Wie Sie Ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse verwalten
Alle Unternehmen müssen Waren einkaufen, um ihren täglichen Bedarf zu decken. Ohne einen formalisierten Einkaufsprozess geben Sie möglicherweise mehr aus als nötig. Die Gestaltung Ihres Einkaufsprozesses hat maßgeblichen Einfluss auf Ihr Unternehmen – nicht nur auf die Kostenkontrolle, sondern auch auf Ihre Gesamteffizienz. Durch die Erstellung von Beschaffungsrichtlinien und die Automatisierung Ihrer Prozesse können Sie Kosten sparen.Beschaffungs- und Zahlungsprozess (P2P)Sie schützen Ihr Unternehmen vor unerwünschten Kosten, unkontrollierten Ausgaben und mangelnder Transparenz der Ausgaben.
Wie läuft der Kaufprozess ab?
Ausgaben können schnell außer Kontrolle geraten, wenn Mitarbeiter große Mengen an Produkten oder teure Anschaffungen nach Belieben oder bei Lieferanten ohne entsprechenden Vertrag tätigen. Um die Mitarbeiterausgaben besser zu kontrollieren und die Effizienz der Einkäufe Ihres Teams zu steigern, kann eine Beschaffungsrichtlinie mit entsprechenden Prozessen einen wertvollen Beitrag zur Rentabilität leisten.
Ein etablierter Prozess kann zudem Kosten durch potenziellen Betrug, Diebstahl und eine Reihe damit verbundener Probleme, denen Ihr Unternehmen begegnen könnte, vermeiden. Die Implementierung von P2P-Automatisierung verbessert die internen Kontrollen, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und minimiert Risiken.
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Ansatz beim Einkauf. Doch in den meisten Fällen folgt ein effektiver Einkaufsprozess einem etablierten Schema.
Ihr Leitfaden in sechs Schritten zum Kaufprozess:
Ermitteln Sie Ihren Bedarf (Waren oder Dienstleistungen).
Ermitteln Sie zunächst den Bedarf Ihres Unternehmens bzw. Ihre üblichen Einkäufe, um die Geschäftsanforderungen zu definieren. Sobald Sie wissen, was die einzelnen Abteilungen kaufen oder benötigen, können Sie die Kosten analysieren und Einsparpotenziale durch die Konsolidierung des Einkaufs und die Wahl eines einzigen Lieferanten identifizieren. Beispielsweise kaufen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen möglicherweise dieselben Produkte von unterschiedlichen Lieferanten. In diesem Fall können Sie den Einkauf bei einem einzigen Lieferanten bündeln und einen Rabatt aushandeln.
Erstellen Sie Ihre Bestellanforderung.
Eine Bestellanforderung ist ein Antrag, den jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens stellt, um einen Einkauf zu tätigen. Je nach Unternehmen kann eine Bestellanforderung automatisch oder manuell erstellt werden. Ein Online-P2P-System kann jedoch automatisch eine Bestellanforderung aus dem Lieferantenkatalog Ihres Systems generieren, diese an die zuständigen Genehmiger weiterleiten und auf Basis der genehmigten Bestellanforderung eine Bestellung erstellen.elektronische Beschaffungoptimiert den gesamten Prozess und spart Ihnen von Anfang an Zeit und Geld.
Nachfolgend finden Sie sechs Tipps zur Erstellung einer Bestellanforderung, wenn kein Vertrag mit einem Lieferanten besteht:
Sobald die Bestellanforderung genehmigt ist, können Sie Ihre Bestellung erstellen. Die Bestellung enthält Spezifikationen wie Bestellbeschreibung, Artikelmenge sowie vereinbarten Preis und Zahlungsbedingungen. Sie sollten außerdem eine Bestellnummer generieren, die für den gesamten Prozess unerlässlich ist. Geprüfte und genehmigte Bestellungen werden anschließend an den entsprechenden Lieferanten gesendet.P2P-System,Dies geschieht automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden muss. Diese Benachrichtigung informiert die Lieferanten darüber, dass Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung von ihnen beziehen möchten.
Warenannahme
Die Nachverfolgung von Versand und Empfang ist äußerst wichtig. So können Sie die gelieferten Waren und Dienstleistungen auf Menge und Qualität prüfen. Und denken Sie an die Bestellnummer! Gleichen Sie die Bestellnummer mit dem Lieferschein ab, um sicherzustellen, dass die richtige Bestellung eingegangen ist. Mit Systemen wie [Systemname einfügen] können Sie dies automatisch erledigen.Proactis.
Rechnung erhalten und dreiseitige Abstimmung
Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung Ihres Bestellprozesses ist der Erhalt der Lieferantenrechnung – und die Sicherstellung, dass die Bestellnummer angegeben ist. Da Sie die Bestellnummer bereits mit dem Wareneingang abgeglichen haben, können Sie sie nun mit der Rechnungsnummer abgleichen. Durch den Abgleich aller drei Daten ist die Kreditorenbuchhaltung geschützt und doppelte Zahlungen, Über- oder Unterzahlungen sowie potenzieller Betrug werden verhindert.
