Jede Rechnung wird erfasst, geprüft und ist bereit zur automatischen Verarbeitung
Proactis Invoice Capture verarbeitet alle Rechnungsarten über eine einzige Plattform – unabhängig vom Format Ihrer Lieferanten oder der Anzahl der eingehenden Rechnungen.
Jedes Dokument wird präzise erfasst, mit Ihren Einkaufsdaten abgeglichen und ohne manuelle Eingabe in eine strukturierte elektronische Rechnung umgewandelt.
Alle Formate werden vom ersten Tag an betreut.
Papierrechnungen werden mithilfe einer Kombination aus künstlicher Intelligenz (KI) und fortschrittlicher OCR-Technologie eingescannt und digitalisiert.
PDFs und E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst. Lieferanten können Rechnungen auch direkt über XML einreichen.
Warum Finanzteams sich für Proactis Invoice Capture entscheiden
Fortschrittliche OCR für präzise Datenextraktion
Die fortschrittliche OCR-Technologie extrahiert alle relevanten Daten präzise aus Papier- und PDF-Rechnungen und eliminiert so die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehler.
Jedes Dokument wird in einen strukturierten elektronischen Datensatz umgewandelt, der die für Ihr Finanzsystem erforderlichen Informationen enthält.
Elektronische Rechnungsstellung für jeden Lieferanten
Lieferanten mit hohem Bestellaufkommen können Rechnungen direkt per XML oder EDI einreichen. Lieferanten mit geringerem Bestellaufkommen nutzen das Self-Service-Portal oder PO Flip.
Jeder Lieferant hat seine bevorzugte Vorgehensweise – daher können Sie auf elektronische Rechnungsstellung umstellen, ohne dass die Lieferanten ihre Arbeitsweise ändern müssen.
Lässt sich mit jedem ERP- oder Finanzsystem verbinden.
Elektronische Rechnungen werden direkt in Ihr gewähltes Finanzsystem zur Abstimmung und Genehmigung eingespeist. Proactis ist mit allen gängigen ERP-Plattformen wie SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics und Workday kompatibel – Ihre bestehenden Systeme bleiben also unverändert.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Finanzteams nutzen Proactis Invoice Capture, um manuelle Prozesse zu eliminieren und ihre Kreditorenbuchhaltung präziser, schneller und kontrollierter zu gestalten. Hier sind drei ihrer Ergebnisse.
60 % Einsparungen bei den Kreditorenkosten und Verbesserung der pünktlichen Zahlungen auf 95 %
Nuclear Restoration Services, ein spezialisiertes Unternehmen für den Rückbau von Kernkraftwerken, implementierte Proactis Invoice Capture in Kombination mit Unit4 Business World. Die Kosten der Rechnungsverarbeitung sanken um 60 % und die Pünktlichkeitsquote verbesserte sich auf 95 %, wodurch das Unternehmen seine Zahlungsverpflichtungen vollständig erfüllte.
Reduzierung der Kreditorenkosten, wobei 95 % der Zahlungen pünktlich erfolgen.
35 % Reduzierung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung
P&O Ferrymasters, ein Logistikunternehmen für Fracht- und Fährtransporte, implementierte Proactis Invoice Capture in Verbindung mit Unit4 Financials, um die manuelle Rechnungsbearbeitung zu ersetzen. Das Unternehmen senkte die Kosten der Rechnungsverarbeitung um 35 % und entlastete so das Kreditorenbuchhaltungsteam, das sich nun auf Ausnahmefälle und die Lieferantenbeziehungen konzentrieren konnte.
Reduzierung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung
Derbyshire Support and Facilities Services reduziert die manuelle Rechnungserfassung mit Proactis Invoice Capture um 96 %.
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, hat ihre Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung durch die Implementierung von Proactis Invoice Capture, integriert in ihre bestehende Unit4 ERP-Lösung, deutlich verbessert.
In 7 Wochen beginnt der Go-Live.
