Die Schlüsselelemente der Rechnungsautomatisierung
Wie sieht die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung konkret aus? Wo beginnt und wo endet sie? Welche einzelnen Schritte müssen automatisiert werden?
Das Grundkonzept ist einfach – nämlich alle Rechnungen auf einheitliche, elektronische Weise zu verarbeiten, sodass möglichst viele Rechnungen „direkt durchgebucht“ werden können, ohne dass ein menschlicher Eingriff erforderlich ist, und die für die Ausnahmebehandlung notwendige Kommunikation so schnell und klar wie möglich zu gestalten.
Die wichtigsten Elemente der Automatisierung sind:
Rechnungserfassung
Im ersten Schritt werden alle eingehenden Rechnungen in ein standardisiertes elektronisches Format umgewandelt, das in allen weiteren Automatisierungsschritten verwendet wird. Papierrechnungen können bei Bedarf manuell erfasst werden, dieser Prozess lässt sich jedoch durch gängige Dokumentenscanning- und OCR-Technologie deutlich beschleunigen. Elektronische Rechnungen aus Handelsnetzwerken, Lieferantenportalen und anderen Systemen müssen lediglich in Ihr Standardformat konvertiert werden.
Realistisch betrachtet werden Sie wahrscheinlich verschiedene Methoden zur Rechnungserfassung nutzen, um den Anteil der manuell einzugebenden Rechnungen im Laufe der Zeit zu reduzieren. Wichtig ist jedoch: Anders als manche annehmen, bietet die Optimierung der Rechnungserfassung allein nicht annähernd so viel Einsparpotenzial wie die Optimierung der anschließenden Rechnungsverarbeitung. Scannen und elektronische Rechnungsstellung sind lediglich vorbereitende Schritte und tragen allein kaum zur Kostensenkung bei. Die eigentlichen Einsparungen liegen in der Automatisierung der nachfolgenden Schritte.
Rechnungsprüfung und -kodierung
Die manuelle Rechnungsverarbeitung kann sehr zeit- und ressourcenaufwändig sein und ist zudem fehleranfällig, was die Finanz- und Beschaffungsinformationen im Laufe der Zeit verfälscht. Ein automatisierter Prozess sollte das System anhand von Rechnungsinformationen wie Lieferanten-ID, Bestellnummer, Vertrags-ID, Artikelnummern usw. automatisch Einkaufskategorien und Sachkonten ermitteln können. Fortgeschrittenere Systeme können sogar lernen, Rechnungen im Laufe der Zeit zu kodieren, um den manuellen Aufwand kontinuierlich zu reduzieren. Beispielsweise kann ein System anhand von Telefonnummern in einer komplexen Telekommunikationsrechnung erkennen, welche Abteilungen belastet werden sollen. In einem automatisierten System sollte dieser Schritt auch offensichtliche und weniger offensichtliche Duplikate von Rechnungen aufdecken. Rechnungsabgleich und automatische Genehmigung sind ebenfalls Bestandteil des Prozesses.
Auch dies kann bei der manuellen Rechnungsverarbeitung einen erheblichen Aufwand bedeuten. Und es ist ein Schritt, der möglicherweise übersprungen wird, wenn Kreditorenbuchhaltung (AP) Die Mitarbeiter stehen oft unter Zeitdruck oder haben keinen direkten Zugriff auf die benötigten Informationen. In einem automatisierten Prozess können Rechnungen auf Basis von Bestellungen elektronisch mit den Bestell- und Wareneingangsdaten aus Ihrem Einkaufssystem abgeglichen werden. Rechnungen ohne Bestellbezug lassen sich häufig mit Verträgen vergleichen. Übereinstimmende Rechnungen können automatisch zur Zahlung freigegeben werden.
Natürlich können Rechnungsdetails wie Frachtkosten und Steuern die Sache komplizierter machen, als es zunächst klingt, aber ein gutes System bietet eine ausgefeilte Logik und vom Benutzer festgelegte Toleranzbereiche, die es ermöglichen, einen sehr hohen Prozentsatz gültiger Rechnungen automatisch zu genehmigen.
