Nuclear Restoration Services optimiert die Rechnungsverarbeitung und erzielt 60 % Kosteneinsparungen in der Kreditorenbuchhaltung.
Nuclear Restoration Services automatisierte die Kreditorenbuchhaltung mit Proactis, senkte die Kosten um 60 %, halbierte die Teamgröße und steigerte die Pünktlichkeitsquote der Zahlungen auf 95 %.
Sektor
Energie
Zahlungsverhalten
Pünktlichkeitsquote von 75–80 % auf 95 % verbessert
Rechnungen verarbeitet
34.000 pro Jahr
Systemintegration
Unit4 Business World
Kunde seit
2011
Wie Proactis geholfen hat
„Wir nutzen jetzt ein System zur durchgängigen Rechnungsverarbeitung. Dies spart nicht nur Zeit beim Personal, sondern verbessert auch unsere Fähigkeit, Rechnungen pünktlich zu bezahlen.“
Carl Jenner, Governance- und Zahlungsbuchhalter, Nuclear Restoration Services (ehemals Magnox Limited)
Durch die interne Verlagerung der Rechnungsverarbeitung wurde eine Reduzierung der Kreditorenbuchhaltungskosten um 60 % erzielt.
Verbesserung der pünktlichen Zahlungsleistung von ca. 75–80 % auf 95 %
Reduzierung der Mitarbeiterzahl im Kreditorenbuchhaltungsteam von acht Vollzeitäquivalenten auf vier, einschließlich eines Kreditorenbuchhaltungsleiters
Die automatische Rechnungsverarbeitung für den Großteil der Rechnungen wurde ermöglicht, eine manuelle Bearbeitung ist nicht erforderlich.
Gewährleistete während des gesamten Prozesses sofortige Transparenz über den Status jeder einzelnen Rechnung.
Die Abhängigkeit von einem separaten SharePoint-System für die Rechnungsspeicherung und das Abfragemanagement wurde beseitigt.
Durch die Automatisierung von Routineverarbeitungsaufgaben wurden Mitarbeiter freigesetzt, die sich nun auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
Stärkung der Lieferantenbeziehungen durch schnellere und zuverlässigere Zahlungspraktiken
Überblick
Nuclear Restoration Services (ehemals Magnox Limited) ist im Auftrag der Nuclear Decommissioning Authority für den sicheren Betrieb von zwölf kerntechnischen Standorten in Großbritannien verantwortlich. Angesichts eines kostenintensiven, manuellen Rechnungsverarbeitungsprozesses, der die staatlichen Zahlungsziele nicht erreichte, implementierte das Unternehmen Proactis Invoice Capture in Kombination mit Unit4. Das Ergebnis war eine vollautomatisierte Lösung für die durchgängige Rechnungsverarbeitung, die die Kosten der Kreditorenbuchhaltung um 60 % senkte, den Personalbedarf halbierte und die Pünktlichkeitsquote der Zahlungen von rund 75–80 % auf 95 % verbesserte.
Herausforderung
Nuclear Restoration Services (ehemals Magnox Limited) ist ein Unternehmen mit einer Lizenz für die Stilllegung von Kernkraftwerken, das unter der Aufsicht der Nuclear Decommissioning Authority (NDA) steht, die gemäß dem Energy Act 2004 gegründet wurde. Die Organisation ist für die sichere Verwaltung von 12 Kernkraftwerksstandorten in Großbritannien verantwortlich.
Vor der Einführung von Proactis war die Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens ausgelagert. Rechnungen trafen per Post und E-Mail ein, wurden manuell eingescannt und in ein SharePoint-Repository hochgeladen und anschließend remote zur Zahlung freigegeben. Der Zugriff auf Rechnungsbilder für Rückfragen erforderte die Anmeldung in einem separaten System, was zeitaufwändig und unzuverlässig war. Die Pünktlichkeitsquote lag bei etwa 75–80 % – deutlich unter den staatlichen Vorgaben für Organisationen des öffentlichen Sektors.
Das Verfahren war kostspielig, erforderte ein Team von acht Vollzeitkräften und bot nur eingeschränkte Echtzeit-Transparenz des Rechnungsstatus. Das Unternehmen musste die Funktion intern abwickeln, die Kosten deutlich senken, die Zahlungsabwicklung verbessern und jederzeit im Prozess sofortigen Zugriff auf Rechnungen erhalten.
Lösung
Nuclear Restoration Services entschied sich für Proactis Invoice Capture und nutzte dabei die etablierte strategische Integration mit Unit4 Business World. Der zuvor zeitaufwändige manuelle Prozess wurde durch eine vollautomatisierte Lösung ersetzt. Alle Rechnungen – unabhängig vom Format (Papier oder elektronisch) – werden nun direkt vom Proactis Invoice Capture Managed Service verarbeitet, wodurch das Scannen und manuelle Eingeben von Daten entfällt.
Per E-Mail gesendete PDF-Rechnungen werden automatisch importiert. Eine intelligente Datenerfassung extrahiert und bereinigt dabei die wichtigsten Rechnungsdaten. Bei fehlerhaften Rechnungen – beispielsweise fehlenden Bestellnummern – ermöglicht ein webbasiertes Anfrageportal dem Team, direkt mit den Lieferanten in Kontakt zu treten und Probleme effizient zu lösen. Gescannte Rechnungen werden in Unit4 stets der entsprechenden Transaktion zugeordnet, sodass jederzeit Zugriff auf das vollständige Rechnungsbild besteht.
Die nahtlose Integration zwischen Proactis und Unit4 gewährleistet, dass eine Rechnung, sobald sie mit einem Wareneingang abgeglichen wurde, automatisch zur Zahlung weitergeleitet wird – wodurch für die überwiegende Mehrheit der Rechnungen ein völlig berührungsloser Prozess entsteht.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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