Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Die Kosten des Nichtstuns

Erfolgreiche Unternehmen kalkulieren ihre Kosten naturgemäß sorgfältig. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, dass Nichtstun unerwünschte Kosten vermeidet. Doch die Kosten des Nichtstuns sind sehr real, insbesondere bei der Rechnungsverarbeitung.

Der Marketingexperte Seth Godin sagte bekanntlich: „Die Kosten eines Fehlers sind geringer als die Kosten des Nichtstuns.“ Doch in diesem Fall ist das eine Untertreibung. Godin ermutigte Unternehmen, Risiken einzugehen und Veränderungen anzustoßen, anstatt zu stagnieren. Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht es nicht nur um Risiken, sondern schlichtweg darum, die Kosten und den überwältigenden Nutzen von Handeln gegenüber Nichtstun besser abzuwägen.

Kampf gegen die Trägheit
Der Hauptgrund, warum Unternehmen Veränderungen scheuen, lässt sich am besten mit dem Sprichwort „Was nicht kaputt ist, muss man nicht reparieren“ zusammenfassen. Doch ohne Veränderung kann sich ein Unternehmen weder verbessern noch wachsen. Was heute noch ausreichend oder „in Ordnung“ erscheint, kann sich in Zukunft als unzureichend erweisen, wenn sich Kundenwünsche ändern, der Wettbewerb zunimmt, sich die Technologie weiterentwickelt oder Kosten steigen. Die Unternehmensgeschichte ist voll von Firmen, denen es gut ging … bis es plötzlich nicht mehr so war. Man denke nur an die jüngste Pandemie und die damit verbundenen Umwälzungen in der Wirtschaft.

Mal abgesehen von den betriebswirtschaftlichen Aspekten: Manuelle Rechnungsstellung ist veraltet. Sie ist von Natur aus anfällig für Verzögerungen, da die Unterlagen innerhalb der Hierarchie hin und her wandern. Dadurch besteht die Gefahr von Geldverlusten durch potenzielle Doppelzahlungen und Rechnungsbetrug. Außerdem verschwendet sie Zeit mit der Dateneingabe und birgt das Risiko von Fehlern. Zudem ist sie anfällig für Verzögerungen und Störungen, wenn Unterlagen falsch abgelegt werden oder verloren gehen.

Angst vor Veränderungen
Unternehmen scheuen oft Veränderungen, da diese in der menschlichen Natur und der Unternehmenskultur begründet liegen. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umstellung, in diesem Fall auf eine automatisierte Lösung für die Kreditorenbuchhaltung , ist die Unterstützung der Entscheidungsträger. Wenn die Verantwortlichen eine zukunftsorientierte Denkweise entwickeln, ihre Mitarbeiter wertschätzen und deutlich machen, dass sie die Umstellung befürworten, gewinnen die Mitarbeiter, die die Veränderungen umsetzen müssen, an Selbstvertrauen. Dadurch fällt es ihnen leichter, sich auf die konkreten Vorteile anstatt auf vermeintliche Nachteile zu konzentrieren.

Gewinn im Vergleich zum Risiko
Eine der größten Hürden für Veränderungen sind ungleiche Vergleiche. Da die Risiken von Veränderungen oft vorwiegend psychologischer Natur sind, ist es naheliegend zu sagen: „Das könnte teuer und umständlich sein.“ Das bedeutet meist, dass bei jedem Risiko-Nutzen-Abgleich die gesamten Nachteile einem einzelnen Vorteil gegenübergestellt werden.

Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist es wichtig, das Gesamtbild zu betrachten und sich auf die vielen Vorteile zu konzentrieren:

• Durch die Automatisierung der Rechnungsverwaltung sparen Sie Zeit und Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und ermöglichen ihnen so, ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen besser einzusetzen.
• Sie können Zahlungen schneller abwickeln, wodurch Mahngebühren vermieden werden oder Sie Skonti für frühzeitige Zahlungen aushandeln können.
• Sie können Fehler und Unstimmigkeiten schnell erkennen, egal ob es sich um menschliches Versagen handelt oder nicht.
• Sie können Muster in Ihren Zahlungen und Einkäufen erkennen und so beispielsweise feststellen, wo Sie Änderungen vornehmen könnten, um Mengenrabatte zu erhalten oder Ihre Lagerhaltung und Lagerbestände effizienter zu verwalten.

Jeder dieser Vorteile kann einen echten Unterschied machen, aber nur wenn man sie als Gesamtpaket betrachtet, kann man erkennen (und erklären), warum sie die wahrgenommenen Kosten und den Aufwand einer Umstellung überwiegen.

(Business) Leben ohne Grenzen
Die größte Ironie bei der Vermeidung von Veränderungen ist vielleicht, dass die Menschen zwar annehmen, dass sie neue Probleme mit sich bringen, in vielen Fällen aber Probleme und Einschränkungen aufdecken, deren Existenz ihnen vorher nicht bewusst war.

Eine erfolgreiche Umstellung von Geschäftsprozessen und Technologien erfordert Planung, Benchmarking und die Definition der angestrebten Ziele sowie der dafür notwendigen Schritte. Oftmals wird aufgrund von Systembeschränkungen angenommen, dass etwas nicht umsetzbar sei. Eine vorausschauende Planung ermöglicht es, sich vorzustellen, was ohne diese Einschränkungen möglich wäre.

Vielleicht hat Ihr Finanz- oder Einkaufsteam Ideen zur Verbesserung Ihres Unternehmens, die es aber nicht weiterverfolgt, weil es zu sehr mit Papierkram beschäftigt ist oder sich – schlimmer noch – nicht ausreichend befugt fühlt. Vielleicht verzichten Sie auf einen potenziellen Lieferanten, weil Sie dessen Zahlungsbedingungen mit Ihren aktuellen Prozessen nicht erfüllen können oder schlichtweg keine Zeit für die Prüfung eines anderen Lieferanten haben. Oder Expansionspläne erscheinen zu riskant, weil das Team nicht in der Lage ist, Lieferantenzahlungen und den Cashflow ordnungsgemäß abzuwickeln. All dies sind Hindernisse, die die Möglichkeiten zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse einschränken.

Fazit
Die Kosten für die Umstellung auf die Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse sind wahrscheinlich geringer als erwartet.die richtige Lösung und ein ExpertenteamSie können neue Prozesse und Technologien problemlos einführen, um große Verbesserungen zu erzielen, ohne den Geschäftsbetrieb zu unterbrechen.

Es gibt zu viele Erfolgsgeschichten der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit bewährten Erfolgsrezepten, als dass man untätig bleiben sollte. Die Kosten des Nichtstuns richten tatsächlich mehr Schaden als Nutzen an.