Alle bedrijven moeten goederen inkopen om aan hun dagelijkse behoeften te voldoen. Als u geen formeel inkoopproces hebt, geeft u mogelijk meer uit dan nodig is om artikelen en diensten aan te schaffen. De manier waarop u uw inkoopproces ontwikkelt, heeft een aanzienlijke invloed op uw bedrijf; niet alleen op het beheersen van kosten en uitgaven, maar ook op uw algehele efficiëntie. Door inkoopbeleid te creëren en uw processen te automatiseren, kunt u uw inkoopproces aanzienlijk verbeteren.Inkoop-tot-betaling (P2P) procesZo voorkomt u dat uw bedrijf onnodige kosten maakt, ongecontroleerde uitgaven doet en weinig inzicht heeft in de uitgaven.
Wat is het aankoopproces?
Uitgaven kunnen uit de hand lopen wanneer werknemers naar eigen inzicht grote hoeveelheden producten of dure artikelen inkopen, of bij een leverancier waarmee geen contract is afgesloten. Om de uitgaven van werknemers beter te beheersen, de efficiëntie van het inkoopproces te verbeteren en te bepalen bij welke leveranciers uw team inkoopt, kan een goed inkoopbeleid en -proces een waardevolle bijdrage leveren aan de winstgevendheid.
Een gestructureerd proces kan ook kosten besparen die voortvloeien uit mogelijke fraude, diefstal of een aantal andere problemen waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen. De implementatie van P2P-automatisering verbetert de interne controles, voldoet aan de wettelijke voorschriften en beperkt risico's.
Elk bedrijf hanteert een unieke aanpak bij het overwegen van een inkoopproces. Maar meestal volgt een effectief inkoopproces een beproefd format.
Uw zesstappenplan voor een aankoopproces:
Bepaal wat je nodig hebt (goederen of diensten).
Identificeer eerst wat uw organisatie nodig heeft of wat u doorgaans inkoopt om de bedrijfsvereisten te bepalen. Zodra u begrijpt wat elke afdeling koopt of nodig heeft, kunt u de kosten in kaart brengen en bepalen waar u kunt besparen door de inkoop te consolideren en voor één leverancier te kiezen. Medewerkers van verschillende afdelingen kopen bijvoorbeeld mogelijk dezelfde producten bij verschillende leveranciers. U kunt deze inkoopfunctie dan consolideren bij één leverancier en een korting bedingen.
Maak uw inkoopaanvraag aan
Een inkoopaanvraag is een "verzoek" dat wordt ingediend wanneer iemand binnen uw organisatie een aankoop wil doen. Een aanvraag kan automatisch of handmatig worden aangemaakt, afhankelijk van uw bedrijf. Een online P2P-systeem kan echter automatisch een inkoopaanvraag genereren vanuit een leverancierscatalogus in uw systeem, deze doorsturen naar de juiste goedkeurder(s) en een inkooporder aanmaken op basis van de goedgekeurde inkoopaanvraag.eProcurementStroomlijnt het hele proces, waardoor u vanaf het begin tijd en geld bespaart.
Hieronder volgen zes tips voor het opstellen van een inkoopaanvraag wanneer er geen contract is met een leverancier:
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, kunt u uw inkooporder aanmaken. De inkooporder bevat specificaties zoals de orderomschrijving, de hoeveelheid artikelen en de overeengekomen prijs en betalingsvoorwaarden. U dient ook een inkoopordernummer te genereren, wat essentieel is voor het hele proces. Geverifieerde en goedgekeurde inkooporders worden vervolgens naar de betreffende leverancier verzonden.P2P-systeem,Dit gebeurt automatisch, zonder dat een medewerker een e-mail hoeft te ontvangen. Deze melding aan de leveranciers laat hen weten dat u een product of dienst bij hen wilt afnemen.
Ontvangstbewijs
Het bijhouden van wat er verzonden of ontvangen is, is van cruciaal belang. Zo kunt u de geleverde goederen en diensten controleren op kwantiteit en kwaliteit. En vergeet het inkoopordernummer niet! Controleer of het inkoopordernummer overeenkomt met de pakbon, zodat u zeker weet dat de juiste bestelling is ontvangen. Met systemen zoals... kunt u dit automatisch doen.Proactis.
Ontvang de factuur en de driewegmatching.
