Guide étape par étape pour l'automatisation et le traitement des factures

Par Ilija Ugrinic, directeur du marché britannique, Proactis

Partout dans le monde, les entreprises et leurs services financiers sont contraints de s'adapter et de faire preuve d'agilité. Le temps passe, les obligations financières doivent être respectées et l'activité commerciale doit se poursuivre. La continuité et l'adaptation des opérations de comptabilité fournisseurs sont donc essentielles.

Automatisation des factures ?

Automatisation des factures, ou traitement automatisé des factures, Il s'agit du processus d'extraction transparente des données des factures entrant dans votre système et de leur intégration dans votre ERP afin que le traitement d'un paiement puisse être effectué en quelques clics seulement.

Mais comment passer de la situation d'avant la pandémie à un traitement efficace des factures dans le contexte actuel et au-delà ?

Comment automatiser le traitement des factures étape par étape

Heureusement, il s'agit d'une initiative importante qui peut être entreprise par petites étapes, et qui peut généralement être réalisée sans apporter de modifications importantes à vos systèmes existants :

1. Analyser les processus de facturation actuels

Analysez le flux actuel des factures au sein de votre entreprise. Par exemple, où sont-elles reçues ? Comment parviennent-elles au service comptabilité fournisseurs ? Comment sont-elles validées ? Quel est le délai moyen de traitement d'une facture ? L'essentiel est de comprendre où se situent les points de blocage et les retards, et d'en évaluer le coût. Vous découvrirez probablement des pistes d'amélioration des procédures actuelles.

2. Normaliser les politiques et procédures de facturation, dans la mesure du possible.

Prenez le temps de définir les procédures de traitement des factures avec et sans bon de commande : contrôles de doublons et d’exactitude des calculs, critères de rapprochement, processus de résolution des anomalies, processus de contestation et d’approbation. Précisez le processus de traitement des factures. Cela vous permettra d’optimiser vos procédures actuelles.

3. Automatiser les processus de facturation

De nombreux outils permettent d'automatiser rapidement le processus de facturation, mais assurez-vous toujours qu'ils répondent à vos exigences établies. L'utilisation d'unOutil de gestion des facturesCela signifie que votre entreprise pourra recevoir, traiter et payer des factures où que vous soyez.

Vous devriez viser un processus d'automatisation des factures unique et cohérent, quel que soit le nombre de méthodes utilisées initialement pour la collecte des factures. Toute personne s'appuyant encore sur des méthodes manuelles et sur support papier devrait se tourner vers une solution plus moderne. Comptes à payer Les processus sont désormais remis en question. Mais "directement" Le traitement des factures est facilement accessible, avec peu ou pas d'intervention humaine.

Vous pouvez tirer parti des opportunités de facturation électronique dont vous disposez déjà tout en utilisant une combinaison denumérisation, reconnaissance optique de caractères (OCR) et saisie pour numériser les factures papierAu besoin, cette transition peut se faire progressivement, par exemple en instaurant la facturation électronique auprès de vos clients les plus importants ou via des réseaux commerciaux. Ces méthodes permettront d'automatiser progressivement le traitement des factures.

4. Activer le libre-service fournisseur et les remises pour paiement anticipé

Grâce au traitement électronique uniforme de toutes les factures, il est facile de fournir aux fournisseurs des informations sur leur statut. Leur capacité à traiter les factures beaucoup plus rapidement vous permettra de profiter des escomptes pour paiement anticipé qu'ils proposent, ou d'accélérer les paiements à vos fournisseurs. Une fois le traitement des factures maîtrisé, vous réaliserez des économies substantielles à long terme et/ou offrirez un soutien précieux à vos fournisseurs.

5. Exploiter l'information pour un meilleur approvisionnement

L'automatisation du traitement des factures peut aider votre service des achats à améliorer son fonctionnement.activités d'approvisionnementDe plusieurs manières. Premièrement, grâce à l'enregistrement électronique de toutes vos transactions, vos fournisseurs disposeront de meilleures informations pour l'analyse de consolidation de leur base de fournisseurs et leurs autres activités d'approvisionnement. Deuxièmement, si vous avez la réputation de payer à temps, voire de mettre en place un système de paiement anticipé des factures, et si vous facilitez la gestion des comptes clients par vos fournisseurs, ces derniers seront peut-être plus enclins à vous accorder des prix et des conditions préférentiels.

Chacune de ces étapes est gérable et apporte des avantages progressifs. Des organisations telles que le groupe Mears Il est désormais prouvé que les coûts directs et indirects du traitement manuel traditionnel ne sont plus ni nécessaires ni acceptables. La technologie permettant d'éliminer la grande majorité du traitement du papier est disponible, abordable et facile à mettre en œuvre et à intégrer à vos systèmes existants. Ses avantages vont au-delà de la simple réduction des coûts : elle crée un avantage concurrentiel en matière de gestion des coûts et de disponibilité de l'information, ce qui permettra à votre entreprise d'être plus compétitive.

Utilisez un logiciel d'automatisation des factures

Si votre organisation n'a pas encore automatisé votreProcessus de facturationIl est probable que vous ne puissiez pas garantir une continuité d'activité totale. En réalité, vous pouvez économiser des milliers d'euros et traiter vos factures en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines, ce qui vous permet de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Les fournisseurs de solutions de gestion des dépenses comme Proactis sont là pour vous aider dès maintenant. Grâce à leurs solutions de gestion des factures, vous pouvez :

• Réduire les coûts liés aux comptes fournisseurs.
• Obtenez une capture à 100 % de toutes les factures dès le premier jour.
• Réduire les erreurs de saisie manuelle.
• Améliorer les relations avec les fournisseurs.
• Bénéficiez de revenus liés aux paiements anticipés de vos fournisseurs.
• Améliorer les flux de trésorerie.
• Améliorer la visibilité des audits et réduire les activités frauduleuses.
• Convertissez n'importe quel format de facture en facture électronique grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères).
• Intégration transparente avec votre système financier/ERP pour la mise en correspondance et l'approbation.

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