Der Stadtrat von Coventry optimiert seine Ausgaben für Vertragsgeschäfte mit dem Proactis Marketplace.
Der Stadtrat von Coventry verbesserte die Transparenz der Ausgaben und reduzierte außervertragliche Einkäufe durch Proactis Marketplace, wodurch Bestellungen optimiert und ein besseres Kategorienmanagement unterstützt wurden.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Systemintegration
Unit4 ERP
Bediente Einwohner
Mehr als 350.000
Mitarbeiter
Mehr als 5.000
Kunde seit
2013
Wie Proactis geholfen hat
„Der mit Proactis eingeführte One-Stop-Shop-Ansatz ist zu einem integralen Bestandteil unseres Einkaufssystems geworden und gewährleistet, dass wir unsere Ausgaben besser kontrollieren können.“
Jan Harding, Leiterin Beschaffungssysteme und Verträge, Stadtrat von Coventry
Verbesserte Ausgaben im Rahmen von Verträgen durch die Zusammenführung zugelassener Lieferanten auf einer zugänglichen, integrierten Plattform
Reduzierung unkontrollierter Einkäufe und der Nutzung nicht genehmigter Lieferanten im gesamten Unternehmen
Der Bestellprozess wurde optimiert, wodurch sowohl dem operativen Personal als auch dem zentralen Beschaffungsteam Zeit gespart wurde.
Dadurch entfiel die Notwendigkeit für den Einkauf, Preise oder die Einhaltung von Lieferantenrichtlinien bei einzelnen Bestellungen vorab zu prüfen.
Die Mitarbeiter wurden in die Lage versetzt, Waren und Dienstleistungen mit Zuversicht von den günstigsten, zugelassenen Lieferanten zu beziehen.
Bereitstellung zeitnaher und präziser Managementinformationen zu allen Einkäufen, Unterstützung eines effektiven Kategorienmanagements und Ausgabenreportings.
Verbesserte Prüfbarkeit und Compliance im gesamten Beschaffungsprozess durch eine vollständige Nachverfolgung jeder Transaktion
Die nahtlose Integration in Unit4 ERP macht Proactis Marketplace zu einem integralen Bestandteil des täglichen Beschaffungssystems des Rates.
Übersicht
Der Stadtrat von Coventry ist die für die Verwaltung der Stadt Coventry zuständige Kommunalbehörde mit über 350.000 Einwohnern und mehr als 5.000 Mitarbeitern. Aufgrund des eingeschränkten Zugriffs auf Lieferantenkataloge, der zu vertragswidrigen Käufen und mangelnder Transparenz der Ausgaben führte – insbesondere bei Gütern mit hohem Volumen und niedrigem Wert –, implementierte der Stadtrat den Proactis Marketplace, der in sein ERP-System Unit4 integriert ist. Das Ergebnis sind verbesserte vertragskonforme Ausgaben, weniger unkontrollierte Käufe, ein optimierterer Bestellprozess und zeitnahe Managementinformationen zur Unterstützung eines effektiven Kategorienmanagements.
Herausforderung
Der Stadtrat von Coventry ist die Verwaltungsbehörde der Stadt Coventry mit über 350.000 Einwohnern. Der Rat beschäftigt mehr als 5.000 Mitarbeiter. Die Beschaffung wird zentral von einem strategischen Team mit 22 Mitarbeitern gesteuert, darunter sechs im Systemteam und 7,64 Vollzeitäquivalente in der Kreditorenbuchhaltung.
Vor der Einführung von Proactis Marketplace hatten die Mitarbeiter des Stadtrats nur eingeschränkten Zugriff auf Lieferantenkataloge. Dies führte dazu, dass es ihnen oft schwerfiel, benötigte Produkte zu finden, und sie daher auf nicht genehmigte Lieferanten zurückgriffen. Besonders häufig betraf dies Artikel mit geringem Wert und hohem Bedarf, wie beispielsweise Reinigungsmittel und Büromaterial. Der Prozess war zeitaufwendig, die Einhaltung der Vorschriften uneinheitlich und die Transparenz der Einkäufe im gesamten Unternehmen gering.
Der Rat benötigte eine Lösung, die zugelassene Lieferanten auf einer einzigen, leicht zugänglichen Plattform zusammenfasst, die Auftragsabwicklung beschleunigt, die Ausgaben im Rahmen von Verträgen optimiert und sich nahtlos in sein Unit4 ERP-System integriert – und die gleichzeitig für Mitarbeiter verschiedener Abteilungen einfach zu bedienen ist.
Lösung
Proactis Marketplace wurde für alle Mitarbeiter der Stadtverwaltung eingeführt und vereint die zugelassenen Lieferanten auf einer einzigen, integrierten Plattform, die über das ERP-System Unit4 zugänglich ist. Die Mitarbeiter können die benötigten Produkte und Dienstleistungen einfach aus den genehmigten Katalogen auswählen. Der Bestellprozess wird durch die nahtlose Integration mit Unit4 optimiert – von der Auswahl und Bestellung bis hin zu Empfang und Bezahlung.
Durch die Einführung von Proactis entfiel für das zentrale Einkaufsteam die Notwendigkeit, Preise vorab zu prüfen oder die Einhaltung von Lieferantenrichtlinien für einzelne Einkäufe zu verifizieren. Dies sparte erheblich Zeit und ermöglichte es dem Team, sich auf strategischere Aufgaben mit höherem Wert zu konzentrieren. Mittlerweile werden jährlich fast 3.000 Bestellungen über Proactis abgewickelt, wobei für jede Transaktion vollständige und präzise Managementinformationen erfasst werden.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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