Klärung von Unstimmigkeiten und Genehmigung
Es wird immer Rechnungen geben, die fragwürdig sind oder die Genehmigung eines bestimmten Managers erfordern. Selbst bei automatisiertem Abgleich muss eine gewisse Anzahl von Rechnungen zur Überprüfung, möglichen Lieferantenstreitigkeiten und letztendlichen Anpassung oder Genehmigung weitergeleitet werden.
Die Schlüsseltechnologie ist hier der elektronische Workflow. Ein automatisierter Prozess ermöglicht es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungen schnell per E-Mail an die zuständigen Personen weiterzuleiten. In vielen Fällen übernimmt das System diesen Vorgang sogar automatisch. Anders als beim Versand von Papierdokumenten stehen die Rechnung und alle zugehörigen Informationen dem Prüfer sofort zur Verfügung. Einfache Genehmigungen lassen sich in der Regel mit einem einzigen Klick durchführen. Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten oder Stunden statt Tage oder Wochen.
Zahlungsautorisierung
Sobald Rechnungen in einem automatisierten System zur Zahlung freigegeben sind, werden sie direkt an das Finanzsystem zur Zahlungsplanung weitergeleitet. Dabei werden die üblichen Faktoren wie Fälligkeitsdatum und Skontofrist berücksichtigt. Der Vorteil: Dieser Schritt erfolgt deutlich schneller als bei der manuellen Rechnungsbearbeitung. So lassen sich Cash-Management-Richtlinien optimal umsetzen und verfügbare Skonti realisieren. Zudem werden Fehler vermieden, die durch erneute Dateneingabe entstehen können.
Lieferantenkommunikation
In einem automatisierten System ist der Status von Rechnungen jederzeit bekannt und elektronisch abrufbar. Dadurch können Lieferanten über ein sicheres Lieferantenportal selbstständig Anfragen stellen. Dies reduziert nicht nur den Bearbeitungsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung erheblich, sondern gibt Lieferanten auch Sicherheit und vermittelt ihnen das Gefühl, dass die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen unkompliziert ist. Die Zeitersparnis durch den Wegfall des Mahnwesens kann sich bei zukünftigen Käufen oder Vertragsverhandlungen positiv auswirken.
Unterschätzen Sie nicht die prozentualen Einsparungen, die Sie im Laufe der Zeit bei Ihren gesamten Einkaufskosten erzielen können.
Berichterstattung und Analyse
Nicht zuletzt ermöglicht ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem vielfältige Berichts- und Analysefunktionen, die bei manueller Rechnungsbearbeitung schlichtweg nicht möglich sind. Rechnungen werden elektronisch erfasst, geprüft und kodiert. Durch die beschleunigte Verarbeitung erhalten Finanzmanager einen deutlich besseren Überblick über den kurzfristigen Liquiditätsbedarf und können so ihr Betriebskapital effizienter steuern. Dank der gründlicheren und präziseren Verarbeitung verfügt der Einkauf über fundiertere Informationen für Ausgabenanalysen, Vertragsverhandlungen und das Lieferantenmanagement.
Neben diesen Hauptelementen der Automatisierung gibt es einige wichtige grundlegende Eigenschaften, die für ein effektives Rechnungsverarbeitungssystem unerlässlich sind:
Das Grundkonzept ist einfach – nämlich alle Rechnungen auf einheitliche, elektronische Weise zu verarbeiten, sodass möglichst viele Rechnungen „direkt durchgebucht“ werden können, ohne dass ein menschlicher Eingriff erforderlich ist, und die für die Ausnahmebehandlung notwendige Kommunikation so schnell und klar wie möglich zu gestalten.
