Le défi
Pourquoi les dépenses contractuelles sont plus difficiles à maintenir qu'elles ne devraient l'être
Les équipes d'approvisionnement travaillent d'arrache-pied pour négocier des contrats avantageux et constituer des listes de fournisseurs agréés. Mais ces économies ne se concrétisent que si le personnel les utilise effectivement.
Dans la plupart des organisations, ce n'est souvent pas le cas. Lorsque le processus d'achat officiel est lent, complexe ou difficile à appréhender, les employés optent pour la solution de facilité : rechercher eux-mêmes les fournisseurs, passer commande directement et contourner les contrats et les tarifs établis par le service des achats.
Il en résulte des dépenses non conformes : des achats effectués hors des circuits habituels, à des prix non contractuels, auprès de fournisseurs non agréés. Cela fait grimper les coûts, engendre des risques de non-conformité et dévalorise le travail des achats au sein de l’organisation. Le problème ne réside généralement pas dans un manque de volonté, mais dans un manque d’outils adaptés.
La solution
Faites de la bonne façon d'acheter la façon la plus simple d'acheter
Proactis Marketplace offre à chaque membre de votre organisation — des équipes financières et d'approvisionnement au personnel sur site, aux professeurs et aux équipes opérationnelles — une expérience d'achat simple et guidée qui oriente les achats vers des fournisseurs agréés et des contrats négociés.
L'expérience est conçue pour être intuitive et non bureaucratique. Le personnel trouve ce dont il a besoin et est orienté vers le fournisseur adéquat, au juste prix et selon la procédure appropriée, sans avoir besoin de connaître la politique d'achat sous-jacente.
Les procédures d'approbation et les limites de dépenses sont appliquées automatiquement, de sorte que les achats conformes se font naturellement.
Quatre façons dont Proactis améliore les dépenses contractuelles
Achat guidé donnant la priorité aux fournisseurs agréés
Dès le lancement d'une recherche, les employés sont dirigés vers les catalogues des fournisseurs pré-approuvés et les articles contractuels. Les fournisseurs privilégiés apparaissent en premier, les remises négociées sont appliquées automatiquement et les demandes hors catalogue sont signalées pour vérification avant d'être traitées. L'achat conforme devient la norme, et non l'exception.
Des contrôles d'approbation sont intégrés à chaque achat.
Les limites de dépenses, les contrôles budgétaires et les processus d'approbation sont configurés une seule fois et appliqués automatiquement dans toute l'organisation, quel que soit le service, le lieu ou le niveau hiérarchique. Les achats nécessitant une double vérification sont acheminés vers le bon approbateur sans relance manuelle ni échanges d'e-mails.
Chaque achat suit le même processus, à chaque fois.
Les fournisseurs gèrent leur propre contenu
La plateforme Proactis Marketplace prend en charge le libre-service des fournisseurs, ce qui signifie que les fournisseurs agréés tiennent à jour eux-mêmes leurs catalogues, leurs tarifs et les détails de leurs produits.
Les acheteurs ont toujours accès à des informations exactes, moins de commandes sont passées par erreur et la charge administrative liée à la mise à jour du contenu du catalogue ne repose pas sur l'équipe des achats.
Visibilité en temps réel de toutes les dépenses engagées
Chaque achat effectué via Proactis est visible en temps réel par les services financiers et d'approvisionnement. Les dépenses engagées sont comparées aux budgets avant même la réception de la facture, offrant ainsi aux équipes la visibilité nécessaire pour une gestion proactive des coûts.
Les directeurs financiers et les responsables des achats obtiennent une vue consolidée des dépenses effectuées, auprès de quels fournisseurs et dans le cadre de quels contrats, pour l'ensemble de l'organisation.
Quels résultats les organisations obtiennent-elles lorsqu'elles améliorent leurs dépenses contractuelles ?
Les organisations qui utilisent Proactis pour gérer les dépenses non maîtrisées constatent généralement une baisse des coûts d'achat, une meilleure conformité et un gain de temps pour les équipes d'approvisionnement qui n'ont plus besoin de contrôler les comportements d'achat.
Les acheteurs sont orientés vers les fournisseurs appropriés.
L'université du Sussex indique que les acheteurs sont systématiquement orientés vers les fournisseurs privilégiés, y compris ceux qui ont négocié des remises, ce qui améliore à la fois la conformité et la valeur ajoutée des relations avec les fournisseurs.
Des résultats concrets obtenus par des organisations comme la vôtre
95% de l'ensemble des activités d'approvisionnement sont gérées via Proactis
Le conseil du comté de Caerphilly a mis en œuvre Proactis Sourcing afin de mettre en place un processus d'approvisionnement complet et d'obtenir une visibilité et un contrôle optimaux sur ses dépenses. Aujourd'hui, 95% des achats sont effectués via la plateforme Proactis, ce qui permet au conseil d'adopter une approche cohérente et traçable, soutenant ainsi son programme d'approvisionnement à long terme.
De toutes les activités d'approvisionnement gérées par Proactis
Modules
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Chaque secteur est confronté à des pressions différentes, qu'il s'agisse de réglementation ou de complexité des fournisseurs. Proactis accompagne les équipes achats et finance avec des solutions qui s'adaptent au fonctionnement de votre organisation.
Obtenez des conseils adaptés à votre organisation
Que vous cherchiez à explorer différentes options ou à résoudre un problème spécifique en matière d'approvisionnement ou de finances, nos experts sont là pour vous accompagner. Contactez un spécialiste Proactis pour discuter de vos priorités, comprendre vos options et découvrir comment nos solutions peuvent soutenir votre organisation.
Un point de départ pratique et à fort impact
L'optimisation des dépenses contractuelles est l'un des moyens les plus rapides de démontrer la valeur ajoutée des achats, et l'un des points de départ les plus fréquents de la démarche Proactis pour les entreprises. Les économies sont réelles et mesurables, et le changement est visible pour les services financiers, les achats et la direction générale.
Si la maîtrise des dépenses non autorisées, la conformité des fournisseurs ou le manque de visibilité sur les achats sont des priorités pour votre équipe, l'Achat guidé est un point de départ pratique. Et comme Proactis est modulaire, vous pouvez commencer par là et évoluer à votre rythme vers une solution Source-to-Pay plus complète.
Partenaires
Nos partenaires aident les organisations à intégrer Proactis dans leur environnement technologique global, en soutenant la mise en œuvre, l'intégration et le succès à long terme.
À propos de nous
Forte d'une solide expérience sectorielle et d'une expertise en matière de gouvernance, Proactis accompagne les organisations qui ont besoin de confiance, de contrôle et de fiabilité à long terme dans la gestion de leurs dépenses.
Clients
De l'intégration et la formation au support continu, Proactis aide les équipes des achats et des finances à adopter efficacement la plateforme et à l'utiliser en toute confiance.