers te helpen goedgekeurde leveranciers en accurate inkoopinformatie te vinden, worden mismatches voorkomen voordat ze zich voordoen. Tegelijkertijd vermindert het automatiseren van de factuurgegevens de handmatige inspanning die nodig is zodra facturen binnenkomen. U kunt deze doelen bereiken met onze Marketplace- en Factuurverwerkingsoplossingen. Beide oplossingen werken naadloos samen met uw bestaande systemen, zonder dat u deze hoeft te vervangen.
Hoe vermindert factuurautomatisering de werkdruk op de crediteurenadministratie?
Factuurautomatisering haalt factuurgegevens op en valideert deze zodra ze binnenkomen, in plaats van dat medewerkers de informatie handmatig moeten invoeren en elke regel moeten controleren. Eenvoudige facturen kunnen met minimale handelingen worden verwerkt en goedgekeurd, waardoor uw crediteurenadministratie zich kan concentreren op de kleinere aantallen gevallen die daadwerkelijk nader onderzoek vereisen.
Hoe kunnen nauwkeurigere inkoopgegevens de kasstroomprognoses verbeteren?
Cashflowprognoses zijn gebaseerd op de kennis van reeds vastgelegde uitgaven, niet alleen op de gefactureerde bedragen. Wanneer inkooporders te laat, onvolledig of onjuist worden aangemaakt, werkt de financiële afdeling met een onjuist beeld van de reeds vastgelegde uitgaven. Prognoses en budgetten zijn dan gebaseerd op informatie die niet weergeeft wat er daadwerkelijk in het bedrijf gebeurt. Een proces dat vanaf het begin accurate inkoopinformatie vastlegt (in plaats van te vertrouwen op latere correcties) geeft de financiële afdeling een betrouwbaarder, realtime beeld om prognoses op te stellen.
Verken gerelateerde bronnen
-
CasestudyHoger onderwijsInkoopCrediteurenMarktplaatsAP-automatiseringDe Universiteit van Essex stroomlijnt de inkoop- en facturatieprocessen om extra waarde te creëren en de efficiëntie te verbeteren.
-
NieuwsCrediteurenAP-automatiseringNuclear Restoration Services (voorheen Magnox) stroomlijnt en automatiseert de factuurverwerking met Proactis.
-
CasestudyLokale overheidMarktplaatsInkoopCrediteurenCoventry City Council verbetert de uitgaven aan contracten met Proactis Marketplace.
-
Webinar & On-DemandCrediteurenCFODe evolutie van financiën ontsluiten: hoe de Universiteit van Sussex haar indirecte uitgaven optimaliseerde met Proactis en Unit4.
