Un processus intégré, de la demande d'achat au paiement.
Proactis Purchase-to-Pay centralise toutes les étapes du processus d'achat sur une plateforme unique. Les employés commandent auprès de fournisseurs agréés, les responsables valident les commandes dans les limites définies et les coûts sont automatiquement imputés aux comptes appropriés, avec une visibilité complète à chaque étape.
Veillez à ce que chaque achat respecte la politique
Le module Achats-Pay de Proactis oriente les employés vers des fournisseurs agréés, des prix contractuels et des produits conformes, ce qui rend le processus d'achat le plus simple.
Les processus d'approbation appliquent automatiquement les limites définies, de sorte que chaque commande est autorisée avant d'être passée et que les dépenses non autorisées sont empêchées avant même qu'elles ne se produisent.
Conçu pour fonctionner avec vos systèmes ERP et financiers existants.
Pourquoi les équipes financières choisissent Proactis Purchase-to-Pay
Proactis Purchase-to-Pay offre aux équipes financières et d'approvisionnement le contrôle, la visibilité et l'efficacité dont elles ont besoin, sans pour autant compliquer l'achat pour les employés.
Les procédures d'approbation, les plafonds de dépenses et les règles relatives aux fournisseurs privilégiés sont intégrés au processus d'achat. Chaque demande d'achat est automatiquement acheminée vers le responsable compétent ; la conformité aux politiques est donc garantie par défaut, et non par exception.
Les centres de coûts et les codes comptables sont attribués dès la demande, en fonction de l'utilisateur, de la catégorie de produit et du contrat applicable. Les factures sont pré-codées, ce qui réduit les interventions manuelles et le risque d'erreurs d'imputation des coûts.
Le suivi budgétaire est assuré tout au long du processus de commande et de facturation, offrant ainsi aux équipes financières une visibilité en temps réel sur les engagements et les marges de manœuvre disponibles. Plus besoin d'attendre les factures pour comprendre l'évolution des dépenses.
Les employés consultent et commandent des catalogues approuvés via une interface similaire à celle des achats en ligne. Même les utilisateurs occasionnels peuvent effectuer les étapes d'achat correctement sans formation, ce qui réduit les dépenses non autorisées sans complexifier le processus.
Avec le paiement en plusieurs fois Proactis, vous pouvez
Contrôler les achats
Assurez-vous que chaque achat respecte vos règles
Les employés soumettent leurs demandes via un processus structuré et guidé qui les oriente vers les fournisseurs agréés et les articles contractuels. Les flux d'approbation acheminent chaque demande vers le responsable compétent en fonction du type de dépense, du centre de coûts et du montant de la commande ; ainsi, aucune commande n'est passée en dehors du cadre réglementaire.
Automatiser les approbations
Acheminer automatiquement chaque demande vers la personne compétente.
Définissez une seule fois votre structure d'approbation en fonction du type de produit, du centre de coûts et de la valeur de la commande, et laissez le système gérer le reste. Les approbateurs visualisent l'ensemble des détails de la demande et la situation budgétaire en un coup d'œil : les décisions sont ainsi rapides, éclairées et entièrement traçables.
Gérer les budgets
Suivre les dépenses par rapport aux budgets en temps réel
Les budgets sont suivis en continu pour les achats et la facturation, offrant ainsi aux équipes financières une vision en temps réel des engagements, des dépenses réelles et des marges de manœuvre disponibles. Des alertes signalent les dépenses qui approchent des limites, permettant aux équipes d'agir avant tout dépassement budgétaire.
Répartir les coûts
Imputer les coûts au bon endroit dès le départ
Les centres de coûts, les comptes et les codes budgétaires sont automatiquement attribués lors de la demande, en fonction de l'utilisateur, de la catégorie de produit et du contrat applicable. Le codage manuel est éliminé et le traitement des factures est plus rapide, car ce travail est déjà effectué.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
Les équipes financières et d'approvisionnement des secteurs des soins, de l'immobilier commercial et du secteur public ont utilisé Proactis Purchase-to-Pay pour maîtriser leurs dépenses opérationnelles. Voici trois de leurs résultats.
Visibilité totale des dépenses et traitement automatisé de 60% des factures.
Bright Horizons, un important fournisseur de services de garde d'enfants et d'éducation préscolaire qui traite 100 000 factures par an, a mis en œuvre la solution Proactis Purchase-to-Pay, Marketplace et Invoice Capture afin de centraliser l'intégralité du cycle d'achat. Résultat : une visibilité complète des dépenses au sein de l'organisation et 60 % des factures traitées automatiquement, sans intervention manuelle.
