Elke factuur vastgelegd, gevalideerd en automatisch klaar voor verwerking
Proactis Invoice Capture verwerkt alle factuurtypen via één platform - ongeacht het formaat dat uw leveranciers gebruiken of het aantal facturen dat u ontvangt.
Elk document wordt nauwkeurig vastgelegd, gevalideerd aan de hand van uw inkoopgegevens en omgezet in een gestructureerde eInvoice zonder handmatige invoer.
Elk formaat, verwerkt vanaf dag één
Papieren facturen worden gescand en gedigitaliseerd met behulp van een combinatie van Artificial Intelligence (AI) en geavanceerde OCR-technologie.
PDF's en e-mailbijlagen worden automatisch vastgelegd. Leveranciers kunnen facturen ook rechtstreeks indienen via XML
Waarom financiële teams kiezen voor Proactis Invoice Capture
Geavanceerde OCR voor nauwkeurige gegevensextractie
Geavanceerde OCR-technologie extraheert nauwkeurig alle relevante gegevens uit papieren en PDF-facturen, waardoor handmatige invoer en de bijbehorende fouten worden geëlimineerd.
Elk document wordt omgezet in een gestructureerd elektronisch record met de informatie die uw financieel systeem nodig heeft.
eInvoicing voor elke leverancier
Leveranciers met grote volumes kunnen facturen rechtstreeks indienen via XML of EDI. Leveranciers met lagere volumes gebruiken het selfservice-portaal of PO Flip.
Elke leverancier heeft een route die voor hen werkt - zodat u kunt overstappen op elektronisch factureren zonder dat leveranciers hun werkwijze hoeven te veranderen.
Verbinding met elk ERP- of financieel systeem
eInvoices worden rechtstreeks in uw gekozen financieel systeem ingevoerd voor koppeling en goedkeuring. Proactis integreert met alle grote ERP-platformen, waaronder SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics en Workday - zodat uw bestaande systemen op hun plaats blijven.
Bewezen resultaten van organisaties zoals de uwe
Financiële teams maken gebruik van Proactis Invoice Capture om handmatige verwerking te elimineren en nauwkeurigheid, snelheid en controle te brengen in hun AP-functie. Dit zijn drie van hun resultaten.
60% AP-kostenbesparing en tijdige betalingen verbeterd naar 95%
Nuclear Restoration Services - een gespecialiseerde organisatie voor nucleaire ontmanteling - implementeerde Proactis Invoice Capture geïntegreerd met Unit4 Business World. De factuurverwerkingskosten daalden met 60% en de tijdige betalingsprestaties verbeterden naar 95%, waardoor de organisatie volledig voldeed aan haar betalingsverplichtingen.
Verlaging van AP-kosten, met tijdige betalingen die 95% bereiken
35% verlaging van factuurverwerkingskosten
P&O Ferrymasters - een logistiek bedrijf voor vracht- en veertransport - implementeerde Proactis Invoice Capture geïntegreerd met Unit4 Financials ter vervanging van handmatige factuurverwerking. De organisatie reduceerde de factuurverwerkingskosten met 35%, waardoor het AP-team zich kon richten op uitzonderingen en leveranciersrelaties.
Verlaging van factuurverwerkingskosten
Krijg begeleiding die is afgestemd op jouw organisatie
Of je nu opties verkent of een specifieke inkoop- of finance-uitdaging wilt aanpakken, onze experts staan klaar om je te helpen. Spreek met een Proactis-specialist om je prioriteiten te bespreken, je opties te begrijpen en te verkennen hoe onze oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Veelgestelde vragen
Bekijk hoe organisaties in de publieke en private sector Proactis gebruiken om de controle te verbeteren, compliance te versterken en duidelijk inzicht te krijgen in inkoop en uitgaven.
Hoe verwerkt invoice capture verschillende factuurformateHn?
Proactis Invoice Capture accepteert alle gangbare factuurformaten via één platform.
Papieren facturen worden gescand en gedigitaliseerd met behulp van OCR-technologie. PDF- en e-mailfacturen worden automatisch vastgelegd en geëxtraheerd.
Elektronische facturen worden rechtstreeks ontvangen via XML.
Wat is straight-through factuurverwerking?
Straight-Through-Processing (STP) betekent dat een factuur wordt vastgelegd, gevalideerd, vervolgens downstream gekoppeld in de Purchase-to-Pay-oplossing en zonder enige handmatige tussenkomst doorgestuurd naar uw financieel/ERP-systeem voor betaling.
Proactis Invoice Capture helpt bij het realiseren van straight-through gegevensvastlegging voor facturen door de extractie van factuurgegevens te optimaliseren wanneer alle factuurwaarden aanwezig en correct zijn op het document, en deze vervolgens vrij te geven in het koppelingsproces.
Met first-time factuuropvolging en straight-through gegevensvastlegging wordt het doel van "zero touch" of "Straight-Through-Processing" bereikt. Uitzonderingen - Tijdens het gegevensvastleggingsproces worden niet-conforme facturen gemarkeerd; voorbeelden zoals ontbrekende inkoopordernummers of leveranciers die nog niet zijn ingesteld, kunnen veelvoorkomende uitzonderingen vóór koppeling zijn.
Dit is waar Proactis Invoice Capture een krachtige querydesk-functionaliteit biedt: de geïdentificeerde facturen kunnen in query worden geplaatst en vervolgens worden opgelost door de leverancier via selfservice-mogelijkheden of via interne afhandeling binnen de organisatie.
Hoe werkt 'No PO, No Pay' in Proactis?
Wanneer een factuur binnenkomt zonder een geldig inkoopordernummer, wordt deze automatisch door Proactis Invoice Capture tegengehouden en wordt de leverancier op de hoogte gesteld.
Leveranciers kunnen inloggen op het selfservice-portaal om het ontbrekende PO-nummer toe te voegen of andere problemen rechtstreeks te corrigeren — zonder contact op te nemen met uw AP-team.
De factuur wordt pas vrijgegeven voor verwerking zodra deze voldoet aan uw gedefinieerde criteria.
Dit handhaaft uw 'No PO, No Pay'-beleid consistent en op schaal, zonder te vertrouwen op handmatige controle door uw financieel team.
Ontdek de volledige suite van Proactis-oplossingen
AP Automation
Invoice Capture is de vastleggingslaag van de volledige AP Automation-suite. Proactis AP Automation verbindt vastlegging met validatie, koppeling, goedkeuring en betaling in één end-to-end proces.
Invoice Capture Managed Service
Wilt u de voordelen van invoice capture zonder het intern te beheren? Proactis biedt een volledig beheerde service die het gehele vastleggingsproces namens u afhandelt - ondersteund door ons team en onze technologie.
Purchase-to-Pay
Verbind invoice capture met de volledige purchase-to-pay-cyclus. Proactis Purchase-to-Pay zorgt ervoor dat elke factuur wordt gekoppeld aan een conforme inkooporder, zodat vastgelegde facturen vaker rechtstreeks worden verwerkt.
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Laten we praten
Je hebt geen uitgebreide briefing nodig om met ons te praten. Vertel ons wat je op dit moment frustreert, en we gaan een open gesprek aan over hoe we je kunnen helpen.