Een van de belangrijkste aspecten bij het beheren van uw inkooporderproces is het ontvangen van de factuur van de leverancier – en ervoor zorgen dat de leverancier het inkoopordernummer (PO-nummer) heeft vermeld. Aangezien u het PO-nummer al aan de goederenontvangst hebt gekoppeld, kunt u het nummer nu ook aan de factuur koppelen. Door alle drie te koppelen, is de crediteurenadministratie beschermd en worden dubbele betalingen, te hoge of te lage betalingen en mogelijke fraude voorkomen.
Goedkeuring en betaling van de factuur
De factuurgoedkeuring begint zodra de afdeling Crediteurenadministratie een factuur per e-mail of pdf van een leverancier ontvangt en de driewegmatching correct is. Uw cashflowprognose kan eronder lijden als u geen tijdig factuurgoedkeuringsproces hanteert. Handmatige afhandeling leidt tot betalingsvertragingen en frustratie bij zowel de koper als de leverancier.
Hoe stel je een beleid in voor het beheren van je inkooporders?
Allereerst moet u uw huidige beleid (indien aanwezig) onder de loep nemen en vaststellen of het effectief is. Dit helpt het inkoopteam om ervoor te zorgen dat er geen stappen worden overgeslagen, stroomlijnt het proces, voorkomt vertragingen en structureert de goedkeuring van inkooporders en facturen. Een inkoopbeleid elimineert inefficiënties, vereenvoudigt het proces en stelt u in staat om bij vertrouwde leveranciers in te kopen, waardoor de uitgaven binnen contracten worden verbeterd. Door een inkoopbeleid op te stellen, kunt u de uitgaven van medewerkers controleren en beheren met behulp van autorisatieworkflows die het proces versnellen.
Voordelen van een polis
Beleidsregels zijn ook nuttige dagelijkse richtlijnen voor het bepalen van belangrijke taken binnen uw bedrijf en kunnen handmatig of geautomatiseerd worden uitgevoerd. Een geautomatiseerd beleid bespaart u veel tijd en voorkomt eindeloze uren aan gegevensinvoer, en zet grote hoeveelheden papierwerk om in gemakkelijk te volgen formulieren. Door taken te automatiseren kunt u uw energie richten op taken met een hoge toegevoegde waarde en kunt u:
Neem vandaag nog contact op met een expert.over hoe u uw inkoopproces kunt verbeteren.
Wat is het aankoopproces?
Uitgaven kunnen uit de hand lopen wanneer werknemers naar eigen inzicht grote hoeveelheden producten of dure artikelen inkopen, of bij een leverancier waarmee geen contract is afgesloten. Om de uitgaven van werknemers beter te beheersen, de efficiëntie van het inkoopproces te verbeteren en te bepalen bij welke leveranciers uw team inkoopt, kan een goed inkoopbeleid en -proces een waardevolle bijdrage leveren aan de winstgevendheid.
Een gestructureerd proces kan ook kosten besparen die voortvloeien uit mogelijke fraude, diefstal of een aantal andere problemen waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen. De implementatie van P2P-automatisering verbetert de interne controles, voldoet aan de wettelijke voorschriften en beperkt risico's.
Elk bedrijf hanteert een unieke aanpak bij het overwegen van een inkoopproces. Maar meestal volgt een effectief inkoopproces een beproefd format.
Uw zesstappenplan voor een aankoopproces:
Bepaal wat je nodig hebt (goederen of diensten).
Identificeer eerst wat uw organisatie nodig heeft of wat u doorgaans inkoopt om de bedrijfsvereisten te bepalen. Zodra u begrijpt wat elke afdeling koopt of nodig heeft, kunt u de kosten in kaart brengen en bepalen waar u kunt besparen door de inkoop te consolideren en voor één leverancier te kiezen. Medewerkers van verschillende afdelingen kopen bijvoorbeeld mogelijk dezelfde producten bij verschillende leveranciers. U kunt deze inkoopfunctie dan consolideren bij één leverancier en een korting bedingen.
Maak uw inkoopaanvraag aan
Een inkoopaanvraag is een "verzoek" dat wordt ingediend wanneer iemand binnen uw organisatie een aankoop wil doen. Een aanvraag kan automatisch of handmatig worden aangemaakt, afhankelijk van uw bedrijf. Een online P2P-systeem kan echter automatisch een inkoopaanvraag genereren vanuit een leverancierscatalogus in uw systeem, deze doorsturen naar de juiste goedkeurder(s) en een inkooporder aanmaken op basis van de goedgekeurde inkoopaanvraag.eProcurementStroomlijnt het hele proces, waardoor u vanaf het begin tijd en geld bespaart.
