Un seul endroit pour gérer tous les contrats, dans tous les services.
Proactis Contract Management centralise tous vos accords dans un référentiel unique, offrant une visibilité en temps réel sur les dates clés, les engagements financiers et la conformité. Les équipes achats et finance savent ainsi en permanence quels contrats sont en vigueur, leur contenu et les échéances à respecter.
Consulter tous vos contrats au même endroit.
Les contrats éparpillés sur des disques partagés, des boîtes de réception et des classeurs sont source de risques. Proactis Contract Management centralise tous les accords dans un référentiel unique et consultable, offrant ainsi aux équipes achats et finances une vision précise et actualisée de tous les engagements contractuels et de leur statut.
Conçu pour fonctionner avec vos systèmes ERP et financiers existants.
Pourquoi les organisations gèrent leurs contrats avec Proactis
Proactis Contract Management vous offre la visibilité et le contrôle nécessaires pour tirer davantage de valeur de chaque contrat détenu par votre organisation, sans augmenter la charge de travail de votre équipe.
Tous vos contrats, regroupés au même endroit et présentés de manière uniforme. Votre équipe peut trouver n'importe quel accord en quelques secondes et obtenir à tout moment une vue d'ensemble des engagements totaux, des contrats en cours et des renouvellements à venir.
Le système surveille les dates contractuelles et envoie des alertes lorsqu'une action est requise. Les renouvellements, les contrôles de conformité et les dates de révision sont automatiquement signalés ; ainsi, rien ne passe inaperçu.
Les conditions contractuelles sont directement intégrées au processus d'achat, permettant ainsi aux employés de consulter systématiquement les accords applicables lors de la passation de commandes. Les achats restent conformes au contrat sans que les acheteurs aient à rechercher et vérifier manuellement les conditions requises.
Les équipes financières disposent ainsi d'une vision claire des obligations contractuelles et de l'exposition financière à tout moment. Les engagements récurrents, tels que les baux, les coûts de maintenance et les contrats de service, sont suivis et comptabilisés intégralement.
Tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos contrats, de leur attribution à leur renouvellement.
Que vous gériez 50 ou 5,000 contrats, Proactis vous offre la structure, la visibilité et le contrôle nécessaires pour maîtriser chaque accord et tirer pleinement profit de chaque transaction négociée par votre équipe.
Avec Proactis Contract Management, vous pouvez
Centraliser les contrats
Stockez tous les accords dans un seul référentiel consultable
Tous les types de contrats (accords fournisseurs, baux, contrats de service et engagements récurrents) sont stockés dans un référentiel unique et structuré. Votre équipe peut rechercher, consulter et examiner n'importe quel contrat en quelques secondes, avec un contrôle total des versions et une piste d'audit claire.
Automatiser les alertes
Anticipez chaque échéance de renouvellement, d'examen et de conformité.
Définissez les délais de préavis et les dates de révision importants pour votre organisation, et laissez le système gérer le reste. Des alertes automatisées informent les bonnes personnes au bon moment, évitant ainsi les renouvellements manqués, les prolongations automatiques inattendues et les démarches de dernière minute.
Surveiller la conformité
Sachez que chaque achat est conforme à vos contrats.
Proactis intègre directement les contrats au processus d'achat. Lorsque les employés émettent des bons de commande, le système affiche les accords applicables, les fournisseurs agréés et les prix contractuels ; ainsi, les dépenses restent conformes au contrat sans vérification manuelle.
Performance sur piste
Évaluer dans quelle mesure les fournisseurs respectent les conditions convenues
L'activité d'achat et de livraison est automatiquement enregistrée pour chaque contrat, offrant ainsi aux équipes d'approvisionnement une vision claire des performances des fournisseurs. Identifiez rapidement les accords sous-performants et abordez les renégociations avec des données précises.
Gérer les passifs
Obtenez une vision claire de chaque engagement financier
Les obligations récurrentes, telles que les baux, les contrats de maintenance et les services gérés, font l'objet d'un suivi et d'un contrôle complets. Les équipes financières disposent ainsi d'une vision précise des engagements à venir, ce qui favorise une meilleure planification et réduit les mauvaises surprises en fin d'année.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
Des organisations des secteurs des collectivités locales, de l'enseignement supérieur et de la logistique ont utilisé Proactis Contract Management pour structurer, rendre plus visible et mieux contrôler leurs portefeuilles de contrats. Voici trois de leurs résultats.