Des factures traitées par traitement automatisé de bout en bout
Plus de 10,000 bons de commande et plus de 25,000 factures ont été traités au cours de la première année.
British Land, société immobilière commerciale du FTSE 100, a déployé Proactis Purchase-to-Pay et Marketplace afin de structurer et de rendre plus visible son processus d'achats opérationnel. Dès la première année, la plateforme a géré plus de 10,000 bons de commande et plus de 25,000 factures, en s'intégrant aux systèmes de gestion immobilière existants.
Factures traitées au cours de la première année de déploiement
Visibilité totale des dépenses de l'entreprise (€100 millions).
Un service de police britannique comptant 10,000 employés et un budget annuel de €100millions a mis en œuvre la solution Proactis Purchase-to-Pay, intégrée à Infor SunSystems. L’organisation a ainsi bénéficié d’une visibilité complète sur ses engagements d’achat, remplaçant des processus fragmentés par une plateforme d’achat unique et centralisée.
Visibilité de €100millions de dépenses annuelles des entreprises
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Foire aux questions
Découvrez comment des organisations des secteurs public et privé utilisent Proactis pour améliorer le contrôle, renforcer la conformité et obtenir une visibilité claire sur leurs achats et leurs dépenses.
Qu’est-ce que le paiement échelonné?
Le processus d'achat (P2P) est un processus de bout en bout qui couvre chaque étape de l'achat opérationnel, depuis la demande d'achat initiale et son approbation, en passant par la passation de commande et la réception des marchandises, jusqu'au rapprochement des factures et au paiement.
Le logiciel Proactis Purchase-to-Pay connecte chacune de ces étapes sur une plateforme unique, garantissant ainsi que les dépenses restent conformes à la politique budgétaire, que les coûts sont correctement imputés et que les équipes financières ont une visibilité complète des engagements dès la demande, et non seulement à la réception des factures.
Quels problèmes le paiement à l'achat résout-il?
Les problèmes P2P les plus courants sont les suivants : achats effectués par des employés sans autorisation appropriée ; commandes passées auprès de fournisseurs non privilégiés ou à des prix supérieurs aux tarifs contractuels ; absence de visibilité sur les engagements de dépenses indirectes jusqu’à réception des factures ; imputation des coûts aux mauvais comptes ; et temps excessif consacré aux approbations manuelles et au traitement des factures.
Proactis Purchase-to-Pay répond à chacun de ces besoins grâce à des achats guidés, des flux d'approbation automatisés, un suivi budgétaire en temps réel et un traitement des factures entièrement automatisé.
À quelle vitesse pouvons-nous mettre en œuvre le modèle d'achat-paiement?
Les délais de mise en œuvre dépendent de la complexité de votre organisation et du nombre d'intégrations nécessaires. Proactis adopte une approche modulaire : vous pouvez commencer par les domaines les plus prioritaires et étendre la solution progressivement.
La plupart des organisations constatent des améliorations tangibles dès les premiers mois, notamment des approbations plus rapides, une meilleure visibilité des dépenses et une réduction des tâches manuelles. Nous définissons ensemble des étapes clés claires avant de commencer, afin que vous sachiez toujours à quoi vous attendre et quand.
Découvrez la gamme complète des solutions Proactis
Marketplace
Offrez à vos employés une plateforme d'achat structurée avant même qu'ils n'en fassent la demande. Proactis Marketplace recense les fournisseurs agréés, les prix négociés et les produits conformes : ainsi, chaque achat commence au bon endroit.
Invoice Capture
Finalisez votre cycle d'achat sans intervention manuelle. Proactis Invoice Capture automatise le rapprochement et le codage des factures par rapport aux bons de commande, réduisant ainsi la charge de travail de votre équipe comptabilité fournisseurs et accélérant les paiements.
Supplier Relationship Management (SRM)
Renseignez-vous sur vos fournisseurs avant même qu'ils n'apparaissent dans votre catalogue. Proactis Supplier Management garantit l'exactitude des données fournisseurs, la mise à jour des évaluations des risques et une intégration rapide.
Sourcing
Trouvez les bons fournisseurs avant de les intégrer à votre plateforme. Proactis Sourcing vous propose un processus structuré de qualification, d'appel d'offres et d'attribution de contrats.