Die Roll Group erreicht durch die durchgängige Rechnungsverarbeitung die volle Kostenkontrolle.
Roll Group hat die Kreditorenbuchhaltung mit Proactis automatisiert und ermöglicht so eine durchgängige Rechnungsverarbeitung, globale Genehmigungen und volle Transparenz der finanziellen Verpflichtungen.
Sektor
Transport & Logistik
Erhaltene Rechnungen
10.000 pro Jahr
Tätig in
USA, Niederlande, Großbritannien, Singapur, Australien
Systemintegration
Twinfield Buchhaltungssoftware
Kunde seit
2014
Wie Proactis geholfen hat
„Die Roll Group verfügt nun über eine einzige Plattform, die die durchgängige Verarbeitung von Eingangsrechnungen einschließlich der Rechnungsfreigabe ermöglicht. Eingehende Rechnungen werden nun digitalisiert, indem sie gescannt und erfasst werden, und anschließend im System eingegeben.“
Rollgruppe
Ermöglichte die durchgängige Verarbeitung aller Eingangsrechnungen, einschließlich automatisierter Genehmigungsweiterleitung und Integration des Buchhaltungssystems.
Weltweite Zugänglichkeit gewährleistet – Rechnungen können jetzt von überall auf der Welt über die Cloud-Plattform genehmigt werden.
Die manuelle Papierbearbeitung wurde abgeschafft, wodurch Fehler im Rechnungsverarbeitungsprozess praktisch eliminiert wurden.
Wir haben für jede Rechnung einen vollständigen und transparenten Prüfpfad bereitgestellt, sodass das Finanzteam jederzeit einen klaren Überblick über den Genehmigungsstatus hat.
Der administrative Aufwand und die Bearbeitungszeit für Rechnungen wurden deutlich reduziert; Rechnungen werden innerhalb von zwei Tagen nach Eingang zur Genehmigung eingereicht.
Ich lieferte zum Monats- und Jahresende einen klaren und vollständigen Überblick über die Ausgaben, die erhaltenen Rechnungen und die ausstehenden Verpflichtungen.
Nahtlos integriert in die Twinfield-Buchhaltungssoftware, automatisiert es den Fluss genehmigter Rechnungen in das Finanzsystem.
Verbesserte Verwaltung langfristiger finanzieller Verpflichtungen durch Vertragsregistrierung in Proactis Contract Management
Überblick
Die Roll Group ist ein führender Spezialist für Schwerlasttransportlösungen und international tätig, unter anderem in den USA, den Niederlanden, Großbritannien, Singapur und Australien. Von ihrem Hauptsitz in den Niederlanden aus verarbeitet die Gruppe jährlich 10.000 Rechnungen in 30 Währungen. Um diesen manuellen, papierbasierten Genehmigungsprozess zu ersetzen, nutzt sie die Proactis Invoice Capture Plattform, die in Twinfield integriert ist. Das Ergebnis: durchgängige Rechnungsverarbeitung, elektronische Genehmigung von überall auf der Welt, lückenlose Dokumentation und ein deutlich transparenterer Überblick über die finanziellen Verpflichtungen zum Monats- und Jahresende.
Herausforderung
Die Roll Group ist ein führender Spezialist für Schwerlasttransporte und -hebungen. Sie besteht aus der Division RollDock, die eine Flotte moderner Schiffe mit speziellen Ladekapazitäten betreibt, und Roll-Lift, die Schwerlasttransporte, -hebungen und Installationen vor Ort anbietet. Die Gruppe ist international mit Niederlassungen in den USA, den Niederlanden, Großbritannien, Singapur und Australien vertreten.
Die Roll Group erhält jährlich rund 10.000 Rechnungen in 30 verschiedenen Währungen, die alle in der Zentrale in den Niederlanden bearbeitet werden. Das rasante internationale Wachstum führte zu zunehmender Komplexität. Rechnungen wurden manuell und ohne transparente Nachvollziehbarkeit weitergeleitet, wodurch es schwierig war, die Genehmigung durch den zuständigen Manager zu bestätigen. Rechnungen gingen verloren und tauchten mitunter überfällig auf. Dem Finanzteam fehlte eine effiziente Möglichkeit, den Rechnungsstatus an den internationalen Standorten zu überwachen.
Die Gruppe benötigte eine sichere, skalierbare Lösung, auf die ihre Mitarbeiter von überall auf der Welt rund um die Uhr zugreifen konnten – mit Integration in ihre Twinfield-Buchhaltungssoftware und klarer Transparenz der finanziellen Verpflichtungen über alle operativen Gesellschaften hinweg.
Lösung
Die Roll Group implementierte die Proactis-Rechnungserfassungsplattform, um ihren manuellen, papierbasierten Prozess durch eine einheitliche, cloudbasierte Lösung für die durchgängige Rechnungsverarbeitung zu ersetzen. Eingehende Rechnungen werden nun mithilfe der Scan- und Erfassungsfunktion digitalisiert und direkt in das System eingegeben. Die Genehmigung erfolgt kostenstellenbezogen, wobei die Rechnungen über einen strukturierten Workflow automatisch an den zuständigen Manager weitergeleitet werden. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen durch eine nahtlose Integration automatisch an das Twinfield-Buchhaltungssystem übermittelt.
Um die Transparenz langfristiger finanzieller Verpflichtungen zu verbessern, nutzt die Roll Group Proactis Contract Management zur Erfassung und Überwachung von Leasingverträgen und anderen langfristigen Verträgen. Die einmalige Registrierung dieser Verträge im System reduziert den administrativen Aufwand bei der Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen und steigert die Effizienz im Finanzbereich.
Die Cloud-basierte Architektur der Plattform ermöglicht die Prüfung, Genehmigung und Bearbeitung von Rechnungen von jedem beliebigen Ort weltweit – eine unerlässliche Fähigkeit für ein Unternehmen, das auf fünf Kontinenten tätig ist.
Über uns
Proactis arbeitet seit 30 Jahren mit Finanz- und Beschaffungsteams zusammen. Wir kennen die Probleme – und wissen, was zu ihrer Behebung nötig ist.
Partner
Wir arbeiten mit einem Netzwerk vertrauenswürdiger ERP-Partner zusammen, die Ihnen dabei helfen, Proactis parallel zu Ihren bestehenden Systemen zu betreiben – und sicherstellen, dass es auch bei der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens weiterhin reibungslos funktioniert.
Kunden
Vom ersten Tag an bis hin zur langfristigen Nutzung arbeitet unser Team eng mit Ihrem zusammen, um sicherzustellen, dass Sie echten Mehrwert aus der Plattform ziehen – und nicht nur einen erfolgreichen Go-Live.
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