La capture des factures est proposée comme un service, et non comme un projet.
Toutes les organisations ne disposent pas des ressources ou de l'expertise internes nécessaires pour mettre en œuvre et exploiter un logiciel de capture de factures en interne.
Le service géré de capture de factures Proactis vous offre les mêmes résultats — un traitement plus rapide, moins d'erreurs, de meilleures données — sans les frais généraux liés à la gestion de la technologie.
Mise en service rapide et sans effort.
Proactis prend en charge l'intégralité du processus de configuration et d'intégration. Vos factures sont saisies et traitées rapidement, sans nécessiter d'importantes ressources internes ni d'expertise technique.
Nous gérons la complexité pour que votre équipe puisse se concentrer sur la gestion de l'entreprise.
Pourquoi les organisations choisissent le service géré Proactis
Le service géré de capture de factures Proactis offre aux équipes financières les avantages de l'automatisation sans la complexité de sa mise en œuvre : une voie plus rapide et moins contraignante vers une fonction de comptabilité fournisseurs plus efficace.
Un retour sur investissement rapide : grâce à la prise en charge par Proactis de la configuration, de l’intégration des fournisseurs et du suivi des prestations, les entreprises traitent leurs factures plus rapidement qu’avec une solution autogérée. Vous constatez rapidement les avantages, sans long projet interne.
Le service s'adapte à votre volume de facturation : qu'il augmente de façon saisonnière ou permanente, le service géré évolue avec vous. Inutile d'embaucher, de former du personnel ou d'investir dans une infrastructure supplémentaire : Proactis ajuste sa capacité à la demande.
L'amélioration continue est intégrée au service, qui n'est pas statique. Proactis surveille les performances, identifie les opportunités d'augmentation des taux de traitement automatisé et met en œuvre les améliorations de manière proactive. Votre fonction comptabilité fournisseurs s'améliore au fil du temps sans effort supplémentaire de votre équipe.
Aucune expertise interne n'est requise : ce service géré est conçu pour les organisations qui souhaitent bénéficier de l'automatisation de la facturation sans avoir besoin de compétences techniques spécialisées en comptabilité fournisseurs. Proactis fournit l'expertise, la technologie et la gestion continue ; vous fournissez les factures.
Avec le service géré de capture de factures Proactis, vous bénéficiez de
Capture complète de la facture
Chaque facture reçue, traitée et livrée sous forme de facture électronique
Les factures papier sont reçues et numérisées dans un centre de traitement dédié. Les factures PDF et les factures envoyées par courriel sont traitées automatiquement. Les factures électroniques sont reçues par XML, portail ou EDI. Chaque format est traité de manière uniforme, sans que votre équipe n'ait à gérer aucune étape du processus de numérisation.
Intégration des fournisseurs
Nous gérons l'intégration de vos fournisseurs à la facturation électronique.
Proactis gère la communication avec les fournisseurs, leur inscription et leur intégration au portail de facturation électronique.
Notre équipe accompagne les fournisseurs tout au long du processus, ce qui allège la charge de votre service comptabilité fournisseurs et accélère la transition vers des factures numériques et numériques (au format PDF).
Validation et appariement
Chaque facture est validée avant d'être transmise à votre système financier.
Les factures sont automatiquement vérifiées pour détecter les doublons, validées par rapport aux enregistrements des fournisseurs et rapprochées des bons de commande.
Les exceptions sont gérées par l'équipe Proactis, qui contacte directement les fournisseurs pour résoudre les problèmes de numéros de bons de commande manquants ou les divergences, sans impliquer votre service comptabilité fournisseurs interne.
Livraison ERP
Factures électroniques validées, livrées directement à votre système financier
Une fois saisies et validées, les factures électroniques sont directement intégrées à votre système ERP ou financier pour approbation et paiement.
Proactis gère l'intégration et surveille la livraison afin de garantir un flux constant et fiable de factures traitées.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
Les équipes financières des secteurs de la logistique, de l'enseignement supérieur et des collectivités locales ont utilisé Proactis pour automatiser le traitement des factures et réduire les coûts et la complexité de la comptabilité fournisseurs. Voici trois de leurs résultats.
Traitement automatisé de bout en bout de 10,000 factures dans 30 devises
Roll Group, entreprise de manutention et de transport de charges lourdes traitant 10,000 factures par an dans 30 devises, a mis en œuvre Proactis Invoice Capture, intégré à Twinfield. La complexité du traitement des factures multidevises est désormais gérée automatiquement, le traitement de bout en bout éliminant toute intervention manuelle.
Devises traitées via le traitement automatisé de bout en bout des factures
Traitement centralisé et automatisé des factures avec amélioration du respect des délais de paiement
L'Université d'Essex, qui traite 25 000 factures par an, a mis en place la solution Proactis Invoice Capture, intégrée à Unit4 Business World, afin de remplacer un processus de comptabilité fournisseurs manuel et fragmenté. Le traitement des factures a été centralisé et automatisé, ce qui a permis d'améliorer le respect des délais de paiement au sein de l'établissement.
Factures traitées annuellement par capture automatisée centralisée
Réduction de 60% du délai de traitement des factures : de 72 heures à moins de 24 heures.
Le conseil municipal de Bedford, qui traite 42000 factures par an, a mis en place le système Proactis Invoice Capture, intégré au logiciel de gestion Unit4. Le délai de traitement des factures est passé de 72 heures à moins de 24 heures, soit une amélioration de 60 % qui a permis de libérer l’équipe comptabilité fournisseurs des tâches manuelles et d’améliorer les performances de paiement.
Réduction du délai de traitement des factures, passant de 72 à moins de 24heures.
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Découvrez la plateforme Proactis complète
Invoice Capture
Vous préférez gérer la capture des factures en interne ? Proactis Invoice Capture offre à votre équipe la même technologie, avec un contrôle total sur la plateforme, la configuration et la gestion des fournisseurs.
Accounts Payable Automation
Le service géré fait partie de la suite complète d'automatisation des comptes fournisseurs. Proactis AP Automation connecte la capture des factures à leur validation, leur rapprochement, leur approbation et leur paiement au sein d'un processus unique et intégré.
Purchase-to-Pay
Intégrez le traitement des factures au cycle complet d'achat. Proactis Purchase-to-Pay garantit que chaque facture est associée à un bon de commande conforme, ce qui permet de traiter davantage de factures automatiquement.