Rechnungsfreigabe und Zahlung
Die Rechnungsfreigabe beginnt, sobald die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung per E-Mail oder PDF vom Lieferanten erhält und der Dreierabgleich korrekt ist. Ein verzögerter Rechnungsfreigabeprozess kann Ihre Liquiditätsplanung beeinträchtigen. Manuelle Freigaben führen zu Zahlungsverzögerungen und Frustration bei Käufer und Lieferant.
Wie Sie eine Richtlinie für die Verwaltung Ihrer Bestellungen einrichten
Zunächst sollten Sie Ihre bestehenden Richtlinien (sofern vorhanden) prüfen und deren Wirksamkeit feststellen. Dies hilft dem Einkaufsteam, sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden, trägt zur Prozessoptimierung bei, vermeidet Verzögerungen und strukturiert die Genehmigung von Bestellungen und Rechnungen. Eine etablierte Einkaufsrichtlinie beseitigt Ineffizienzen, vereinfacht die Prozesse und ermöglicht den Einkauf bei vertrauenswürdigen Lieferanten, wodurch die vertraglich vereinbarten Ausgaben optimiert werden. Mit einer Einkaufsrichtlinie können Sie die Mitarbeiterausgaben mithilfe von Genehmigungsworkflows kontrollieren und den Prozess beschleunigen.
Vorteile einer Police
Richtlinien sind auch im täglichen Geschäftsalltag hilfreich, um wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu entscheiden, und können manuell oder automatisiert umgesetzt werden. Eine Automatisierungsrichtlinie spart Ihnen viel Zeit und erspart Ihnen stundenlange Dateneingabe. Zudem werden große Mengen an Papierdokumenten in leicht nachvollziehbare Formulare umgewandelt. Durch die Automatisierung von Aufgaben können Sie Ihre Energie auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren und Folgendes erreichen:
Sprechen Sie noch heute mit einem Experten.darüber, wie Sie Ihren Einkaufsprozess verbessern können.
Wie läuft der Kaufprozess ab?
Ausgaben können schnell außer Kontrolle geraten, wenn Mitarbeiter große Mengen an Produkten oder teure Anschaffungen nach Belieben oder bei Lieferanten ohne entsprechenden Vertrag tätigen. Um die Mitarbeiterausgaben besser zu kontrollieren und die Effizienz der Einkäufe Ihres Teams zu steigern, kann eine Beschaffungsrichtlinie mit entsprechenden Prozessen einen wertvollen Beitrag zur Rentabilität leisten.
Ein etablierter Prozess kann zudem Kosten durch potenziellen Betrug, Diebstahl und eine Reihe damit verbundener Probleme, denen Ihr Unternehmen begegnen könnte, vermeiden. Die Implementierung von P2P-Automatisierung verbessert die internen Kontrollen, gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und minimiert Risiken.
Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Ansatz beim Einkauf. Doch in den meisten Fällen folgt ein effektiver Einkaufsprozess einem etablierten Schema.
Ihr Leitfaden in sechs Schritten zum Kaufprozess:
Ermitteln Sie Ihren Bedarf (Waren oder Dienstleistungen).
Ermitteln Sie zunächst den Bedarf Ihres Unternehmens bzw. Ihre üblichen Einkäufe, um die Geschäftsanforderungen zu definieren. Sobald Sie wissen, was die einzelnen Abteilungen kaufen oder benötigen, können Sie die Kosten analysieren und Einsparpotenziale durch die Konsolidierung des Einkaufs und die Wahl eines einzigen Lieferanten identifizieren. Beispielsweise kaufen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen möglicherweise dieselben Produkte von unterschiedlichen Lieferanten. In diesem Fall können Sie den Einkauf bei einem einzigen Lieferanten bündeln und einen Rabatt aushandeln.
Erstellen Sie Ihre Bestellanforderung.
Eine Bestellanforderung ist ein Antrag, den jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens stellt, um einen Einkauf zu tätigen. Je nach Unternehmen kann eine Bestellanforderung automatisch oder manuell erstellt werden. Ein Online-P2P-System kann jedoch automatisch eine Bestellanforderung aus dem Lieferantenkatalog Ihres Systems generieren, diese an die zuständigen Genehmiger weiterleiten und auf Basis der genehmigten Bestellanforderung eine Bestellung erstellen.elektronische Beschaffungoptimiert den gesamten Prozess und spart Ihnen von Anfang an Zeit und Geld.
Nachfolgend finden Sie sechs Tipps zur Erstellung einer Bestellanforderung, wenn kein Vertrag mit einem Lieferanten besteht:
- Erstellen Sie eine Liste der Lieferanten.