Die wichtigsten Elemente der Automatisierung sind:
Rechnungserfassung
Im ersten Schritt werden alle eingehenden Rechnungen in ein standardisiertes elektronisches Format umgewandelt, das in allen weiteren Automatisierungsschritten verwendet wird. Papierrechnungen können bei Bedarf manuell erfasst werden, dieser Prozess lässt sich jedoch durch gängige Dokumentenscanning- und OCR-Technologie deutlich beschleunigen. Elektronische Rechnungen aus Handelsnetzwerken, Lieferantenportalen und anderen Systemen müssen lediglich in Ihr Standardformat konvertiert werden.
Realistisch betrachtet werden Sie wahrscheinlich verschiedene Methoden zur Rechnungserfassung nutzen, um den Anteil der manuell einzugebenden Rechnungen im Laufe der Zeit zu reduzieren. Wichtig ist jedoch: Anders als manche annehmen, bietet die Optimierung der Rechnungserfassung allein nicht annähernd so viel Einsparpotenzial wie die Optimierung der anschließenden Rechnungsverarbeitung. Scannen und elektronische Rechnungsstellung sind lediglich vorbereitende Schritte und tragen allein kaum zur Kostensenkung bei. Die eigentlichen Einsparungen liegen in der Automatisierung der nachfolgenden Schritte.
Rechnungsprüfung und -kodierung
Die manuelle Rechnungsverarbeitung kann sehr zeit- und ressourcenaufwändig sein und ist zudem fehleranfällig, was die Finanz- und Beschaffungsinformationen im Laufe der Zeit verfälscht. Ein automatisierter Prozess sollte das System anhand von Rechnungsinformationen wie Lieferanten-ID, Bestellnummer, Vertrags-ID, Artikelnummern usw. automatisch Einkaufskategorien und Sachkonten ermitteln können. Fortgeschrittenere Systeme können sogar lernen, Rechnungen im Laufe der Zeit zu kodieren, um den manuellen Aufwand kontinuierlich zu reduzieren. Beispielsweise kann ein System anhand von Telefonnummern in einer komplexen Telekommunikationsrechnung erkennen, welche Abteilungen belastet werden sollen. In einem automatisierten System sollte dieser Schritt auch offensichtliche und weniger offensichtliche Duplikate von Rechnungen aufdecken. Rechnungsabgleich und automatische Genehmigung sind ebenfalls Bestandteil des Prozesses.
Auch dies kann bei der manuellen Rechnungsverarbeitung einen erheblichen Aufwand bedeuten. Und es ist ein Schritt, der möglicherweise übersprungen wird, wenn Kreditorenbuchhaltung (AP) Die Mitarbeiter stehen oft unter Zeitdruck oder haben keinen direkten Zugriff auf die benötigten Informationen. In einem automatisierten Prozess können Rechnungen auf Basis von Bestellungen elektronisch mit den Bestell- und Wareneingangsdaten aus Ihrem Einkaufssystem abgeglichen werden. Rechnungen ohne Bestellbezug lassen sich häufig mit Verträgen vergleichen. Übereinstimmende Rechnungen können automatisch zur Zahlung freigegeben werden.
Natürlich können Rechnungsdetails wie Frachtkosten und Steuern die Sache komplizierter machen, als es zunächst klingt, aber ein gutes System bietet eine ausgefeilte Logik und vom Benutzer festgelegte Toleranzbereiche, die es ermöglichen, einen sehr hohen Prozentsatz gültiger Rechnungen automatisch zu genehmigen.
Klärung von Unstimmigkeiten und Genehmigung
Es wird immer Rechnungen geben, die fragwürdig sind oder die Genehmigung eines bestimmten Managers erfordern. Selbst bei automatisiertem Abgleich muss eine gewisse Anzahl von Rechnungen zur Überprüfung, möglichen Lieferantenstreitigkeiten und letztendlichen Anpassung oder Genehmigung weitergeleitet werden.
