Hoe ziet de automatisering van factuurverwerking er nu precies uit? Waar begint het en waar eindigt het? Welke stappen moeten er precies geautomatiseerd worden?
Het basisconcept is eenvoudig: alle facturen moeten op een uniforme, elektronische manier worden verwerkt, zodat zoveel mogelijk facturen "direct" kunnen worden verwerkt met minimale of geen menselijke tussenkomst, en de communicatie die nodig is voor de afhandeling van uitzonderingen zo snel en duidelijk mogelijk verloopt.
De belangrijkste elementen van automatisering zijn:
Factuurregistratie
De eerste stap is het omzetten van alle ontvangen facturen naar een gestandaardiseerd elektronisch bestand, dat vervolgens in alle andere automatiseringsstappen gebruikt kan worden. Papieren facturen kunnen indien nodig handmatig worden ingevoerd, hoewel dit proces kan worden gestroomlijnd met behulp van gemakkelijk verkrijgbare documentscan- en OCR-technologie. Elektronische facturen van handelsnetwerken, een leveranciersportaal en andere ondersteunende systemen hoeven alleen maar te worden omgezet naar uw standaardformaat.
In de praktijk zult u waarschijnlijk verschillende methoden gebruiken om facturen vast te leggen, met als doel het percentage handmatig ingevoerde facturen in de loop der tijd te verlagen. Maar let op: in tegenstelling tot wat sommigen denken, levert het stroomlijnen van het vastleggen van facturen lang niet zoveel besparing op als het stroomlijnen van de verwerking ervan. Scannen en e-factureren zijn slechts voorbereidende stappen en dragen op zichzelf weinig bij aan kostenbesparing. De automatisering van de daaropvolgende stappen is waar de echte besparingen te behalen zijn.
Factuurvalidatie en -codering
Deze stap kan erg tijdrovend en kostbaar zijn bij het handmatig verwerken van facturen. Het is bovendien gevoelig voor fouten die de financiële en inkoopgegevens na verloop van tijd vertekenen. In een geautomatiseerd proces moet het systeem factuurgegevens zoals leveranciers-ID, inkoopordernummer, contract-ID, artikelcodes, enz. kunnen gebruiken om automatisch inkoopcategorieën en grootboekrekeningen te bepalen. Geavanceerdere systemen kunnen zelfs na verloop van tijd leren hoe facturen gecodeerd moeten worden, waardoor de benodigde menselijke tussenkomst continu wordt verminderd. Zo kan het systeem bijvoorbeeld leren welke afdelingen gefactureerd moeten worden op basis van telefoonnummers in een complexe telecomrekening. In een geautomatiseerd systeem moet deze stap ook duidelijke en minder duidelijke dubbele facturen signaleren. Factuurafstemming en automatische goedkeuring.
Ook dit kan een flinke klus zijn bij het handmatig verwerken van facturen. En het is een stap die vaak wordt overgeslagen. Crediteurenadministratie (AP) Medewerkers hebben vaak weinig tijd of hebben niet direct toegang tot de juiste informatie. In een geautomatiseerd proces kunnen facturen op basis van inkooporders elektronisch worden vergeleken met inkooporder- en ontvangstbewijzen uit uw inkoopsysteem. Facturen zonder inkooporder kunnen vaak worden vergeleken met contracten. Facturen die overeenkomen, kunnen automatisch worden goedgekeurd voor betaling.
Factuurgegevens zoals vrachtkosten en belastingen kunnen dit natuurlijk ingewikkelder maken dan het op het eerste gezicht lijkt, maar een goed systeem biedt geavanceerde logica en door de gebruiker in te stellen tolerantiebereiken, waardoor een zeer hoog percentage geldige facturen automatisch kan worden goedgekeurd.
Oplossing en goedkeuring van discrepanties
Er zullen altijd wel facturen zijn die twijfelachtig zijn of de goedkeuring van een specifieke manager vereisen. Zelfs met geautomatiseerde matching zal het nog steeds nodig zijn om een bepaald aantal facturen ter beoordeling door te sturen, in geval van een mogelijk geschil met een leverancier en uiteindelijk voor aanpassing of goedkeuring.
De sleuteltechnologie hier is elektronische workflow. Een geautomatiseerd proces stelt medewerkers van de crediteurenadministratie in staat om facturen snel via e-mail naar de juiste personen te versturen. In veel gevallen automatiseert het systeem dit zelfs volledig. In tegenstelling tot het versturen van papieren documenten, is de factuur met alle bijbehorende informatie direct beschikbaar voor de beoordelaar. Eenvoudige goedkeuringen kunnen meestal met één klik worden uitgevoerd. De hele cyclus kan slechts enkele minuten of uren in beslag nemen, in plaats van dagen of weken.
Betalingsautorisatie
Zodra facturen in een geautomatiseerd systeem zijn goedgekeurd voor betaling, worden ze direct doorgestuurd naar het financiële systeem voor het inplannen van betalingen op basis van de gebruikelijke factoren zoals de vervaldatum en de kortingsdatum. Het goede nieuws is dat dit veel sneller gebeurt dan bij handmatige factuurverwerking. Dit betekent dat het cashmanagementbeleid naar wens kan worden toegepast en dat besparingen door beschikbare kortingen kunnen worden gerealiseerd. Bovendien worden fouten die door het opnieuw invoeren van gegevens kunnen ontstaan, voorkomen.
