Le conseil municipal de Wigan réalise 66 % d'économies sur l'efficacité de ses processus de comptabilité fournisseurs grâce à Proactis.
Le conseil municipal de Wigan a transformé ses opérations de comptabilité publique grâce à Proactis, augmentant ainsi son efficacité de 66 % et réalisant des économies annuelles de plus de 120 000 £.
Secteur
Services publics
Intégration de systèmes
Unité 4 Monde des affaires
Factures traitées
Plus de 90 000 par an
Résidents desservis
Environ 318 000
Client depuis
2014
Comment Proactis a aidé
« Nous modernisions notre système ERP Unit4 Business World et centralisions notre fonction de comptabilité fournisseurs afin d'automatiser notre processus d'achat, auparavant long et fortement dépendant du papier et de méthodes manuelles inefficaces. La solution Proactis s'est parfaitement intégrée à notre système Unit4 Business World, permettant ainsi de réaliser des gains d'efficacité de plus de 66 %. »
Responsable des finances stratégiques, Conseil municipal de Wigan
Amélioration de 66 % de l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs grâce à la saisie directe des 90 000 factures annuelles dans le système, avec un minimum d'intervention manuelle.
Réalisation d'économies annuelles de plus de 120 000 £ sur le traitement des factures, dépassant ainsi les objectifs initiaux.
La fonction de comptabilité fournisseurs a été centralisée, éliminant ainsi l'inefficacité et les risques associés aux processus décentralisés et basés sur le papier.
Un contrôle et une transparence accrus du traitement des factures au sein de l'organisation, permettant une conformité jusqu'alors impossible à atteindre.
Réduction des erreurs de traitement des factures grâce à la capture intelligente des données et à la validation automatisée
Amélioration de la rapidité et de la cohérence du traitement des factures grâce au stockage électronique des images et aux flux de travail automatisés.
Résolution rapide des anomalies de facturation grâce à une fonctionnalité de consultation en ligne dédiée
Intégrée de manière transparente à Unit4 Business World, elle tire parti des fonctionnalités ERP existantes pour maximiser la valeur de la mise à niveau du système.
Aperçu
Le conseil municipal de Wigan, collectivité locale desservant environ 318 000 habitants dans le nord-ouest de l'Angleterre, emploie plus de 4 000 personnes et traite plus de 90 000 factures par an. Dans le cadre d'une modernisation plus vaste de son système d'information – incluant la migration vers Unit4 Business World – le conseil a mis en œuvre Proactis Invoice Capture afin de centraliser et d'automatiser sa fonction de comptabilité fournisseurs. Le résultat a dépassé tous les objectifs : une amélioration de 66 % de l'efficacité du processus de comptabilité fournisseurs et des économies annuelles de plus de 120 000 £ sur le traitement des factures.
Défi
Le conseil municipal de Wigan dessert environ 318 000 habitants dans le nord-ouest de l'Angleterre et emploie plus de 4 000 personnes. Avec plus de 90 000 factures à traiter chaque année, il cherchait à automatiser ses processus financiers et à réduire ses coûts et la charge administrative de son service de comptabilité fournisseurs.
Le processus d'achat existant était long, manuel et fortement dépendant de méthodes de travail inefficaces. La gestion des factures était décentralisée, ce qui engendrait des goulots d'étranglement, des retards et des erreurs difficiles à identifier et à résoudre. Dans le cadre d'une transformation plus large de son système d'information, incluant la mise à niveau de son ERP Unit4 Business World, le Conseil a identifié l'automatisation des comptes fournisseurs comme un axe d'amélioration prioritaire.
L'objectif était de centraliser la fonction de comptabilité fournisseurs, d'automatiser la saisie et le traitement des factures, de réduire les coûts, d'augmenter le débit et d'améliorer l'agilité et la conformité, tout en s'intégrant parfaitement au système Unit4 Business World récemment mis à niveau.
Solution
Proactis a mis en place une solution entièrement automatisée de numérisation des factures papier et d'importation de PDF, intégrant une capture intelligente des données et un service de consultation en ligne. Cette solution interne de numérisation des factures a été conçue pour fonctionner avec le système Unit4 Business World du Conseil, permettant ainsi une réception plus rapide des factures d'achat, une réduction des interventions manuelles et une plus grande précision.
Les factures papier sont rapidement numérisées et stockées sous forme d'images électroniques, ce qui améliore la visibilité et la transparence de la fonction Comptabilité fournisseurs et élimine les sources de blocages et d'erreurs. Les requêtes sont traitées efficacement grâce à une fonctionnalité dédiée de résolution de requêtes en ligne, permettant à l'équipe de résoudre les non-conformités de manière structurée et contrôlée. La solution garantit l'exactitude des paiements et le respect constant des règles de gestion tout au long du processus.