Les éléments clés de l'automatisation de la facturation
Concrètement, à quoi ressemble l'automatisation du traitement des factures ? Où commence-t-elle et où s'arrête-t-elle ? Quelles sont les étapes détaillées à automatiser ?
Le concept de base est simple : traiter toutes les factures de manière commune et électronique, permettant ainsi de traiter le plus grand nombre possible de factures « de bout en bout » avec peu ou pas d'intervention humaine, et de rendre la communication nécessaire à la gestion des exceptions aussi rapide et claire que possible.
Les principaux éléments de l'automatisation sont :
Capture de factures
La première étape consiste à convertir toutes les factures reçues en un document électronique standardisé, utilisable pour toutes les étapes d'automatisation suivantes. Si nécessaire, les factures papier peuvent être saisies manuellement, mais ce processus peut être simplifié grâce aux technologies de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) disponibles sur le marché. Les factures électroniques provenant des réseaux commerciaux, du portail fournisseur et d'autres systèmes doivent simplement être converties dans votre format standard.
En pratique, vous utiliserez probablement plusieurs méthodes de saisie de factures afin de réduire progressivement le pourcentage de saisies manuelles. Cependant, il est important de noter que, contrairement à certaines idées reçues, la simplification de la saisie des factures représente une opportunité d'économies bien moindre que l'optimisation de leur traitement une fois saisies. La numérisation et la facturation électronique ne sont que des étapes préparatoires et, à elles seules, contribuent peu à la réduction des coûts. C'est dans l'automatisation des étapes suivantes que se situent les véritables leviers d'économies.
Validation et codage des factures
Cette étape peut s'avérer très chronophage et gourmande en ressources lors du traitement manuel des factures. Elle est également sujette à des erreurs fréquentes qui faussent les informations financières et d'approvisionnement au fil du temps. Dans un processus automatisé, le système devrait pouvoir utiliser les informations des factures, telles que l'identifiant du fournisseur, le numéro de commande, l'identifiant du contrat, les codes articles, etc., pour déterminer automatiquement les catégories d'achat et les comptes généraux. Les systèmes les plus sophistiqués peuvent même « apprendre » à coder les factures au fil du temps afin de réduire continuellement l'intervention humaine. Par exemple, ils peuvent « apprendre » quels services facturer en fonction des numéros de téléphone figurant sur une facture de télécommunications complexe. Dans un système automatisé, cette étape devrait également mettre en évidence les factures en double, qu'elles soient évidentes ou non. Rapprochement des factures et approbation automatique.
Là encore, le traitement manuel des factures peut représenter une tâche considérable. C'est une étape qui peut être négligée lorsque… Comptes fournisseurs (AP) Le personnel est souvent pressé par le temps ou n'a pas facilement accès aux informations nécessaires. Grâce à un processus automatisé, les factures basées sur un bon de commande peuvent être comparées électroniquement aux bons de commande et aux accusés de réception de votre système d'achats. Les factures sans bon de commande peuvent généralement être comparées aux contrats. Les factures concordantes peuvent être automatiquement approuvées pour paiement.
Bien sûr, les détails des factures, comme les frais de transport et les taxes, peuvent rendre la tâche plus difficile qu'il n'y paraît, mais un bon système fournira une logique sophistiquée et des plages de tolérance définies par l'utilisateur qui permettront d'approuver automatiquement un très grand pourcentage de factures valides.
Résolution des divergences et approbation
Il y aura toujours des factures douteuses ou nécessitant l'approbation d'un responsable. Même avec un rapprochement automatisé, il restera nécessaire de soumettre un certain nombre de factures à des fins de vérification, de litige éventuel avec les fournisseurs et, le cas échéant, d'ajustement ou d'approbation.
La technologie clé ici est le flux de travail électronique. Un processus automatisé permettra au personnel de la comptabilité fournisseurs d'acheminer rapidement les factures aux personnes concernées par courriel. Dans de nombreux cas, le système automatisera même cette opération. Contrairement à l'envoi de documents papier, la facture et toutes les informations associées seront instantanément accessibles au vérificateur. Les approbations simples peuvent généralement être effectuées en un seul clic. L'ensemble du cycle peut ainsi ne prendre que quelques minutes ou quelques heures, au lieu de jours ou de semaines.