Hieronder volgen zes tips voor het opstellen van een inkoopaanvraag wanneer er geen contract is met een leverancier:
- Stel een lijst met leveranciers samen.
- Voer een grondige analyse uit van elke leverancier en weeg ze af op basis van het belang van uw behoeften.
- Selecteer de leverancier die het beste bij u past en kies de juiste.
- Onderhandel over de prijs.
- Bepaal of je een contract nodig hebt.
- Meet de prestaties van leveranciers.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, kunt u uw inkooporder aanmaken. De inkooporder bevat specificaties zoals de orderomschrijving, de hoeveelheid artikelen en de overeengekomen prijs en betalingsvoorwaarden. U dient ook een inkoopordernummer te genereren, wat essentieel is voor het hele proces. Geverifieerde en goedgekeurde inkooporders worden vervolgens naar de betreffende leverancier verzonden.P2P-systeem,Dit gebeurt automatisch, zonder dat een medewerker een e-mail hoeft te ontvangen. Deze melding aan de leveranciers laat hen weten dat u een product of dienst bij hen wilt afnemen.
Ontvangstbewijs
Het bijhouden van wat er verzonden of ontvangen is, is van cruciaal belang. Zo kunt u de geleverde goederen en diensten controleren op kwantiteit en kwaliteit. En vergeet het inkoopordernummer niet! Controleer of het inkoopordernummer overeenkomt met de pakbon, zodat u zeker weet dat de juiste bestelling is ontvangen. Met systemen zoals... kunt u dit automatisch doen.Proactis.
Ontvang de factuur en de driewegmatching.
Een van de belangrijkste aspecten bij het beheren van uw inkooporderproces is het ontvangen van de factuur van de leverancier – en ervoor zorgen dat de leverancier het inkoopordernummer (PO-nummer) heeft vermeld. Aangezien u het PO-nummer al aan de goederenontvangst hebt gekoppeld, kunt u het nummer nu ook aan de factuur koppelen. Door alle drie te koppelen, is de crediteurenadministratie beschermd en worden dubbele betalingen, te hoge of te lage betalingen en mogelijke fraude voorkomen.
Goedkeuring en betaling van de factuur
De factuurgoedkeuring begint zodra de afdeling Crediteurenadministratie een factuur per e-mail of pdf van een leverancier ontvangt en de driewegmatching correct is. Uw cashflowprognose kan eronder lijden als u geen tijdig factuurgoedkeuringsproces hanteert. Handmatige afhandeling leidt tot betalingsvertragingen en frustratie bij zowel de koper als de leverancier.
Hoe stel je een beleid in voor het beheren van je inkooporders?
Allereerst moet u uw huidige beleid (indien aanwezig) onder de loep nemen en vaststellen of het effectief is. Dit helpt het inkoopteam om ervoor te zorgen dat er geen stappen worden overgeslagen, stroomlijnt het proces, voorkomt vertragingen en structureert de goedkeuring van inkooporders en facturen. Een inkoopbeleid elimineert inefficiënties, vereenvoudigt het proces en stelt u in staat om bij vertrouwde leveranciers in te kopen, waardoor de uitgaven binnen contracten worden verbeterd. Door een inkoopbeleid op te stellen, kunt u de uitgaven van medewerkers controleren en beheren met behulp van autorisatieworkflows die het proces versnellen.
Voordelen van een polis
Beleidsregels zijn ook nuttige dagelijkse richtlijnen voor het bepalen van belangrijke taken binnen uw bedrijf en kunnen handmatig of geautomatiseerd worden uitgevoerd. Een geautomatiseerd beleid bespaart u veel tijd en voorkomt eindeloze uren aan gegevensinvoer, en zet grote hoeveelheden papierwerk om in gemakkelijk te volgen formulieren. Door taken te automatiseren kunt u uw energie richten op taken met een hoge toegevoegde waarde en kunt u:
- Besteed meer tijd aan uw bedrijfs- en financiële analyses.
- Ontvang uitgebreide en gedetailleerde rapportages.
- Verwijder alle obstakels of belemmeringen voor vragen en alternatieve oplossingen.
- Pas het beleid direct aan en werk het bij, zodat u over de nodige flexibiliteit beschikt om aan de zakelijke prioriteiten te voldoen.
- Evalueer de prestaties van medewerkers en leveranciers.
Neem vandaag nog contact op met een expert.over hoe u uw inkoopproces kunt verbeteren.