Derbyshire Support and Facilities Services reduziert die manuelle Rechnungserfassung mit Proactis Invoice Capture um 96 %.
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, hat ihre Effizienz in der Kreditorenbuchhaltung durch die Implementierung von Proactis Invoice Capture, integriert in ihre bestehende Unit4 ERP-Lösung, deutlich verbessert.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Bearbeitete Dokumente
Mehr als 30.000 in den ersten sechs Monaten nach der Inbetriebnahme
Reduzierung der manuellen Dateneingabe
96 %
Implementierungszeit
In 7 Wochen beginnt der Go-Live.
Systemintegration
Unit4 ERP
Wie Proactis geholfen hat
„Die Implementierung von Proactis Invoice Capture hat unsere Erwartungen übertroffen, und die Lösung lässt sich nahtlos in unsere Unit4 ERP-Lösung integrieren. Die so schnell erreichten niedrigen manuellen Eingabequoten haben es uns ermöglicht, den Wert der Lösung rasch zu realisieren.“
- Daniel Owen, Leiter Finanzsysteme, Derbyshire Support and Facilities Services
Reduzierung der manuellen Rechnungserfassung um 96 %
Über die Rechnungserfassung wurden in den ersten sechs Monaten nach der Inbetriebnahme mehr als 30.000 Dokumente verarbeitet.
Die Funktionalität des Anfrageschalters wurde eingeführt, um die Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ elektronisch zu untermauern.
Die Implementierung erfolgte zügig und wurde innerhalb eines siebenwöchigen Projektzeitraums abgeschlossen.
Nicht konforme Rechnungen wurden elektronisch an die Lieferanten zurückgeleitet, wodurch Verzögerungen reduziert und die Finanzkontrolle gestärkt wurden.
Frühzeitig wurden messbare, greifbare Vorteile erzielt, wodurch der Nutzen der Lösung beschleunigt wurde.
Die Nutzung der bestehenden Unit4-ERP-Investition wurde durch nahtlose Integration gestärkt.
Es wurden weitere Möglichkeiten zur Expansion in andere Bereiche der modularen Source-to-Pay-Plattform von Proactis identifiziert.
Übersicht
Nach einer zügigen Implementierungsphase von sieben Wochen hat DSFS mit der Lösung bereits über 30.000 Dokumente verarbeitet. Dabei kam eine Kombination der neuesten Erfassungstechnologien, einschließlich künstlicher Intelligenz, zum Einsatz, um den manuellen Aufwand für die Rechnungsverarbeitung schnell und deutlich zu reduzieren.
Herausforderung
Als Tochtergesellschaft, die im Auftrag eines NHS Foundation Trust Einrichtungen und Unterstützungsleistungen erbringt, benötigte DSFS ein Kreditorenbuchhaltungsverfahren, das ein signifikantes und stetig wachsendes Volumen an Lieferantenrechnungen verarbeiten konnte, ohne den Verwaltungsaufwand für das Finanzteam zu erhöhen. Die manuelle Eingabe von Rechnungsbeträgen war zeitaufwändig und führte zu Verzögerungen bei der Bearbeitung sowie zu einer uneinheitlichen Anwendung der Einkaufsrichtlinien.
DSFS musste zudem seine Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ konsequent durchsetzen und sicherstellen, dass Rechnungen ohne gültige Bestellnummer identifiziert und an die Lieferanten zurückgesendet werden, anstatt manuell bearbeitet zu werden. Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die sich nahtlos in das bestehende Unit4-ERP-System integrieren ließ, schnell implementiert werden konnte und von Anfang an messbaren Mehrwert bot.
Lösung
DSFS implementierte Proactis Invoice Capture und integrierte es direkt in seine bestehende Unit4 ERP-Lösung. Das Projekt wurde innerhalb von sieben Wochen von der Planung bis zum Go-Live abgeschlossen, was eine schnelle und reibungslose Implementierung widerspiegelt.
Die Lösung kombiniert modernste Erfassungstechnologien, einschließlich künstlicher Intelligenz, um die manuelle Eingabe von Rechnungswerten deutlich zu reduzieren. Ein zentraler Bestandteil der Implementierung war die Einführung der Abfragefunktion in die Rechnungserfassung. Dadurch kann DSFS seine Richtlinie „Keine Bestellung, keine Zahlung“ elektronisch absichern. Rechnungsabweichungen, beispielsweise solche ohne gültige Bestellnummer, werden nun elektronisch an den Lieferanten zurückgesendet. So kann DSFS die Finanzkontrollen konsequent durchsetzen, Verzögerungen minimieren und die pünktliche Bezahlung der Lieferanten sicherstellen.
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