Communicatie met de leverancier
In een geautomatiseerd systeem is de status van facturen altijd bekend en elektronisch toegankelijk. Dit maakt het mogelijk om leveranciers zelf informatie te laten opvragen via een beveiligd leveranciersportaal. Dit vermindert niet alleen de werklast voor de afdeling crediteurenadministratie aanzienlijk, maar geeft leveranciers ook gemoedsrust en het gevoel dat uw organisatie "gemakkelijk is om zaken mee te doen". En de tijd die u hen bespaart doordat ze geen achterstallige betalingen meer hoeven na te jagen, kan een belangrijke rol spelen bij toekomstige aankopen of contractonderhandelingen.
Onderschat niet de procentuele besparingen die u in de loop der tijd op uw totale aankoopkosten kunt realiseren.
Rapportage en analyse
Tot slot biedt een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem allerlei rapportage- en analysemogelijkheden die simpelweg niet haalbaar zijn bij handmatige factuurverwerking. Facturen worden elektronisch vastgelegd, gevalideerd en gecodeerd. Doordat dit sneller gebeurt, hebben financiële managers een veel beter inzicht in de kasbehoeften op korte termijn, wat een beter beheer van het werkkapitaal mogelijk maakt. Omdat de verwerking grondiger en nauwkeuriger verloopt, beschikt de inkoopafdeling over betere informatie voor uitgavenanalyses, contractonderhandelingen en leveranciersrelatiebeheer.
Naast deze belangrijkste elementen van automatisering zijn er een aantal belangrijke onderliggende kenmerken die essentieel zijn voor een effectief factuurverwerkingssysteem:
Het basisconcept is eenvoudig: alle facturen moeten op een uniforme, elektronische manier worden verwerkt, zodat zoveel mogelijk facturen "direct" kunnen worden verwerkt met minimale of geen menselijke tussenkomst, en de communicatie die nodig is voor de afhandeling van uitzonderingen zo snel en duidelijk mogelijk verloopt.
De belangrijkste elementen van automatisering zijn:
Factuurregistratie
De eerste stap is het omzetten van alle ontvangen facturen naar een gestandaardiseerd elektronisch bestand, dat vervolgens in alle andere automatiseringsstappen gebruikt kan worden. Papieren facturen kunnen indien nodig handmatig worden ingevoerd, hoewel dit proces kan worden gestroomlijnd met behulp van gemakkelijk verkrijgbare documentscan- en OCR-technologie. Elektronische facturen van handelsnetwerken, een leveranciersportaal en andere ondersteunende systemen hoeven alleen maar te worden omgezet naar uw standaardformaat.
In de praktijk zult u waarschijnlijk verschillende methoden gebruiken om facturen vast te leggen, met als doel het percentage handmatig ingevoerde facturen in de loop der tijd te verlagen. Maar let op: in tegenstelling tot wat sommigen denken, levert het stroomlijnen van het vastleggen van facturen lang niet zoveel besparing op als het stroomlijnen van de verwerking ervan. Scannen en e-factureren zijn slechts voorbereidende stappen en dragen op zichzelf weinig bij aan kostenbesparing. De automatisering van de daaropvolgende stappen is waar de echte besparingen te behalen zijn.
Factuurvalidatie en -codering
Deze stap kan erg tijdrovend en kostbaar zijn bij het handmatig verwerken van facturen. Het is bovendien gevoelig voor fouten die de financiële en inkoopgegevens na verloop van tijd vertekenen. In een geautomatiseerd proces moet het systeem factuurgegevens zoals leveranciers-ID, inkoopordernummer, contract-ID, artikelcodes, enz. kunnen gebruiken om automatisch inkoopcategorieën en grootboekrekeningen te bepalen. Geavanceerdere systemen kunnen zelfs na verloop van tijd leren hoe facturen gecodeerd moeten worden, waardoor de benodigde menselijke tussenkomst continu wordt verminderd. Zo kan het systeem bijvoorbeeld leren welke afdelingen gefactureerd moeten worden op basis van telefoonnummers in een complexe telecomrekening. In een geautomatiseerd systeem moet deze stap ook duidelijke en minder duidelijke dubbele facturen signaleren. Factuurafstemming en automatische goedkeuring.
Ook dit kan een flinke klus zijn bij het handmatig verwerken van facturen. En het is een stap die vaak wordt overgeslagen. Crediteurenadministratie (AP) Medewerkers hebben vaak weinig tijd of hebben niet direct toegang tot de juiste informatie. In een geautomatiseerd proces kunnen facturen op basis van inkooporders elektronisch worden vergeleken met inkooporder- en ontvangstbewijzen uit uw inkoopsysteem. Facturen zonder inkooporder kunnen vaak worden vergeleken met contracten. Facturen die overeenkomen, kunnen automatisch worden goedgekeurd voor betaling.
