Accueil
|
Ressources et guides pratiques
|
Comment gérer vos processus d'achat et d'approvisionnement
Comment gérer vos processus d'achat et d'approvisionnement
Toutes les entreprises doivent acheter des biens pour répondre à leurs besoins quotidiens. Sans processus d'achat formalisé, vous risquez de dépenser plus que nécessaire pour vous procurer des articles et des services. La manière dont vous développez votre processus d'achat aura un impact significatif sur votre entreprise, non seulement sur la gestion des coûts et des dépenses, mais aussi sur votre efficacité globale. En créant des politiques d'approvisionnement et en automatisant vos processus, vous optimiserez votre activité.Processus d'approvisionnement et de paiement (P2P)Vous protégez ainsi votre entreprise des coûts indésirables, des dépenses imprévues et d'une visibilité limitée sur les dépenses.
Quel est le processus d'achat ?
Les dépenses peuvent devenir difficiles à maîtriser lorsque les employés achètent des produits en grande quantité ou des articles coûteux de manière informelle ou auprès de fournisseurs sans contrat. Pour mieux contrôler les dépenses des employés et optimiser les achats de votre équipe (en choisissant avec soin vos fournisseurs), une politique et un processus d'approvisionnement peuvent contribuer significativement à la rentabilité.
La mise en place d'un processus structuré permet également de réduire les coûts liés à la fraude, au vol et à d'autres problèmes que votre entreprise pourrait rencontrer. L'automatisation des transactions P2P améliore les contrôles internes, assure la conformité réglementaire et atténue les risques.
Chaque entreprise adoptera une approche unique en matière de processus d'achat. Cependant, le plus souvent, un processus d'achat efficace suivra un format bien établi.
Votre guide en six étapes pour un processus d'achat :
Identifiez vos besoins (biens ou services)
Commencez par identifier les besoins de votre organisation ou vos achats habituels afin de définir les exigences métier. Une fois que vous aurez compris les achats ou les besoins de chaque service, vous pourrez analyser les coûts et identifier les sources d'économies potentielles en centralisant les achats et en choisissant un fournisseur unique. Par exemple, si des employés de différents services achètent les mêmes produits auprès de fournisseurs différents, vous pouvez centraliser ces achats auprès d'un seul fournisseur et négocier un tarif préférentiel.
Créez votre demande d'achat
Une demande d'achat est une requête permettant à toute personne de votre organisation d'effectuer un achat. Selon votre entreprise, cette demande peut être créée automatiquement ou manuellement. Toutefois, un système P2P en ligne peut générer automatiquement une demande d'achat à partir du catalogue fournisseur de votre système, l'acheminer vers le ou les approbateurs concernés et créer un bon de commande à partir de la demande d'achat approuvée.Approvisionnement électroniquerationalise l'ensemble du processus, vous permettant d'économiser du temps et de l'argent dès le départ.
Voici six conseils pour créer une demande d'achat lorsqu'aucun contrat n'est établi avec un fournisseur :
Une fois la demande approuvée, vous pouvez créer votre bon de commande. Ce dernier détaille les spécifications, telles que la description de la commande, la quantité d'articles, ainsi que le prix et les conditions de paiement convenus. Vous devrez également générer un numéro de bon de commande, indispensable à la suite du processus. Les bons de commande vérifiés et approuvés sont ensuite envoyés au fournisseur concerné.Système P2P,Cette procédure est automatisée et ne nécessite pas l'intervention d'un membre du personnel. Cette notification aux fournisseurs les informe de votre intention d'acquérir un produit ou un service auprès d'eux.
Réception des marchandises
Il est primordial de suivre les expéditions et les réceptions. Cela vous permet de vérifier la quantité et la qualité des biens et services livrés. Et n'oubliez pas le numéro de commande ! Vérifiez qu'il correspond bien au bon de livraison pour vous assurer de recevoir la bonne commande. Vous pouvez automatiser cette tâche grâce à des systèmes tels que…Proactis.