Die Schlüsseltechnologie ist hier der elektronische Workflow. Ein automatisierter Prozess ermöglicht es den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung, Rechnungen schnell per E-Mail an die zuständigen Personen weiterzuleiten. In vielen Fällen übernimmt das System diesen Vorgang sogar automatisch. Anders als beim Versand von Papierdokumenten stehen die Rechnung und alle zugehörigen Informationen dem Prüfer sofort zur Verfügung. Einfache Genehmigungen lassen sich in der Regel mit einem einzigen Klick durchführen. Der gesamte Prozess dauert nur wenige Minuten oder Stunden statt Tage oder Wochen.
Zahlungsautorisierung
Sobald Rechnungen in einem automatisierten System zur Zahlung freigegeben sind, werden sie direkt an das Finanzsystem zur Zahlungsplanung weitergeleitet. Dabei werden die üblichen Faktoren wie Fälligkeitsdatum und Skontofrist berücksichtigt. Der Vorteil: Dieser Schritt erfolgt deutlich schneller als bei der manuellen Rechnungsbearbeitung. So lassen sich Cash-Management-Richtlinien optimal umsetzen und verfügbare Skonti realisieren. Zudem werden Fehler vermieden, die durch erneute Dateneingabe entstehen können.
Lieferantenkommunikation
In einem automatisierten System ist der Status von Rechnungen jederzeit bekannt und elektronisch abrufbar. Dadurch können Lieferanten über ein sicheres Lieferantenportal selbstständig Anfragen stellen. Dies reduziert nicht nur den Bearbeitungsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung erheblich, sondern gibt Lieferanten auch Sicherheit und vermittelt ihnen das Gefühl, dass die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen unkompliziert ist. Die Zeitersparnis durch den Wegfall des Mahnwesens kann sich bei zukünftigen Käufen oder Vertragsverhandlungen positiv auswirken.
Unterschätzen Sie nicht die prozentualen Einsparungen, die Sie im Laufe der Zeit bei Ihren gesamten Einkaufskosten erzielen können.
Berichterstattung und Analyse
Nicht zuletzt ermöglicht ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem vielfältige Berichts- und Analysefunktionen, die bei manueller Rechnungsbearbeitung schlichtweg nicht möglich sind. Rechnungen werden elektronisch erfasst, geprüft und kodiert. Durch die beschleunigte Verarbeitung erhalten Finanzmanager einen deutlich besseren Überblick über den kurzfristigen Liquiditätsbedarf und können so ihr Betriebskapital effizienter steuern. Dank der gründlicheren und präziseren Verarbeitung verfügt der Einkauf über fundiertere Informationen für Ausgabenanalysen, Vertragsverhandlungen und das Lieferantenmanagement.
Neben diesen Hauptelementen der Automatisierung gibt es einige wichtige grundlegende Eigenschaften, die für ein effektives Rechnungsverarbeitungssystem unerlässlich sind:
- Ein hochflexibles Ablagesystem – Rechnungsdatensätze und zugehörige Informationen wie gescannte Dokumente müssen im Laufe ihres Lebenszyklus auf vielfältige Weise eingesehen und verarbeitet werden. Die Möglichkeit, diese Informationen nach den für Ihr Unternehmen wichtigen Kriterien zu suchen, zu organisieren, zu sortieren und zu filtern, ist entscheidend für die Gesamtproduktivität.
- Eine offene Architektur – Um die oben beschriebene Art von „Rechnungsverarbeitungs-Engine“ einzuführen, ohne bestehende Finanz- und Einkaufssysteme ersetzen zu müssen, muss die Software so konzipiert sein, dass sie problemlos auf Informationen aus Ihren bestehenden Systemen zugreifen oder diese importieren kann.
- Eine intuitive Benutzeroberfläche – Auch wenn die internen Abläufe Ihrer Rechnungsautomatisierung komplex sein mögen, muss das System für Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung und andere Beteiligte leicht verständlich und bedienbar sein. Beispielsweise kann ein dreifacher Abgleich bis zu 20-30 verschiedene Prüfungen umfassen. Das System muss Abweichungen leicht verständlich machen und es ermöglichen, mit nur wenigen Klicks die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen. Ein intuitives Benutzeroberflächendesign ist entscheidend für die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter.