Rechnungserfassung als Dienstleistung, nicht als Projekt
Nicht jede Organisation verfügt über die internen Ressourcen oder das Fachwissen, um eine Software zur Rechnungserfassung intern zu implementieren und zu betreiben.
Mit dem Proactis Invoice Capture Managed Service erhalten Sie die gleichen Ergebnisse – schnellere Verarbeitung, weniger Fehler, bessere Daten – ohne den Aufwand, die Technologie selbst zu verwalten.
Schnell einsatzbereit, mit minimalem Aufwand
Proactis übernimmt für Sie die gesamte Einrichtung und das Onboarding. Ihre Rechnungen werden schnell erfasst und verarbeitet, ohne dass dafür umfangreiche interne Projektressourcen oder technisches Fachwissen erforderlich sind.
Wir kümmern uns um die Komplexität, damit sich Ihr Team auf das Tagesgeschäft konzentrieren kann.
Warum sich Unternehmen für den Managed Service von Proactis entscheiden
Der Proactis Invoice Capture Managed Service bietet Finanzteams die Vorteile der Automatisierung ohne deren Komplexität – ein schnellerer und unkomplizierterer Weg zu einer effizienteren Kreditorenbuchhaltung.
Schnelle Wertschöpfung: Da Proactis die Einrichtung, die Lieferantenintegration und die laufende Servicebereitstellung übernimmt, können Unternehmen Rechnungen schneller verarbeiten als bei einer üblicherweise eigenständig durchgeführten Implementierung. Sie profitieren sofort, ohne langwieriges internes Projekt.
Skaliert mit Ihrem Rechnungsvolumen – egal ob dieses saisonal oder dauerhaft steigt, der Managed Service wächst mit Ihnen. Sie müssen weder Personal einstellen noch schulen oder in zusätzliche Infrastruktur investieren – Proactis passt die Kapazität bedarfsgerecht an.
Der Service ist kontinuierlich verbessert und daher nicht statisch. Proactis überwacht die Leistung, identifiziert Optimierungspotenziale für die Verarbeitungsgeschwindigkeit und setzt Verbesserungen proaktiv um. Ihre Kreditorenbuchhaltung optimiert sich kontinuierlich, ohne dass Ihr Team zusätzlichen Aufwand betreiben muss.
Sie benötigen keine internen Experten. Der Managed Service ist für Unternehmen konzipiert, die die Vorteile der Rechnungsautomatisierung nutzen möchten, ohne intern über spezialisiertes Wissen im Bereich Kreditorenbuchhaltung verfügen zu müssen. Proactis stellt das Know-how, die Technologie und die laufende Verwaltung bereit – Sie liefern die Rechnungen.
Mit dem Proactis Invoice Capture Managed Service erhalten Sie
Vollständige Rechnungserfassung
Jede Rechnung wird als elektronische Rechnung empfangen, verarbeitet und zugestellt.
Papierrechnungen werden in einem spezialisierten Bearbeitungszentrum entgegengenommen und eingescannt. PDF- und E-Mail-Rechnungen werden automatisch erfasst. Elektronische Rechnungen werden per XML, Portal oder EDI empfangen. Alle Formate werden einheitlich verarbeitet – ohne dass Ihr Team den Erfassungsprozess verwalten muss.
Lieferantenintegration
Wir übernehmen die Umstellung Ihrer Lieferanten auf die elektronische Rechnungsstellung.
Proactis übernimmt die Kommunikation mit den Lieferanten sowie deren Registrierung und Anbindung an das elektronische Rechnungsportal.
Die Lieferanten werden von unserem Team durch den gesamten Prozess begleitet, wodurch Ihre Kreditorenbuchhaltung entlastet und der Ãœbergang von Papier- und PDF-Rechnungen beschleunigt wird.
Validierung und Abgleich
Jede Rechnung wird geprüft, bevor sie Ihr Finanzsystem erreicht.
Rechnungen werden automatisch auf Duplikate geprüft, mit den Lieferantendaten abgeglichen und mit den Bestellungen abgeglichen.
Ausnahmen werden vom Proactis-Team bearbeitet, wobei Lieferanten direkt kontaktiert werden, um fehlende Bestellnummern oder Unstimmigkeiten zu klären – ohne dass Ihre internen Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung einbezogen werden müssen.
ERP-Bereitstellung
Validierte elektronische Rechnungen werden direkt an Ihr Finanzsystem übermittelt.
Sobald die elektronischen Rechnungen erfasst und validiert wurden, werden sie direkt in Ihr ERP- oder Finanzsystem zur Genehmigung und Zahlung eingespeist.
Proactis übernimmt die Integration und überwacht die Zustellung, um einen konsistenten und zuverlässigen Ablauf der Rechnungsverarbeitung sicherzustellen.
Nachweisbare Erfolge von Organisationen wie Ihrer
Finanzteams in der Logistik, im Hochschulwesen und in der Kommunalverwaltung haben Proactis eingesetzt, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und die Kosten und Komplexität der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren. Hier sind drei ihrer Ergebnisse.
Durchgängige Verarbeitung von 10.000 Rechnungen in 30 Währungen
Die Roll Group, ein Unternehmen für Schwerlast- und Transportlogistik mit jährlich 10.000 Rechnungen in 30 Währungen, hat Proactis Invoice Capture in Kombination mit Twinfield implementiert. Die komplexe Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Währungen wird nun automatisiert abgewickelt. Die durchgängige Verarbeitung macht manuelle Eingriffe überflüssig.
Währungen werden über eine automatisierte, durchgängige Rechnungsverarbeitung abgewickelt.
Zentralisierte, automatisierte Rechnungsverarbeitung mit verbesserter Pünktlichkeit der Zahlungen
Die University of Essex, die jährlich 25.000 Rechnungen verarbeitet, implementierte Proactis Invoice Capture in Kombination mit Unit4 Business World, um ihren fragmentierten, manuellen Kreditorenbuchhaltungsprozess zu ersetzen. Die Rechnungsverarbeitung wurde zentralisiert und automatisiert, wodurch die Pünktlichkeit der Zahlungen im gesamten Institut verbessert wurde.
Rechnungen werden jährlich über eine zentrale automatisierte Erfassung verarbeitet.
60 % Reduzierung der Rechnungsbearbeitungszeit: von 72 Stunden auf unter 24 Stunden
Die Stadtverwaltung Bedford, die jährlich 42.000 Rechnungen verarbeitet, hat Proactis Invoice Capture in ihre Unit4-Unternehmenssoftware integriert. Die Rechnungsbearbeitungszeit sank von 72 auf unter 24 Stunden – eine Verbesserung um 60 %. Dadurch wurde die Buchhaltung von manuellen Aufgaben entlastet und die Zahlungsabwicklung optimiert.
Reduzierung der Rechnungsbearbeitungszeit, von 72 auf unter 24 Stunden
Erhalten Sie auf Ihre Organisation zugeschnittene Beratung.
Ob Sie Optionen ausloten oder eine konkrete Herausforderung im Bereich Beschaffung oder Finanzen bewältigen möchten – unsere Experten unterstützen Sie gern. Sprechen Sie mit einem Proactis-Spezialisten, um Ihre Prioritäten zu besprechen, Ihre Möglichkeiten zu verstehen und herauszufinden, wie unsere Lösungen Ihr Unternehmen unterstützen können.
Entdecken Sie die gesamte Proactis-Plattform
Invoice Capture
Sie möchten die Rechnungserfassung lieber intern abwickeln? Proactis Invoice Capture bietet Ihrem Team die gleiche Technologie, jedoch mit voller Kontrolle über Plattform, Konfiguration und Lieferantenmanagement.
AP Automation
Der Managed Service ist Teil der vollständigen AP-Automatisierungssuite. Proactis AP Automation verbindet die Rechnungserfassung mit Validierung, Abgleich, Genehmigung und Zahlung in einem einzigen durchgängigen Prozess.
Purchase-to-Pay
Verknüpfen Sie die Rechnungsverarbeitung mit dem gesamten Purchase-to-Pay-Zyklus. Proactis Purchase-to-Pay stellt sicher, dass jede Rechnung mit einer konformen Bestellung abgeglichen wird – so werden mehr Rechnungen direkt verarbeitet.
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