Chaque facture est capturée, validée et prête à être traitée automatiquement
Proactis Invoice Capture gère tous les types de factures via une plateforme unique, quel que soit le format utilisé par vos fournisseurs ou le nombre de factures que vous recevez.
Chaque document est capturé avec précision, validé par rapport à vos données d'achat et converti en une facture électronique structurée sans saisie manuelle.
Tous les formats, pris en charge dès le premier jour
Les factures papier sont scannées et numérisées grâce à une combinaison d'intelligence artificielle (IA) et de technologie OCR avancée.
Les fichiers PDF et les pièces jointes aux e-mails sont automatiquement capturés. Les fournisseurs peuvent également soumettre leurs factures directement au format XML.
Pourquoi les équipes financières choisissent Proactis Invoice Capture
OCR avancé pour une extraction de données précise
La technologie OCR avancée extrait avec précision toutes les données pertinentes des factures papier et PDF, éliminant ainsi la saisie manuelle et les erreurs qui en découlent.
Chaque document est converti en un enregistrement électronique structuré contenant les informations nécessaires à votre système financier.
Facturation électronique pour chaque fournisseur
Les fournisseurs à volume élevé peuvent soumettre leurs factures directement via XML ou EDI. Les fournisseurs à volume plus faible utilisent le portail libre-service ou PO Flip.
Chaque fournisseur a sa propre méthode de travail, vous pouvez donc passer à la facturation électronique sans exiger des fournisseurs qu'ils changent leurs habitudes.
Se connecte à tout système ERP ou financier
Les factures électroniques sont directement intégrées à votre système financier pour rapprochement et approbation. Proactis est compatible avec toutes les principales plateformes ERP, notamment SAP, Unit4, Infor, Oracle, Microsoft Dynamics et Workday ; vos systèmes existants restent donc opérationnels.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
Les équipes financières utilisent Proactis Invoice Capture pour éliminer le traitement manuel et améliorer la précision, la rapidité et le contrôle de leur fonction comptabilité fournisseurs. Voici trois de leurs résultats.
Réduction des coûts liés aux comptes fournisseurs de 60% et amélioration du taux de paiement à temps à 95%
Nuclear Restoration Services, une entreprise spécialisée dans le démantèlement nucléaire, a mis en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à Unit4 Business World. Les coûts de traitement des factures ont diminué de 60 % et le taux de paiement à l'échéance a atteint 95 %, permettant ainsi à l'entreprise de respecter pleinement ses obligations de paiement.
95 % des paiements à temps, coûts AP réduits
Réduction de 35 % des coûts de traitement des factures
P&O Ferrymasters, entreprise de logistique spécialisée dans le transport de marchandises et de ferries, a mis en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à Unit4 Financials, afin de remplacer le traitement manuel des factures. L'entreprise a ainsi réduit ses coûts de traitement des factures de 35%, permettant à son équipe comptabilité fournisseurs de se concentrer sur les exceptions et les relations fournisseurs.
Réduction des coûts de traitement des factures
Derbyshire Support and Facilities Services réduit de 96 % la saisie manuelle des factures grâce à Proactis Invoice Capture
Derbyshire Support and Facilities Services (DSFS), une filiale à 100% de Chesterfield Royal Hospital NHS Foundation Trust, a considérablement amélioré l'efficacité de ses comptes fournisseurs (AP) en mettant en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à sa solution ERP Unit4 existante.
7 semaines, début de la mise en service
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Foire aux questions
Découvrez comment des organisations des secteurs public et privé utilisent Proactis pour améliorer le contrôle, renforcer la conformité et obtenir une visibilité claire sur leurs achats et leurs dépenses
Comment le module de capture de factures gère-t-il les différents formats de factures?
Proactis Invoice Capture accepte tous les formats de factures courants via une plateforme unique. Les factures papier sont scannées et numérisées grâce à la technologie OCR.
Les factures PDF et les factures envoyées par courriel sont automatiquement capturées et extraites. Les factures électroniques sont reçues directement au format XML.
Qu’est-ce que le traitement automatisé des factures?
Le traitement direct de bout en bout (STP) signifie qu'une facture est capturée, validée, puis rapprochée en aval dans la solution d'achat et transmise à votre système financier/ERP pour paiement sans aucune intervention manuelle.
Proactis Invoice Capture contribue à la capture automatisée des données de factures en optimisant l'extraction des données lorsque toutes les valeurs de la facture sont présentes et correctes sur le document, puis en les introduisant dans le processus de rapprochement. Grâce au rapprochement des factures dès la première tentative et à la capture automatisée des données, l'objectif de « zéro intervention » ou de « traitement automatisé » est atteint.
Exceptions - Lors du processus de saisie des données, les factures non conformes sont mises en évidence. Il peut s'agir, par exemple, de numéros de bons de commande manquants ou de fournisseurs non encore configurés. Ces exceptions avant appariement sont courantes. C'est là que Proactis Invoice Capture offre une puissante fonctionnalité de consultation : les factures identifiées peuvent être soumises à une requête, puis résolues soit par le fournisseur via des fonctionnalités en libre-service, soit par une résolution interne au sein de l'organisation.
Comment fonctionne le principe « Pas de bon de commande, pas de paiement » chez Proactis?
Lorsqu'une facture arrive sans numéro de bon de commande valide, Proactis Invoice Capture la bloque automatiquement et en informe le fournisseur.
Les fournisseurs peuvent se connecter au portail libre-service pour ajouter le numéro de commande manquant ou corriger d'autres problèmes directement, sans contacter votre équipe de comptabilité fournisseurs.
La facture n'est traitée que lorsqu'elle répond à vos critères. Cela permet d'appliquer votre politique « Pas de bon de commande, pas de paiement » de manière systématique et à grande échelle, sans intervention manuelle de votre service financier.
Découvrez la gamme complète des solutions Proactis
Accounts Payable Automation
La capture de factures constitue la couche de capture de la suite complète d'automatisation des comptes fournisseurs. Proactis AP Automation relie la capture à la validation, au rapprochement, à l'approbation et au paiement dans un processus unique de bout en bout.
Invoice Capture Managed Service
Vous souhaitez profiter des avantages de la numérisation des factures sans avoir à la gérer en interne ? Proactis propose un service entièrement géré qui prend en charge l’intégralité du processus de numérisation pour vous, grâce à notre équipe et à notre technologie.
Purchase-to-Pay
Intégrez la saisie des factures au cycle complet d'achat. La solution Proactis Purchase-to-Pay garantit que chaque facture est associée à un bon de commande conforme, ce qui permet un traitement plus rapide et automatisé des factures saisies.