Een stapsgewijze handleiding voor het automatiseren en verwerken van facturen.

Door Ilija Ugrinic, marktdirecteur Verenigd Koninkrijk, Proactis

Bedrijven en hun financiële afdelingen over de hele wereld worden gedwongen zich aan te passen en flexibel te zijn. De tijd staat niet stil, financiële verplichtingen moeten worden nagekomen en de bedrijfsactiviteiten moeten doorgaan. De continuïteit en aanpassing van de crediteurenadministratie is cruciaal.

Facturatieautomatisering?

Factuurautomatisering, oftewel geautomatiseerde factuurverwerking. Dit is het proces waarbij gegevens naadloos uit facturen die in uw systeem binnenkomen worden geëxtraheerd en naar uw ERP-systeem worden doorgestuurd, zodat een betaling met slechts een paar klikken kan worden verwerkt.

Maar hoe kom je van de situatie van vóór de pandemie naar een effectieve factuurverwerking in de huidige omstandigheden en daarna?

Stapsgewijze handleiding voor het automatiseren van factuurverwerking

Gelukkig is dit een belangrijk initiatief dat in kleine stappen kan worden uitgevoerd en over het algemeen kan worden gerealiseerd zonder ingrijpende wijzigingen aan uw bestaande systemen aan te brengen:

1. Analyseer de huidige facturatieprocessen

Breng in kaart hoe facturen momenteel door uw bedrijf stromen. Waar worden ze bijvoorbeeld ontvangen, hoe komen ze bij de crediteurenadministratie terecht, hoe worden ze gevalideerd en wat is de gemiddelde verwerkingstijd van een factuur? Het is essentieel om knelpunten en vertragingen te identificeren en te begrijpen wat de kosten hiervan zijn. U zult waarschijnlijk mogelijkheden vinden om de huidige procedures te verbeteren.

2. Standaardiseer, waar mogelijk, het factureringsbeleid en de -procedures.

Neem de tijd om procedures vast te stellen voor de verwerking van inkooporderfacturen en niet-inkooporderfacturen – bijvoorbeeld controles op duplicaten en wiskundige juistheid, matchingcriteria, workflow voor het oplossen van discrepanties, en workflows voor geschillenbeslechting en goedkeuring. Leg precies uit hoe facturen verwerkt moeten worden. Dit zal uw huidige procedures beter sturen.

3. Automatiseer factuurprocessen

Er zijn veel tools die snel kunnen worden geïmplementeerd om het facturatieproces te automatiseren, maar zorg er altijd voor dat ze aan uw vastgestelde eisen voldoen. Gebruik bijvoorbeeld een tool die snel kan worden ingezet om het facturatieproces te automatiseren.FactuurbeheertoolDit betekent dat uw bedrijf facturen kan ontvangen, verwerken en betalen, ongeacht waar u zich bevindt.

Je zou moeten streven naar één consistent proces voor factuurautomatisering, ongeacht op hoeveel manieren je in eerste instantie facturen vastlegt. Iedereen die afhankelijk is van papieren, handmatige processen, loopt het risico dat dit niet lukt. Crediteuren De processen worden nu ter discussie gesteld. Maar "rechtstreeks" Factuurverwerking is direct beschikbaar, met weinig tot geen menselijke tussenkomst.

U kunt gebruikmaken van alle mogelijkheden voor elektronische facturering die u mogelijk al heeft, in combinatie met...Scannen, OCR en handmatig invoeren om papieren facturen vast te leggen.Indien nodig kan dit stapsgewijs worden ingevoerd door elektronische facturen te versturen naar uw grotere klanten of via handelsnetwerken. Deze methoden zullen steeds efficiëntere manieren zijn om facturen te automatiseren voor verwerking.

4. Maak zelfservice voor leveranciers en kortingen voor vroegtijdige betaling mogelijk.

Doordat alle facturen op een consistente, elektronische manier worden verwerkt, is het een eenvoudige stap om statusinformatie beschikbaar te stellen aan leveranciers. Doordat facturen veel sneller verwerkt kunnen worden, kunt u profiteren van eventuele kortingen voor vroegtijdige betaling die uw leveranciers aanbieden, of betalingen aan uw leveranciers versnellen. Zodra u de factuurverwerking goed onder controle hebt, kan dit op de lange termijn aanzienlijke besparingen opleveren en/of een waardevolle ondersteuning bieden aan uw leveranciers.

5. Benut informatie voor een betere inkoop

Automatisering van de factuurverwerking kan uw inkoopafdeling helpen haar efficiëntie te verbeteren.inkoopactiviteitenOp een aantal manieren. Ten eerste, doordat al uw betalingsactiviteiten elektronisch worden vastgelegd, beschikken ze over betere informatie voor analyses van de leveranciersbasis en andere inkoopactiviteiten. Ten tweede, met een reputatie voor tijdige betalingen, of zelfs een mechanisme om facturen vroegtijdig te betalen, en een eenvoudige manier voor leveranciers om hun debiteurenbeheer bij u te regelen, zijn leveranciers mogelijk eerder bereid uw organisatie gunstigere prijzen en voorwaarden te bieden.

Elk van deze stappen is haalbaar en levert geleidelijk aan voordelen op. Organisaties zoals Mears Group Het is gebleken dat de directe en indirecte kosten van traditionele handmatige verwerking niet langer nodig of acceptabel zijn. De technologie om het overgrote deel van de papierverwerking te elimineren is beschikbaar, betaalbaar en eenvoudig te implementeren en te integreren met uw bestaande systemen. En de voordelen gaan verder dan kostenbesparing; het creëert een concurrentievoordeel op het gebied van kostenbeheer en informatiebeschikbaarheid, waardoor uw bedrijf beter kan concurreren.

Gebruik factuurautomatiseringssoftware

Als uw organisatie uw processen nog niet heeft geautomatiseerd,FactuurverwerkingU kunt waarschijnlijk geen volledige bedrijfscontinuïteit garanderen. In werkelijkheid kunt u duizenden ponden besparen en facturen binnen enkele dagen in plaats van weken verwerken, waardoor u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf. Aanbieders van oplossingen voor spendmanagement, zoals Proactis, staan klaar om u te helpen. Met oplossingen voor factuurbeheer kunt u:

• Verlaag de kosten van de crediteurenadministratie.
• Zorg vanaf dag één voor 100% registratie van alle facturen.
• Verminder fouten bij handmatige invoer.
• Verbeter de relaties met leveranciers.
• Profiteer van de extra inkomsten door vroegtijdige betalingen aan leveranciers.
• Verbeter de cashflow.
• Verbeter de transparantie van audits en verminder frauduleuze activiteiten.
• Converteer elk factuurformaat naar een e-factuur met behulp van OCR (Optical Character Recognition).
• Integreer naadloos met uw financiële/ERP-systeem voor afstemming en goedkeuring.

Neem vandaag nog contact met ons op.