Autorisation de paiement
Une fois les factures approuvées pour paiement dans un système automatisé, elles sont transmises directement au système financier pour la planification des paiements, en fonction des critères habituels tels que la date d'échéance et la date d'escompte. L'avantage est que ce processus est beaucoup plus rapide qu'avec un traitement manuel. Ainsi, les politiques de gestion de trésorerie peuvent être appliquées de manière optimale et les économies réalisées grâce aux escomptes disponibles peuvent être concrétisées. Cela permet également d'éliminer les erreurs potentielles liées à la ressaisie.
Communication avec les fournisseurs
Dans un système automatisé, le statut des factures est toujours connu et accessible électroniquement. Cela permet aux fournisseurs d'effectuer des demandes en libre-service via un portail fournisseur sécurisé. Non seulement cela réduit considérablement la charge de travail du service comptabilité fournisseurs, mais cela rassure également les fournisseurs et leur donne l'impression que votre entreprise est un partenaire facile à contacter. Ce gain de temps, ainsi que l'absence de relances pour les retards de paiement, peuvent s'avérer déterminants lors de futures négociations d'achats ou de contrats.
Ne sous-estimez pas les points de pourcentage que vous pouvez économiser sur vos coûts d'achat globaux au fil du temps.
Rapports et analyses
Enfin, et surtout, un système automatisé de traitement des factures permet d'effectuer toutes sortes de rapports et d'analyses impossibles avec un traitement manuel. Les factures sont saisies, validées et codées électroniquement. Grâce à ce traitement plus rapide, les responsables financiers bénéficient d'une bien meilleure visibilité sur les besoins de trésorerie à court terme, ce qui leur permet une gestion plus efficace du fonds de roulement. De plus, grâce à un traitement plus rigoureux et précis, le service des achats dispose d'informations plus pertinentes pour l'analyse des dépenses, la négociation des contrats et la gestion des relations fournisseurs.
Outre ces principaux éléments d'automatisation, il existe quelques attributs sous-jacents importants qui sont essentiels pour rendre votre système de traitement des factures efficace :
Le concept de base est simple : traiter toutes les factures de manière commune et électronique, permettant ainsi de traiter le plus grand nombre possible de factures « de bout en bout » avec peu ou pas d'intervention humaine, et de rendre la communication nécessaire à la gestion des exceptions aussi rapide et claire que possible.
Les principaux éléments de l'automatisation sont :
Capture de factures
La première étape consiste à convertir toutes les factures reçues en un document électronique standardisé, utilisable pour toutes les étapes d'automatisation suivantes. Si nécessaire, les factures papier peuvent être saisies manuellement, mais ce processus peut être simplifié grâce aux technologies de numérisation et de reconnaissance optique de caractères (OCR) disponibles sur le marché. Les factures électroniques provenant des réseaux commerciaux, du portail fournisseur et d'autres systèmes doivent simplement être converties dans votre format standard.
En pratique, vous utiliserez probablement plusieurs méthodes de saisie de factures afin de réduire progressivement le pourcentage de saisies manuelles. Cependant, il est important de noter que, contrairement à certaines idées reçues, la simplification de la saisie des factures représente une opportunité d'économies bien moindre que l'optimisation de leur traitement une fois saisies. La numérisation et la facturation électronique ne sont que des étapes préparatoires et, à elles seules, contribuent peu à la réduction des coûts. C'est dans l'automatisation des étapes suivantes que se situent les véritables leviers d'économies.
Validation et codage des factures
Cette étape peut s'avérer très chronophage et gourmande en ressources lors du traitement manuel des factures. Elle est également sujette à des erreurs fréquentes qui faussent les informations financières et d'approvisionnement au fil du temps. Dans un processus automatisé, le système devrait pouvoir utiliser les informations des factures, telles que l'identifiant du fournisseur, le numéro de commande, l'identifiant du contrat, les codes articles, etc., pour déterminer automatiquement les catégories d'achat et les comptes généraux. Les systèmes les plus sophistiqués peuvent même « apprendre » à coder les factures au fil du temps afin de réduire continuellement l'intervention humaine. Par exemple, ils peuvent « apprendre » quels services facturer en fonction des numéros de téléphone figurant sur une facture de télécommunications complexe. Dans un système automatisé, cette étape devrait également mettre en évidence les factures en double, qu'elles soient évidentes ou non. Rapprochement des factures et approbation automatique.
Là encore, le traitement manuel des factures peut représenter une tâche considérable. C'est une étape qui peut être négligée lorsque… Comptes fournisseurs (AP) Le personnel est souvent pressé par le temps ou n'a pas facilement accès aux informations nécessaires. Grâce à un processus automatisé, les factures basées sur un bon de commande peuvent être comparées électroniquement aux bons de commande et aux accusés de réception de votre système d'achats. Les factures sans bon de commande peuvent généralement être comparées aux contrats. Les factures concordantes peuvent être automatiquement approuvées pour paiement.