Réception de la facture et correspondance à trois voies
L'un des aspects les plus importants de la gestion de vos commandes est la réception de la facture du fournisseur, et notamment la vérification de la présence du numéro de commande. Ce numéro ayant déjà été rapproché du bon de réception des marchandises, vous pouvez maintenant le rapprocher de la facture. Cette concordance protège le service comptabilité fournisseurs et prévient les paiements en double, les surpaiements, les sous-paiements et les risques de fraude.
Approbation et paiement des factures
L'approbation des factures débute dès réception par le service comptabilité fournisseurs d'une facture (courriel ou PDF) émise par un fournisseur et après vérification de l'exactitude des informations recueillies. Sans un processus d'approbation des factures rapide, vos prévisions de trésorerie risquent d'être compromises. Un traitement manuel entraîne des retards de paiement et des frustrations tant pour l'acheteur que pour le fournisseur.
Comment mettre en place une politique de gestion de vos bons de commande
Il convient tout d'abord d'examiner vos politiques d'achat actuelles (le cas échéant) et d'en évaluer l'efficacité. Cela permet à l'équipe des achats de ne négliger aucune étape, de rationaliser le processus, d'éviter les retards et de structurer les approbations des bons de commande et des factures. Une politique d'achat en place élimine les inefficacités, simplifie le processus et vous permet de vous approvisionner auprès de fournisseurs de confiance, optimisant ainsi les dépenses contractuelles. L'établissement d'une telle politique vous permettra de contrôler et de gérer les dépenses des employés grâce à des flux d'autorisation qui accélèrent le processus.
Avantages d'une police d'assurance
Les politiques constituent également des guides précieux au quotidien pour la prise de décisions concernant les tâches importantes au sein de votre entreprise. Leur gestion peut être manuelle ou automatisée. L'automatisation des politiques vous permettra de gagner un temps considérable, d'éviter la saisie fastidieuse de données et de transformer d'importants volumes de documents papier en formulaires facilement traçables. Automatiser les tâches vous permet de concentrer votre énergie sur des missions à forte valeur ajoutée et vous aide à :
Contactez un expert dès aujourd'huisur la façon d'améliorer votre processus d'achat.
Quel est le processus d'achat ?
Les dépenses peuvent devenir difficiles à maîtriser lorsque les employés achètent des produits en grande quantité ou des articles coûteux de manière informelle ou auprès de fournisseurs sans contrat. Pour mieux contrôler les dépenses des employés et optimiser les achats de votre équipe (en choisissant avec soin vos fournisseurs), une politique et un processus d'approvisionnement peuvent contribuer significativement à la rentabilité.
La mise en place d'un processus structuré permet également de réduire les coûts liés à la fraude, au vol et à d'autres problèmes que votre entreprise pourrait rencontrer. L'automatisation des transactions P2P améliore les contrôles internes, assure la conformité réglementaire et atténue les risques.
Chaque entreprise adoptera une approche unique en matière de processus d'achat. Cependant, le plus souvent, un processus d'achat efficace suivra un format bien établi.
Votre guide en six étapes pour un processus d'achat :
Identifiez vos besoins (biens ou services)
Commencez par identifier les besoins de votre organisation ou vos achats habituels afin de définir les exigences métier. Une fois que vous aurez compris les achats ou les besoins de chaque service, vous pourrez analyser les coûts et identifier les sources d'économies potentielles en centralisant les achats et en choisissant un fournisseur unique. Par exemple, si des employés de différents services achètent les mêmes produits auprès de fournisseurs différents, vous pouvez centraliser ces achats auprès d'un seul fournisseur et négocier un tarif préférentiel.
Créez votre demande d'achat
Une demande d'achat est une requête permettant à toute personne de votre organisation d'effectuer un achat. Selon votre entreprise, cette demande peut être créée automatiquement ou manuellement. Toutefois, un système P2P en ligne peut générer automatiquement une demande d'achat à partir du catalogue fournisseur de votre système, l'acheminer vers le ou les approbateurs concernés et créer un bon de commande à partir de la demande d'achat approuvée.Approvisionnement électroniquerationalise l'ensemble du processus, vous permettant d'économiser du temps et de l'argent dès le départ.