233 contrats gérés de manière centralisée avec une visibilité complète
La municipalité londonienne de Bexley a utilisé Proactis Contract Management pour centraliser tous ses contrats dans un référentiel unique et structuré. Grâce à la gestion centralisée de 233 contrats, l'équipe des achats bénéficie d'une visibilité complète sur les engagements, les dates clés et le niveau de conformité au sein de l'organisation.
Gestion centralisée des contrats avec une visibilité totale
Améliorer la visibilité et le contrôle des dépenses au sein d'une organisation complexe
L'Université du Sussex a mis en œuvre Proactis Contract Management, ainsi que les solutions d'approvisionnement, Marketplace et de saisie des factures, afin de créer une fonction achats et comptabilité fournisseurs entièrement numérisée. Il en résulte un processus connecté et conforme, de l'attribution du contrat au paiement, sans aucune intervention manuelle.
L'ensemble du processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs est entièrement numérisé.
Projets d'approvisionnement réalisés en 2 semaines au lieu de plusieurs mois
Le groupe Hoyer, prestataire logistique international gérant un budget annuel de 1,2 milliard de livres sterling, a déployé Proactis pour ses activités d'approvisionnement, de gestion des contrats et de gestion des fournisseurs. Les projets qui prenaient auparavant des mois sont désormais réalisés en seulement deux semaines.
Délai de réalisation des projets d'approvisionnement réduit, passant de plusieurs mois à plusieurs mois.
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Foire aux questions
Découvrez comment des organisations des secteurs public et privé utilisent Proactis pour améliorer le contrôle, renforcer la conformité et obtenir une visibilité claire sur leurs achats et leurs dépenses.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrats?
Un logiciel de gestion des contrats offre aux organisations un espace centralisé et structuré pour stocker et gérer tous leurs accords fournisseurs. Il garantit l'application cohérente des contrats lors des achats, assure le suivi des dates et obligations clés et enregistre les activités d'achat et de livraison à des fins de suivi des performances.
Sans cela, les contrats sont souvent déposés de manière incohérente, les dates de renouvellement sont manquées et les acheteurs n'ont aucune visibilité sur les conditions convenues au moment de l'achat, ce qui signifie que la valeur négociée n'est pas réalisée.
Quels problèmes la gestion des contrats résout-elle?
Les problèmes les plus courants en matière de gestion des contrats sont les suivants : des contrats stockés à différents endroits sans vue d’ensemble des engagements ; des dates de renouvellement manquées entraînant des prolongations automatiques indésirables ; des acheteurs achetant hors contrat faute de visibilité sur les accords ; et l’absence de mécanisme permettant de vérifier si les fournisseurs respectent effectivement les engagements pris.
Proactis Contract Management répond à chacun de ces besoins grâce à un référentiel central, des alertes automatisées, l'intégration des achats et la capture automatique des données de performance.
Quels sont les avantages d'un système de gestion des contrats?
Un système de gestion des contrats augmente la proportion des dépenses couvertes par des accords négociés, réduit le risque de non-renouvellements et de non-conformité, et offre aux équipes financières une vision claire de toutes les obligations contractuelles.
La municipalité londonienne de Bexley gère désormais 233 contrats de manière centralisée, avec une visibilité complète sur les engagements, les dates clés et l'état de conformité – un niveau de contrôle impossible à atteindre par des processus manuels ou un stockage de documents dispersé.
Découvrez la gamme complète des solutions Proactis
Supplier Relationship Management
Renseignez-vous sur vos fournisseurs avant même qu'ils n'apparaissent dans votre catalogue. Proactis Supplier Management garantit l'exactitude des données fournisseurs, la mise à jour des évaluations des risques et une intégration rapide.
Sourcing
Trouvez les bons fournisseurs avant de les intégrer à votre plateforme. Proactis Sourcing vous propose un processus structuré de qualification, d'appel d'offres et d'attribution de contrats.
Purchase-to-Pay
Intégrez la gestion des contrats à l'intégralité du cycle d'achat. Proactis P2P achemine les approbations, gère les budgets et garantit le traitement de chaque commande et facture jusqu'au paiement, conformément à vos contrats.