Crediteuren: De kosten van nietsdoen

Goede bedrijven denken vanzelfsprekend zorgvuldig na over de kosten van alles wat ze doen. Daardoor is het verleidelijk om te denken dat niets doen betekent dat je ongewenste kosten vermijdt. De kosten van niets doen zijn echter zeer reëel, en dat geldt zeker voor de verwerking van facturen.

Marketingexpert Seth Godin zei ooit: "De kosten van een foute beslissing zijn lager dan de kosten van nietsdoen", maar in dit geval is dat een understatement. Godin moedigde bedrijven aan om risico's te nemen en veranderingen door te voeren in plaats van stil te blijven staan. Bij de automatisering van de crediteurenadministratie (Accounts Payable Automation, AP) gaat het niet alleen om risico's nemen, maar simpelweg om een betere afweging van de kosten en de overweldigende voordelen van actie versus inactiviteit.

Inertie overwinnen
De beste manier om de belangrijkste reden waarom bedrijven verandering vermijden samen te vatten, is: "Als het niet kapot is, hoef je het niet te repareren." Zonder verandering kan een bedrijf echter nooit verbeteren of groeien. Wat vandaag de dag nog prima lijkt of "niet kapot" is, kan in de toekomst problemen opleveren als de klantvoorkeuren veranderen, de concurrentie heviger wordt, de technologie evolueert of de kosten drastisch stijgen. De bedrijfsgeschiedenis staat vol met voorbeelden van bedrijven die het goed deden... totdat het misging. Neem bijvoorbeeld de recente pandemie en de enorme impact die deze had op bedrijven.

Even los van de bedrijfskunde, is het een feit dat handmatige facturering niet werkt. Het is inherent gevoelig voor vertragingen doordat documenten door de hele organisatie heen gaan. Het brengt het risico met zich mee van geldverlies door mogelijke dubbele betalingen en factureringsfraude. Bovendien leidt het tot tijdverlies door het handmatig invoeren van gegevens en de kans op fouten. Ook is het zeer kwetsbaar voor vertragingen en verstoringen doordat documenten verkeerd worden opgeborgen of kwijtraken.

Angst voor verandering
Bedrijven vrezen verandering vaak omdat het een combinatie is van menselijke aard en bedrijfscultuur. De sleutel tot een succesvolle transitie, in dit geval naar een geautomatiseerde crediteurenadministratie , is de steun van de besluitvormers. Als de verantwoordelijken een evolutionaire mindset hanteren, hun medewerkers waarderen en duidelijk laten weten dat ze achter de verandering staan, krijgen de medewerkers die de veranderingen moeten implementeren meer zelfvertrouwen. Dit maakt het gemakkelijker om zich te richten op de concrete voordelen in plaats van op de vermeende nadelen.

Beloning boven risico
Een van de grootste obstakels voor verandering is het maken van onevenwichtige vergelijkingen. Omdat de risico's van verandering vaak grotendeels psychologisch van aard zijn, is het heel gemakkelijk om te zeggen: "Het kan veel kosten en een hoop gedoe opleveren." Dit betekent meestal dat elke risico-batenvergelijking de gecombineerde nadelen afzet tegen één enkel voordeel.

Bij AP-automatisering is het belangrijk om het grotere plaatje te bekijken en je te concentreren op de vele voordelen:

• Door het factuurbeheer te automatiseren bespaart u tijd en middelen van uw personeel, waardoor zij hun vaardigheden en expertise beter kunnen benutten.
• U kunt betalingen sneller verwerken, waardoor u boetes voor te late betaling vermijdt of kortingen kunt bedingen bij vroegtijdige betaling.
• Je kunt snel eventuele fouten en afwijkingen opsporen, of deze nu het gevolg zijn van menselijke fouten of anderszins.
• Je kunt patronen in je betalingen en aankopen ontdekken, waardoor je bijvoorbeeld kunt zien waar je veranderingen kunt doorvoeren om korting te krijgen op bulkbestellingen of om je magazijn en voorraad efficiënter te beheren.

Elk van deze voordelen kan een wezenlijk verschil maken, maar alleen door ze als geheel te beschouwen, kun je zien (en uitleggen) waarom ze opwegen tegen de vermeende kosten en moeite van de overstap.

(Zakelijk) Leven zonder grenzen
De grootste ironie van het vermijden van verandering is misschien wel dat mensen ervan uitgaan dat het nieuwe problemen met zich meebrengt, terwijl het in veel gevallen juist problemen en beperkingen aan het licht brengt waarvan ze zich niet bewust waren.

Een succesvolle transitie in bedrijfsprocedures en technologie vereist planning, benchmarking en het definiëren van wat je met de verandering wilt bereiken en welke stappen daarvoor nodig zijn. Vaak gaan mensen ervan uit dat iets onmogelijk is vanwege beperkingen van het bestaande systeem. Door te plannen voor verandering kunnen ze zich voorstellen wat er mogelijk is zonder deze beperkingen.

Misschien heeft uw financiële of inkoopteam ideeën om uw bedrijf te verbeteren, maar durven ze die niet verder uit te werken omdat ze te veel papierwerk hebben, of erger nog, zich niet bevoegd voelen. Misschien gaat u niet in zee met een potentiële leverancier omdat u met uw huidige processen niet aan de betalingsvoorwaarden kunt voldoen, of omdat u simpelweg geen tijd heeft om een andere leverancier te screenen. Of misschien voelen uitbreidingsplannen te riskant aan omdat het team de betalingen aan leveranciers en de cashflow niet goed kan beheren. Dit zijn allemaal factoren die de mogelijkheden om uw bedrijfsprocessen te verbeteren in de weg staan.

Kortom:
De kosten voor het automatiseren van uw crediteurenadministratie zijn waarschijnlijk lager dan u denkt. Met dede juiste oplossing en een team van expertsZo kunt u eenvoudig nieuwe processen en technologieën implementeren om grote verbeteringen door te voeren, zonder de bedrijfsvoering te verstoren.

Er zijn te veel succesverhalen over de automatisering van crediteurenadministratie met bewezen succesvolle formules om stil te blijven zitten. Niets doen doet uiteindelijk meer kwaad dan goed.