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Häufig gestellte Fragen
Erfahren Sie, wie Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor Proactis nutzen, um die Kontrolle zu verbessern, die Einhaltung von Vorschriften zu stärken und einen klaren Überblick über Beschaffung und Ausgaben zu gewinnen.
Wie verarbeitet die Rechnungserfassung unterschiedliche Rechnungsformate?
Proactis Invoice Capture verarbeitet alle gängigen Rechnungsformate über eine einzige Plattform. Papierrechnungen werden gescannt und mithilfe von OCR-Technologie digitalisiert.
PDF- und E-Mail-Rechnungen werden automatisch erfasst und extrahiert. Elektronische Rechnungen werden direkt über XML empfangen.
Was versteht man unter durchgängiger Rechnungsverarbeitung?
Straight-Through-Processing (STP) bedeutet, dass eine Rechnung erfasst, validiert, anschließend in der Purchase-to-Pay-Lösung abgeglichen und ohne manuelles Eingreifen an Ihr Finanz-/ERP-System zur Zahlung weitergeleitet wird.
Proactis Invoice Capture unterstützt die durchgängige Datenerfassung für Rechnungen, indem es die Extraktion von Rechnungsdaten optimiert, bei denen alle Rechnungswerte im Dokument vorhanden und korrekt sind, und diese dann in den Abgleichprozess übergibt. Mit dem erstmaligen Rechnungsabgleich und der durchgängigen Datenerfassung wird das Ziel der „Zero-Touch“- oder „Straight-Through-Processing“-Verarbeitung erreicht.
Ausnahmen – Während des Datenerfassungsprozesses werden nicht konforme Rechnungen hervorgehoben. Beispiele hierfür sind fehlende Bestellnummern oder Rechnungen, die noch nicht eingerichtet wurden. Hier bietet Proactis Invoice Capture eine leistungsstarke Abfragefunktion. Die identifizierten Rechnungen können zur Überprüfung eingereicht und anschließend entweder vom Lieferanten über Self-Service-Funktionen oder intern innerhalb der Organisation gelöst werden.
Wie funktioniert „Keine Bestellung, keine Zahlung“ bei Proactis?
Wenn eine Rechnung ohne gültige Bestellnummer eingeht, hält Proactis Invoice Capture diese automatisch zurück und benachrichtigt den Lieferanten.
Lieferanten können sich im Self-Service-Portal anmelden, um die fehlende Bestellnummer hinzuzufügen oder andere Probleme direkt zu beheben – ohne Ihr Kreditorenbuchhaltungsteam kontaktieren zu müssen.
Die Rechnung wird erst dann zur Bearbeitung freigegeben, wenn sie Ihre festgelegten Kriterien erfüllt. Dadurch wird Ihre Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ konsequent und flächendeckend umgesetzt, ohne dass Ihr Finanzteam manuelle Prüfungen durchführen muss.
Entdecken Sie die gesamte Produktpalette von Proactis.
AP Automation
Die Rechnungserfassung bildet die Erfassungsschicht der vollständigen AP-Automatisierungssuite. Proactis AP Automation verbindet Erfassung, Validierung, Abgleich, Genehmigung und Zahlung in einem einzigen, durchgängigen Prozess.
Invoice Capture Managed Service
Sie möchten die Vorteile der Rechnungserfassung nutzen, ohne sie intern verwalten zu müssen? Proactis bietet Ihnen einen Komplettservice, der den gesamten Erfassungsprozess für Sie übernimmt – unterstützt durch unser Team und unsere Technologie.
Purchase-to-Pay
Verknüpfen Sie die Rechnungserfassung mit dem gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Proactis Purchase-to-Pay stellt sicher, dass jede Rechnung mit einer konformen Bestellung abgeglichen wird, sodass erfasste Rechnungen häufiger direkt verarbeitet werden.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lassen Sie uns reden
Sie brauchen keine detaillierte Beschreibung Ihres Anliegens, um mit uns zu sprechen. Schildern Sie uns einfach, was Sie gerade frustriert, und wir besprechen offen und ehrlich, wie wir Ihnen helfen können.