Voici six conseils pour créer une demande d'achat lorsqu'aucun contrat n'est établi avec un fournisseur :
- Établissez une liste de fournisseurs.
- Effectuez une analyse complète de chaque fournisseur et pondérez-les en fonction de l'importance de vos besoins.
- Identifiez et choisissez le fournisseur le plus adapté.
- Négocier le prix.
- Déterminez si vous avez besoin d'un contrat.
- Mesurer la performance des fournisseurs.
Une fois la demande approuvée, vous pouvez créer votre bon de commande. Ce dernier détaille les spécifications, telles que la description de la commande, la quantité d'articles, ainsi que le prix et les conditions de paiement convenus. Vous devrez également générer un numéro de bon de commande, indispensable à la suite du processus. Les bons de commande vérifiés et approuvés sont ensuite envoyés au fournisseur concerné.Système P2P,Cette procédure est automatisée et ne nécessite pas l'intervention d'un membre du personnel. Cette notification aux fournisseurs les informe de votre intention d'acquérir un produit ou un service auprès d'eux.
Réception des marchandises
Il est primordial de suivre les expéditions et les réceptions. Cela vous permet de vérifier la quantité et la qualité des biens et services livrés. Et n'oubliez pas le numéro de commande ! Vérifiez qu'il correspond bien au bon de livraison pour vous assurer de recevoir la bonne commande. Vous pouvez automatiser cette tâche grâce à des systèmes tels que…Proactis.
Réception de la facture et correspondance à trois voies
L'un des aspects les plus importants de la gestion de vos commandes est la réception de la facture du fournisseur, et notamment la vérification de la présence du numéro de commande. Ce numéro ayant déjà été rapproché du bon de réception des marchandises, vous pouvez maintenant le rapprocher de la facture. Cette concordance protège le service comptabilité fournisseurs et prévient les paiements en double, les surpaiements, les sous-paiements et les risques de fraude.
Approbation et paiement des factures
L'approbation des factures débute dès réception par le service comptabilité fournisseurs d'une facture (courriel ou PDF) émise par un fournisseur et après vérification de l'exactitude des informations recueillies. Sans un processus d'approbation des factures rapide, vos prévisions de trésorerie risquent d'être compromises. Un traitement manuel entraîne des retards de paiement et des frustrations tant pour l'acheteur que pour le fournisseur.
Comment mettre en place une politique de gestion de vos bons de commande
Il convient tout d'abord d'examiner vos politiques d'achat actuelles (le cas échéant) et d'en évaluer l'efficacité. Cela permet à l'équipe des achats de ne négliger aucune étape, de rationaliser le processus, d'éviter les retards et de structurer les approbations des bons de commande et des factures. Une politique d'achat en place élimine les inefficacités, simplifie le processus et vous permet de vous approvisionner auprès de fournisseurs de confiance, optimisant ainsi les dépenses contractuelles. L'établissement d'une telle politique vous permettra de contrôler et de gérer les dépenses des employés grâce à des flux d'autorisation qui accélèrent le processus.
Avantages d'une police d'assurance
Les politiques constituent également des guides précieux au quotidien pour la prise de décisions concernant les tâches importantes au sein de votre entreprise. Leur gestion peut être manuelle ou automatisée. L'automatisation des politiques vous permettra de gagner un temps considérable, d'éviter la saisie fastidieuse de données et de transformer d'importants volumes de documents papier en formulaires facilement traçables. Automatiser les tâches vous permet de concentrer votre énergie sur des missions à forte valeur ajoutée et vous aide à :
- Consacrez davantage de temps à votre analyse commerciale et financière.
- Obtenir des rapports complets et détaillés.
- Supprimer tous les obstacles ou barrières qui entravent les questions et les solutions de contournement.
- Réviser et mettre à jour la politique en un instant vous offre l'agilité nécessaire pour répondre aux priorités de l'entreprise.
- Évaluer le rendement du personnel et des fournisseurs.
Contactez un expert dès aujourd'huisur la façon d'améliorer votre processus d'achat.