Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung und Verarbeitung von Rechnungen

Von Ilija Ugrinic, UK Market Director, Proactis

Unternehmen und ihre Finanzabteilungen weltweit sind gezwungen, sich anzupassen und flexibel zu agieren. Die Zeit drängt, finanzielle Verpflichtungen müssen eingehalten werden, und der Geschäftsbetrieb muss weitergeführt werden. Die Kontinuität und Anpassungsfähigkeit der Kreditorenbuchhaltung ist daher von entscheidender Bedeutung.

Rechnungsautomatisierung?

Rechnungsautomatisierung oder automatisierte Rechnungsverarbeitung, ist der Prozess, Daten aus eingehenden Rechnungen nahtlos zu extrahieren und in Ihr ERP-System zu übertragen, sodass die Zahlungsabwicklung mit nur wenigen Klicks erfolgen kann.

Doch wie gelingt der Übergang von der Situation vor der Pandemie zu einer effektiven Rechnungsverarbeitung im aktuellen Umfeld und darüber hinaus?

Wie man die Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt automatisiert

Glücklicherweise handelt es sich hierbei um eine wichtige Initiative, die in einer Reihe kleiner Schritte umgesetzt werden kann und im Allgemeinen ohne wesentliche Änderungen an Ihren bestehenden Systemen möglich ist:

1. Analyse der aktuellen Rechnungsstellungsprozesse

Analysieren Sie den aktuellen Rechnungsfluss in Ihrem Unternehmen. Wo werden die Rechnungen beispielsweise empfangen, wie gelangen sie in die Kreditorenbuchhaltung, wie werden sie geprüft und wie lange dauert die Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt? Wichtig ist, Engpässe und Verzögerungen sowie die damit verbundenen Kosten zu identifizieren. Sie werden wahrscheinlich Verbesserungspotenziale für Ihre bestehenden Prozesse finden.

2. Rechnungsstellungsrichtlinien und -verfahren nach Möglichkeit standardisieren.

Nehmen Sie sich die Zeit, die Verfahren für die Bearbeitung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug festzulegen – z. B. Prüfungen auf Duplikate und mathematische Richtigkeit, Abgleichkriterien, Workflow zur Klärung von Unstimmigkeiten sowie Workflow für Streitfälle und Genehmigungen. Klären Sie genau, wie Rechnungen verarbeitet werden sollen. Dies wird Ihre aktuellen Verfahren optimieren.

3. Rechnungsverarbeitungsprozesse automatisieren

Es gibt viele Tools, die sich schnell implementieren lassen, um den Rechnungsprozess zu automatisieren. Achten Sie jedoch stets darauf, dass sie Ihre festgelegten Anforderungen erfüllen.Tool zur RechnungsverwaltungDas bedeutet, dass Ihr Unternehmen Rechnungen empfangen, bearbeiten und bezahlen kann, egal wo Sie sich befinden.

Unabhängig davon, wie viele Methoden Sie ursprünglich zur Rechnungserfassung nutzen, sollten Sie einen einheitlichen, konsistenten Prozess zur Rechnungsautomatisierung anstreben. Jeder, der auf papierbasierte, manuelle Prozesse angewiesen ist, sollte sich diese ansehen. Abbrechnungsverbindlichkeiten Die Prozesse stehen nun vor Herausforderungen. "geradeaus" Die Rechnungsverarbeitung ist problemlos möglich und erfordert nur wenig oder gar keine menschliche Interaktion.

Sie können alle bereits vorhandenen Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung nutzen und dabei eine Kombination ausScannen, OCR und Dateneingabe zur Erfassung von PapierrechnungenBei Bedarf kann dies schrittweise erfolgen, indem Sie elektronische Rechnungen für Ihre größeren Kunden oder über Handelsnetzwerke einführen. Diese Methoden dienen als zunehmend effiziente Mittel, um Rechnungen in die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu überführen.

4. Ermöglichen Sie Lieferanten-Self-Service und Skonto bei vorzeitiger Zahlung.

Da alle Rechnungen einheitlich elektronisch verarbeitet werden, können Sie Lieferanten Statusinformationen leicht zur Verfügung stellen. Durch die deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung können Sie Skonto-Gebühren Ihrer Lieferanten nutzen oder Zahlungen beschleunigen. Sobald Sie die Rechnungsverarbeitung im Griff haben, ergeben sich daraus langfristig erhebliche Einsparungen und/oder eine wertvolle Unterstützung für Ihre Lieferanten.

5. Informationen für eine bessere Beschaffung nutzen.

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung kann Ihrer Einkaufsabteilung helfen, ihre Effizienz zu steigern.BeschaffungsaktivitätenDies hat mehrere Vorteile. Erstens erhalten Lieferanten durch die elektronische Erfassung aller Zahlungsvorgänge bessere Informationen für die Konsolidierung ihres Lieferantenstamms und andere Beschaffungsaktivitäten. Zweitens sind Lieferanten, die für pünktliche Zahlungen bekannt sind oder sogar die Möglichkeit bieten, Rechnungen vorzeitig zu begleichen und die Verwaltung ihrer Forderungen vereinfachen, möglicherweise eher bereit, Ihrem Unternehmen Vorzugspreise und -konditionen einzuräumen.

Jeder dieser Schritte ist überschaubar und bringt schrittweise Vorteile. Organisationen wie die Mears Group Es hat sich gezeigt, dass die direkten und indirekten Kosten der herkömmlichen manuellen Datenverarbeitung weder notwendig noch akzeptabel sind. Die Technologie zur weitgehenden Abschaffung des Papierhandlings ist verfügbar, kostengünstig und lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Die Vorteile gehen über die Kostenreduzierung hinaus und schaffen einen Wettbewerbsvorteil durch optimiertes Kostenmanagement und verbesserte Informationsverfügbarkeit.

Nutzen Sie eine Software zur Rechnungsautomatisierung.

Wenn Ihre Organisation Ihre Prozesse noch nicht automatisiert hatRechnungsprozesseSie können die vollständige Geschäftskontinuität wahrscheinlich nicht gewährleisten. Tatsächlich können Sie Tausende von Pfund sparen und Rechnungen innerhalb von Tagen statt Wochen bearbeiten, sodass Sie sich auf die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens konzentrieren können. Anbieter von Ausgabenmanagementlösungen wie Proactis unterstützen Sie dabei. Mit Lösungen für das Rechnungsmanagement können Sie:

• Reduzierung der Kreditorenkosten.
• Erreichen Sie von Anfang an eine 100%ige Erfassung aller Rechnungen.
• Reduzierung von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe.
• Lieferantenbeziehungen verbessern.
• Profitieren Sie von den Erlösen aus vorzeitigen Zahlungen Ihrer Lieferanten.
• Verbessern Sie Ihren Cashflow.
• Verbesserung der Transparenz von Audits und Reduzierung betrügerischer Aktivitäten.
• Konvertieren Sie jedes Rechnungsformat mithilfe von OCR (optischer Zeichenerkennung) in eine elektronische Rechnung.
• Lässt sich nahtlos in Ihr Finanz-/ERP-System integrieren, um Abgleich und Genehmigung zu ermöglichen.

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