Factuurgegevens zoals vrachtkosten en belastingen kunnen dit natuurlijk ingewikkelder maken dan het op het eerste gezicht lijkt, maar een goed systeem biedt geavanceerde logica en door de gebruiker in te stellen tolerantiebereiken, waardoor een zeer hoog percentage geldige facturen automatisch kan worden goedgekeurd.
Oplossing en goedkeuring van discrepanties
Er zullen altijd wel facturen zijn die twijfelachtig zijn of de goedkeuring van een specifieke manager vereisen. Zelfs met geautomatiseerde matching zal het nog steeds nodig zijn om een bepaald aantal facturen ter beoordeling door te sturen, in geval van een mogelijk geschil met een leverancier en uiteindelijk voor aanpassing of goedkeuring.
De sleuteltechnologie hier is elektronische workflow. Een geautomatiseerd proces stelt medewerkers van de crediteurenadministratie in staat om facturen snel via e-mail naar de juiste personen te versturen. In veel gevallen automatiseert het systeem dit zelfs volledig. In tegenstelling tot het versturen van papieren documenten, is de factuur met alle bijbehorende informatie direct beschikbaar voor de beoordelaar. Eenvoudige goedkeuringen kunnen meestal met één klik worden uitgevoerd. De hele cyclus kan slechts enkele minuten of uren in beslag nemen, in plaats van dagen of weken.
Betalingsautorisatie
Zodra facturen in een geautomatiseerd systeem zijn goedgekeurd voor betaling, worden ze direct doorgestuurd naar het financiële systeem voor het inplannen van betalingen op basis van de gebruikelijke factoren zoals de vervaldatum en de kortingsdatum. Het goede nieuws is dat dit veel sneller gebeurt dan bij handmatige factuurverwerking. Dit betekent dat het cashmanagementbeleid naar wens kan worden toegepast en dat besparingen door beschikbare kortingen kunnen worden gerealiseerd. Bovendien worden fouten die door het opnieuw invoeren van gegevens kunnen ontstaan, voorkomen.
Communicatie met de leverancier
In een geautomatiseerd systeem is de status van facturen altijd bekend en elektronisch toegankelijk. Dit maakt het mogelijk om leveranciers zelf informatie te laten opvragen via een beveiligd leveranciersportaal. Dit vermindert niet alleen de werklast voor de afdeling crediteurenadministratie aanzienlijk, maar geeft leveranciers ook gemoedsrust en het gevoel dat uw organisatie "gemakkelijk is om zaken mee te doen". En de tijd die u hen bespaart doordat ze geen achterstallige betalingen meer hoeven na te jagen, kan een belangrijke rol spelen bij toekomstige aankopen of contractonderhandelingen.
Onderschat niet de procentuele besparingen die u in de loop der tijd op uw totale aankoopkosten kunt realiseren.
Rapportage en analyse
Tot slot biedt een geautomatiseerd factuurverwerkingssysteem allerlei rapportage- en analysemogelijkheden die simpelweg niet haalbaar zijn bij handmatige factuurverwerking. Facturen worden elektronisch vastgelegd, gevalideerd en gecodeerd. Doordat dit sneller gebeurt, hebben financiële managers een veel beter inzicht in de kasbehoeften op korte termijn, wat een beter beheer van het werkkapitaal mogelijk maakt. Omdat de verwerking grondiger en nauwkeuriger verloopt, beschikt de inkoopafdeling over betere informatie voor uitgavenanalyses, contractonderhandelingen en leveranciersrelatiebeheer.
Naast deze belangrijkste elementen van automatisering zijn er een aantal belangrijke onderliggende kenmerken die essentieel zijn voor een effectief factuurverwerkingssysteem:
- Een zeer flexibel archiveringssysteem - Factuurgegevens en bijbehorende informatie, zoals gescande documenten, moeten gedurende hun levenscyclus op veel verschillende manieren bekeken en verwerkt kunnen worden. De mogelijkheid om deze informatie op te zoeken, te ordenen, te sorteren en te filteren op basis van de criteria die belangrijk zijn voor uw organisatie, is essentieel voor de algehele productiviteit.
- Een open architectuur - Om het hierboven beschreven type "factuurverwerkingsengine" te introduceren zonder de bestaande financiële en inkoopsystemen te hoeven vervangen, moet de software zo ontworpen zijn dat deze gemakkelijk toegang heeft tot informatie uit uw bestaande systemen of deze kan importeren.
- Een intuïtieve gebruikersinterface - Hoewel sommige interne processen van uw factuurautomatisering behoorlijk geavanceerd kunnen zijn, moet het systeem gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken zijn voor uw crediteurenadministratie en anderen. Een driewegvergelijking kan bijvoorbeeld wel 20 tot 30 verschillende tests omvatten. Het systeem moet afwijkingen eenvoudig te interpreteren maken en de mogelijkheid bieden om met slechts één of twee klikken de juiste actie te ondernemen. Een intuïtief ontwerp van de gebruikersinterface is essentieel voor de productiviteit van medewerkers.