- Führen Sie eine vollständige Analyse jedes Lieferanten durch und gewichten Sie diese nach der Wichtigkeit für Ihre Bedürfnisse.
- Qualifizieren Sie sich und wählen Sie den am besten geeigneten Lieferanten aus.
- Preis verhandeln.
- Prüfen Sie, ob Sie einen Vertrag benötigen.
- Lieferantenleistung messen.
Sobald die Bestellanforderung genehmigt ist, können Sie Ihre Bestellung erstellen. Die Bestellung enthält Spezifikationen wie Bestellbeschreibung, Artikelmenge sowie vereinbarten Preis und Zahlungsbedingungen. Sie sollten außerdem eine Bestellnummer generieren, die für den gesamten Prozess unerlässlich ist. Geprüfte und genehmigte Bestellungen werden anschließend an den entsprechenden Lieferanten gesendet.P2P-System,Dies geschieht automatisch, ohne dass ein Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt werden muss. Diese Benachrichtigung informiert die Lieferanten darüber, dass Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung von ihnen beziehen möchten.
Warenannahme
Die Nachverfolgung von Versand und Empfang ist äußerst wichtig. So können Sie die gelieferten Waren und Dienstleistungen auf Menge und Qualität prüfen. Und denken Sie an die Bestellnummer! Gleichen Sie die Bestellnummer mit dem Lieferschein ab, um sicherzustellen, dass die richtige Bestellung eingegangen ist. Mit Systemen wie [Systemname einfügen] können Sie dies automatisch erledigen.Proactis.
Rechnung erhalten und dreiseitige Abstimmung
Einer der wichtigsten Schritte bei der Verwaltung Ihres Bestellprozesses ist der Erhalt der Lieferantenrechnung – und die Sicherstellung, dass die Bestellnummer angegeben ist. Da Sie die Bestellnummer bereits mit dem Wareneingang abgeglichen haben, können Sie sie nun mit der Rechnungsnummer abgleichen. Durch den Abgleich aller drei Daten ist die Kreditorenbuchhaltung geschützt und doppelte Zahlungen, Über- oder Unterzahlungen sowie potenzieller Betrug werden verhindert.
Rechnungsfreigabe und Zahlung
Die Rechnungsfreigabe beginnt, sobald die Kreditorenbuchhaltung eine Rechnung per E-Mail oder PDF vom Lieferanten erhält und der Dreierabgleich korrekt ist. Ein verzögerter Rechnungsfreigabeprozess kann Ihre Liquiditätsplanung beeinträchtigen. Manuelle Freigaben führen zu Zahlungsverzögerungen und Frustration bei Käufer und Lieferant.
Wie Sie eine Richtlinie für die Verwaltung Ihrer Bestellungen einrichten
Zunächst sollten Sie Ihre bestehenden Richtlinien (sofern vorhanden) prüfen und deren Wirksamkeit feststellen. Dies hilft dem Einkaufsteam, sicherzustellen, dass keine Schritte übersehen werden, trägt zur Prozessoptimierung bei, vermeidet Verzögerungen und strukturiert die Genehmigung von Bestellungen und Rechnungen. Eine etablierte Einkaufsrichtlinie beseitigt Ineffizienzen, vereinfacht die Prozesse und ermöglicht den Einkauf bei vertrauenswürdigen Lieferanten, wodurch die vertraglich vereinbarten Ausgaben optimiert werden. Mit einer Einkaufsrichtlinie können Sie die Mitarbeiterausgaben mithilfe von Genehmigungsworkflows kontrollieren und den Prozess beschleunigen.
Vorteile einer Police
Richtlinien sind auch im täglichen Geschäftsalltag hilfreich, um wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu entscheiden, und können manuell oder automatisiert umgesetzt werden. Eine Automatisierungsrichtlinie spart Ihnen viel Zeit und erspart Ihnen stundenlange Dateneingabe. Zudem werden große Mengen an Papierdokumenten in leicht nachvollziehbare Formulare umgewandelt. Durch die Automatisierung von Aufgaben können Sie Ihre Energie auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren und Folgendes erreichen:
- Konzentrieren Sie sich mehr auf Ihre Geschäfts- und Finanzanalysen.
- Erhalten Sie umfassende und detaillierte Berichte.
- Beseitigen Sie jegliche Hindernisse oder Barrieren für Fragen und Lösungsansätze.
- Sie können die Richtlinien jederzeit überarbeiten und aktualisieren und erhalten so die nötige Flexibilität, um Ihren geschäftlichen Prioritäten gerecht zu werden.
- Bewertung der Leistung von Mitarbeitern und Lieferanten.
Sprechen Sie noch heute mit einem Experten.darüber, wie Sie Ihren Einkaufsprozess verbessern können.