Tirer le meilleur parti du modèle d'achat à paiement (P2P)

Un audit récent mené par une collectivité locale a révélé que 44 % des factures liées à un bon de commande étaient datées d'avant l'émission de ce dernier. Les anomalies de facturation proviennent souvent de la commande elle-même, et non de la facture. Lorsqu'un bon de commande est émis tardivement ou contient des informations incomplètes ou inexactes, la facture peut ne pas correspondre aux données enregistrées. Le service comptabilité fournisseurs doit alors enquêter et corriger cette incohérence avant que le paiement puisse être effectué. À mesure que le volume des achats augmente, ce travail évitable mobilise davantage les ressources du service comptabilité fournisseurs.

Si vous souhaitez savoir comment réduire les coûts de traitement des factures sans remplacer votre système ERP ou P2P, commencez par identifier les points où du travail inutile est créé : l’achat lui-même et la facture fournisseur qui suit.

Aider vos employés à trouver des fournisseurs agréés et des informations d'achat précises permet de prévenir les erreurs, tandis que l'automatisation de la saisie des données de facturation réduit le travail manuel nécessaire à la réception des factures. Nos solutions Marketplace et de saisie de factures vous permettent d'atteindre ces objectifs. Elles s'intègrent parfaitement à vos systèmes existants, sans nécessiter de remplacement complet.

L'automatisation de la facturation extrait et valide les données des factures dès leur réception, évitant ainsi la saisie manuelle et la vérification de chaque ligne par des employés. Les factures simples peuvent être traitées et approuvées rapidement, permettant à votre équipe comptabilité fournisseurs de se concentrer sur les cas nécessitant une véritable investigation.

Les prévisions de trésorerie reposent sur la connaissance des engagements déjà pris, et non uniquement des factures émises. Lorsque les bons de commande sont émis tardivement, incomplets ou inexacts, le service financier se base sur une vision erronée des dépenses engagées. Les prévisions et les budgets sont alors fondés sur des informations qui ne reflètent pas la réalité de l'activité. Un processus qui recueille des informations précises sur les achats dès le départ (plutôt que de compter sur une correction ultérieure) offre au service financier une vision plus fiable et en temps réel pour élaborer des prévisions.