Der Bedford Borough Council reduziert die Rechnungsbearbeitungszeit mit Proactis Invoice Capture um über 60 %.
Der Bedford Borough Council hat die Kreditorenbuchhaltung mit Proactis optimiert, die Rechnungsbearbeitung von 72 auf unter 24 Stunden verkürzt, die Teamgröße reduziert und die Compliance durch vollständige Audittransparenz verbessert.
Sektor
Öffentliche Dienstleistungen
Systemintegration
Unit4 Business-Software
Bevölkerung
Ca. 170.000
Rechnungen verarbeitet
42.000 pro Jahr
Kunde seit
2013
Wie Proactis geholfen hat
„Während der Implementierung war das Proactis-Team hervorragend. Sie verfügten über umfassende Softwarekenntnisse und nahmen sich zudem die Zeit, unsere Anforderungen zu verstehen. Bei Fragen standen sie uns jederzeit zur Verfügung. Auch nach der Inbetriebnahme stehen wir in regelmäßigem Kontakt mit Proactis, die uns gerne weiterhilft und unsere Anfragen innerhalb von 24 Stunden beantwortet.“
Steven Rogers, Management Accountant (Treasury), Bedford Borough Council
Reduzierung der Rechnungsbearbeitungszeit von 72 Stunden auf unter 24 Stunden – eine Reduzierung um über 60 %
Dies ermöglichte es, das AP-Team im Rahmen des neuen digitalen Betriebsmodells des Rates von 7 auf 5 Vollzeitäquivalente zu reduzieren.
Die Kostensenkungsziele des Rates wurden durch verbesserte Effizienz und reduzierten manuellen Bearbeitungsaufwand erreicht.
Wir haben einen vollständigen Prüfpfad für jede eingegangene Rechnung erstellt und bieten so klare Transparenz und einen vollständigen E-Mail-Verlauf für alle Anfragenantworten.
Verbesserte Lieferantenkommunikation durch den dedizierten Anfrageschalter ermöglicht eine schnellere und strukturiertere Lösung von Rechnungsproblemen
Durch einen kontrollierteren und einheitlicheren Bearbeitungsprozess konnte das Volumen nicht konformer Rechnungen reduziert werden.
Nahtlos integriert mit Unit4 Business Software, automatisiert es den Datenfluss zwischen beiden Systemen.
Wir boten fortlaufenden, reaktionsschnellen Support – Anfragen wurden stets innerhalb von 24 Stunden nach der Inbetriebnahme beantwortet.
Übersicht
Der Bedford Borough Council ist eine Einheitsgemeinde, die rund 170.000 Einwohner im gesamten Bezirk Bedford betreut. Im Rahmen eines 2019 eingeführten neuen digitalen Betriebsmodells implementierte der Rat die Lösung Proactis Invoice Capture, die in sein Unit4-Unternehmenssoftwaresystem integriert ist. Die Lösung verkürzte die Rechnungsbearbeitungszeit von 72 auf unter 24 Stunden, ermöglichte die Reduzierung der Mitarbeiterzahl im Bereich Kreditorenbuchhaltung von 7 auf 5 Vollzeitstellen und gewährleistete eine vollständige Nachverfolgbarkeit. Dies half dem Rat, seine Kostensenkungsziele zu erreichen und gleichzeitig die Kommunikation mit Lieferanten sowie die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.
Herausforderung
Der Bedford Borough Council ist eine Einheitsgemeinde, die für rund 170.000 Einwohner in über 75.000 Haushalten zuständig ist. Das Finanzteam besteht aus 35 Mitarbeitern; die Kreditorenbuchhaltung benötigte zuvor 7 Vollzeitkräfte zur Bearbeitung von über 42.000 Rechnungen pro Jahr.
Die manuelle Rechnungsverarbeitung – einschließlich der manuellen Indexierung und Erfassung eingehender Rechnungen – war zeitaufwendig und fehleranfällig. Vom Rechnungseingang bis zur Erfassung im System und Genehmigung dauerte der Prozess bis zu 72 Stunden. Das Anfang 2019 eingeführte neue digitale Betriebsmodell des Stadtrats verfolgte das klare Ziel, Kosten und Personal in der Kreditorenbuchhaltung zu reduzieren sowie die Effizienz und Geschwindigkeit des gesamten Rechnungsstellungsprozesses zu verbessern.
Der Rat nutzte bereits die Unternehmenssoftware Unit4 und suchte nach einer Lösung zur Rechnungsverarbeitung, die sich nahtlos in diese integrieren ließe und gleichzeitig volle Transparenz, einen Prüfpfad und eine verbesserte Kommunikation mit den Lieferanten ermöglichen würde.
Lösung
Der Rat entschied sich für Proactis Invoice Capture, das im August 2019 implementiert wurde, aufgrund seiner nahtlosen Integration mit Unit4 und seiner nachgewiesenen Erfolgsbilanz im öffentlichen Sektor. Durch das Zusammenspiel der beiden Systeme wurden klare und automatisierte Kommunikationswege mit den Lieferanten bezüglich des Rechnungsstatus geschaffen, wodurch sichergestellt wurde, dass die in beide Systeme ein- und ausgehenden Informationen korrekt und vollständig automatisiert waren.
Proactis arbeitete während der Implementierung eng mit der Stadtverwaltung zusammen, um eine einheitliche Bearbeitung aller eingehenden Rechnungen zu gewährleisten. So erhielt das Kreditorenbuchhaltungsteam volle Transparenz über jede eingehende Rechnung und einen lückenlosen Prüfpfad vom Eingang bis zur Genehmigung. Ein dediziertes webbasiertes Anfrageportal ermöglicht es dem Team, nicht konforme Rechnungen strukturiert und kontrolliert zu verwalten, die Kommunikation mit Lieferanten zu verbessern und die Anzahl der Ausnahmen im Laufe der Zeit zu reduzieren.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
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