Comptes fournisseurs : le coût de l’inaction

Les entreprises performantes analysent naturellement le coût de chacune de leurs actions. Il est donc facile de croire que ne rien faire permet d'éviter des dépenses inutiles. Pourtant, le coût de l'inaction est bien réel, notamment en matière de traitement des factures.

Le spécialiste du marketing Seth Godin a déclaré : « Le coût de l'erreur est inférieur à celui de l'inaction », mais c'est un euphémisme dans ce cas précis. Godin encourageait les entreprises à prendre des risques et à innover plutôt qu'à stagner. Avec l'automatisation des comptes fournisseurs , il ne s'agit pas seulement d'une question de risque, mais aussi d'une meilleure évaluation des coûts et des avantages considérables de l'action par rapport à l'inaction.

Combattre l'inertie
La meilleure façon de résumer la principale raison pour laquelle les entreprises hésitent au changement est : « On ne change pas une équipe qui gagne. » Pourtant, sans changement, une entreprise ne peut ni progresser ni se développer. Ce qui peut sembler adéquat ou « fonctionnel » aujourd’hui pourrait se révéler insuffisant demain si les goûts des consommateurs évoluent, si la concurrence s’intensifie, si la technologie progresse ou si les coûts s’effondrent. L’histoire des entreprises est jalonnée d’exemples de sociétés qui prospéraient… jusqu’à ce que la situation se dégrade. Prenons par exemple la récente pandémie et les bouleversements qu’elle a engendrés pour les entreprises.

Abstraction faite des considérations commerciales, force est de constater que la facturation manuelle est obsolète. Elle est intrinsèquement sujette aux retards, les documents circulant au sein de votre hiérarchie. Elle vous expose à des pertes financières dues aux paiements en double et aux fraudes à la facturation. Elle engendre également des pertes de temps liées à la saisie de données et aux risques d'erreurs, et vous rend vulnérable aux retards et aux perturbations si des documents sont mal classés ou perdus.

La peur du changement
Les entreprises craignent souvent le changement car il résulte d'une combinaison de facteurs humains et de culture d'entreprise. La clé d'une transition réussie, ici vers une solution de comptabilité fournisseurs automatisée , réside dans le soutien des décideurs. Si les responsables adoptent une approche évolutive, valorisent leurs collaborateurs et affirment clairement leur soutien au projet, les employés chargés de sa mise en œuvre gagneront en confiance. Il sera alors plus facile de se concentrer sur les avantages concrets plutôt que sur les inconvénients supposés.

Récompenses plutôt que risques
L'un des principaux obstacles au changement réside dans les comparaisons biaisées. Les risques liés au changement étant souvent d'ordre psychologique, il est facile d'affirmer : « Cela pourrait coûter cher et être compliqué. » De ce fait, toute comparaison risques/bénéfices oppose généralement l'ensemble des inconvénients à un seul avantage.

Avec l'automatisation des comptes fournisseurs, il est essentiel d'avoir une vision d'ensemble et de se concentrer sur les nombreux avantages :

• En automatisant la gestion des factures, vous économisez du temps et des ressources pour votre personnel, ce qui lui permet de mieux utiliser ses compétences et son expertise.
• Vous pouvez ainsi traiter les paiements plus rapidement, éviter les frais de retard ou négocier des remises pour paiement anticipé.
• Vous pouvez rapidement repérer les erreurs et les incohérences, qu'elles soient dues à une erreur humaine ou non.
• Vous pouvez repérer des tendances dans vos paiements et vos achats, par exemple en identifiant les points sur lesquels vous pourriez apporter des modifications pour obtenir des remises sur les commandes groupées ou gérer plus efficacement vos entrepôts et vos niveaux de stock.

Chacun de ces avantages peut faire une réelle différence, mais ce n'est qu'en les considérant comme un ensemble que vous pourrez voir (et expliquer) pourquoi ils l'emportent sur le coût et les désagréments perçus liés au changement.

(Affaires) Une vie sans limites
Le plus grand paradoxe, lorsqu'on évite le changement, est peut-être que, si les gens supposent qu'il engendre de nouveaux problèmes, il révèle dans bien des cas des problèmes et des limites dont ils ignoraient l'existence.

Une transition réussie en matière de procédures et de technologies d'entreprise exige une planification, une analyse comparative et la définition des objectifs visés et des étapes nécessaires pour les atteindre. Souvent, on suppose qu'une action est impossible en raison des limitations du système existant. Planifier le changement permet d'envisager les possibilités offertes par une solution affranchie de ces limitations.

Il se peut que votre équipe Finance ou Achats ait des idées pour améliorer votre entreprise, mais qu'elle ne prenne pas la peine de les explorer, submergée par la paperasserie, ou pire, qu'elle ne se sente pas suffisamment autonome. Il se peut aussi que vous renonciez à un fournisseur potentiel, faute de pouvoir respecter ses conditions de paiement avec votre organisation actuelle, ou tout simplement par manque de temps pour évaluer un autre fournisseur. Ou encore, certains projets d'expansion vous semblent trop risqués, car votre équipe n'est pas en mesure de gérer correctement les paiements fournisseurs et les flux de trésorerie. Autant d'obstacles qui freinent l'amélioration de vos processus métier.

En résumé
Les coûts liés à l'automatisation de vos processus de comptabilité fournisseurs sont probablement inférieurs à ce que vous imaginez.la bonne solution et une équipe d'expertsVous pouvez ainsi facilement adopter de nouveaux processus et technologies pour réaliser d'importantes améliorations, sans perturber votre activité.

Il existe trop d'exemples de réussite en matière d'automatisation des comptes fournisseurs, avec des formules éprouvées, pour rester les bras croisés. Ne rien faire est en réalité plus préjudiciable que bénéfique.