Bien sûr, les détails des factures, comme les frais de transport et les taxes, peuvent rendre la tâche plus difficile qu'il n'y paraît, mais un bon système fournira une logique sophistiquée et des plages de tolérance définies par l'utilisateur qui permettront d'approuver automatiquement un très grand pourcentage de factures valides.
Résolution des divergences et approbation
Il y aura toujours des factures douteuses ou nécessitant l'approbation d'un responsable. Même avec un rapprochement automatisé, il restera nécessaire de soumettre un certain nombre de factures à des fins de vérification, de litige éventuel avec les fournisseurs et, le cas échéant, d'ajustement ou d'approbation.
La technologie clé ici est le flux de travail électronique. Un processus automatisé permettra au personnel de la comptabilité fournisseurs d'acheminer rapidement les factures aux personnes concernées par courriel. Dans de nombreux cas, le système automatisera même cette opération. Contrairement à l'envoi de documents papier, la facture et toutes les informations associées seront instantanément accessibles au vérificateur. Les approbations simples peuvent généralement être effectuées en un seul clic. L'ensemble du cycle peut ainsi ne prendre que quelques minutes ou quelques heures, au lieu de jours ou de semaines.
Autorisation de paiement
Une fois les factures approuvées pour paiement dans un système automatisé, elles sont transmises directement au système financier pour la planification des paiements, en fonction des critères habituels tels que la date d'échéance et la date d'escompte. L'avantage est que ce processus est beaucoup plus rapide qu'avec un traitement manuel. Ainsi, les politiques de gestion de trésorerie peuvent être appliquées de manière optimale et les économies réalisées grâce aux escomptes disponibles peuvent être concrétisées. Cela permet également d'éliminer les erreurs potentielles liées à la ressaisie.
Communication avec les fournisseurs
Dans un système automatisé, le statut des factures est toujours connu et accessible électroniquement. Cela permet aux fournisseurs d'effectuer des demandes en libre-service via un portail fournisseur sécurisé. Non seulement cela réduit considérablement la charge de travail du service comptabilité fournisseurs, mais cela rassure également les fournisseurs et leur donne l'impression que votre entreprise est un partenaire facile à contacter. Ce gain de temps, ainsi que l'absence de relances pour les retards de paiement, peuvent s'avérer déterminants lors de futures négociations d'achats ou de contrats.
Ne sous-estimez pas les points de pourcentage que vous pouvez économiser sur vos coûts d'achat globaux au fil du temps.
Rapports et analyses
Enfin, et surtout, un système automatisé de traitement des factures permet d'effectuer toutes sortes de rapports et d'analyses impossibles avec un traitement manuel. Les factures sont saisies, validées et codées électroniquement. Grâce à ce traitement plus rapide, les responsables financiers bénéficient d'une bien meilleure visibilité sur les besoins de trésorerie à court terme, ce qui leur permet une gestion plus efficace du fonds de roulement. De plus, grâce à un traitement plus rigoureux et précis, le service des achats dispose d'informations plus pertinentes pour l'analyse des dépenses, la négociation des contrats et la gestion des relations fournisseurs.
Outre ces principaux éléments d'automatisation, il existe quelques attributs sous-jacents importants qui sont essentiels pour rendre votre système de traitement des factures efficace :
- Un système de classement extrêmement flexible est indispensable : les factures et les documents associés, tels que les pièces numérisées, devront être consultés et traités de multiples façons tout au long de leur cycle de vie. La possibilité de rechercher, d’organiser, de trier et de filtrer ces informations selon les critères importants pour votre organisation est essentielle à la productivité globale.
- Une architecture ouverte - Afin d'introduire le type de « moteur de traitement des factures » décrit ci-dessus sans avoir besoin de remplacer les systèmes financiers et d'achat existants, le logiciel doit être conçu de manière à pouvoir accéder facilement aux informations de vos systèmes existants ou les importer.
- Une interface utilisateur intuitive : même si certains aspects de votre système d’automatisation des factures sont complexes, il doit rester simple d’utilisation pour votre service comptabilité fournisseurs et les autres utilisateurs. Par exemple, le rapprochement à trois voies peut impliquer jusqu’à 20 ou 30 tests différents. Le système doit permettre d’interpréter facilement les anomalies et de prendre les mesures appropriées en un ou deux clics. Une interface utilisateur intuitive est essentielle à la productivité de chacun.