Lieferanteneinbindung: „Warum sie Zeit, Aufwand und Kosten in Anspruch nimmt“ (mehr als Finanz- und Einkaufsabteilungen realisieren)

Unternehmen suchen nach Techniken und Technologien, die ihnen helfen, Kosten, Ineffizienz und Risiken im Handel mit Lieferanten zu reduzieren. Aber warum?

Betrachten wir ein typisches Fallbeispiel – was wir routinemäßig sehen:

• Das Unternehmen neigt dazu, „Lieferanten“ mit „Gläubigern“ gleichzusetzen, d. h., sie erfassen und pflegen Daten im Hauptbuch, um Rechnungen zu bezahlen. Dies bezeichnen wir als „Ausgabenkontrolle“, nicht als „Ausgabenkontrolle“.
• Die Lieferantenbasis ändert sich jedes Jahr um bis zu 50 %, wobei in den Folgejahren nur etwa 10 % der neuen Lieferanten aktiv genutzt werden.
• Weniger als 10 % der derzeitigen Lieferanten werden 80 % ihrer Gesamtausgaben ausmachen.
• Etwa 20 % ihrer derzeitigen Lieferanten werden 80 % der bearbeiteten Rechnungen ausmachen.
• Ein moderater Prozentsatz der Lieferanten wird mit mehr als einem Servicebereich oder einer Abteilung innerhalb der Organisation Geschäfte tätigen.
• Ein hoher Prozentsatz der Ausgaben wird auf subjektive Hauptbuchcodes zurückzuführen sein.
• Es werden kaum Anstrengungen unternommen, Lieferanten zu kategorisieren (z. B. Hochrisiko-, Routine-, sonstige Lieferanten usw.), ihre Leistung zu steuern und Informationen abteilungsübergreifend zu koordinieren.

Die Herausforderungen
Dies stellt die Bereiche Einkauf und Finanzen vor eine Reihe von Herausforderungen. Ohne eine klare und formalisierte Strategie zur Identifizierung und Einbindung von Lieferanten ist es schwierig:

• Teilen Sie Informationen, um Planung und Zusammenarbeit zu verbessern.
• Wählen Sie die richtigen Lieferanten aus, die einen Mehrwert bieten können.
• Den optimalen Handelsmechanismus mit Lieferanten verstehen.
• Die richtigen Risikominderungsstrategien anwenden.
• Die Leistung der Lieferanten steuern, um die Geschäftsziele zu erreichen.

Dies gestaltet sich noch problematischer, wenn man die Arten und die Bandbreite der Lieferanten in allen Einkaufskategorien berücksichtigt:

• Lieferanten von direkten und indirekten Gütern.
• Anbieter von laufenden, periodischen und einmaligen Dienstleistungen.
• Lieferanten mit hohem Volumen/niedrigem Wert und Lieferanten mit niedrigem Volumen/hohem Wert.
• Riesige globale Konzerne und kleine Unternehmen.
• Unternehmen mit hochentwickelten IT-Kapazitäten und Unternehmen mit geringen.
• Lokale, regionale und globale Lieferanten.

Zudem arbeiten Sie möglicherweise mit einigen Lieferanten als einziger Bezugsquelle zusammen, während Sie mit anderen eine strategische Partnerschaft pflegen. Ein einheitlicher Ansatz ist daher für Ihre gesamte Lieferantenbasis nicht zielführend.

Was wird benötigt?
Eine effektive Lieferantenbindung sollte ein breites Spektrum an Aktivitäten umfassen, die täglich mit Lieferanten stattfinden. BeschaffungUnd Abbrechnungsverbindlichkeiten Die Abteilungen interagieren ständig miteinander, um:

• Potenzielle neue Lieferanten rekrutieren und qualifizieren.
• Angebote und Vorschläge einholen, Antworten entgegennehmen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.
• Pflegen Sie wichtige Lieferanteninformationen.
• Lieferantenkataloge aktualisieren.
• Lieferantenbewertungen durchführen.
• Bestellungen senden.
• Rechnungstransaktionen empfangen und verarbeiten.
• Beantworten Sie Anfragen von Lieferanten zum Rechnungs- und Zahlungsstatus.

Das ist eine Menge Arbeit, die von vielen verschiedenen Personen erledigt wird. Und in den meisten Organisationen läuft ein Großteil dieser Arbeit immer noch unstrukturiert ab – per Papier, Fax und E-Mail. Das bedeutet hohe Ineffizienz, viele Möglichkeiten für menschliche Fehler und kaum Prozessstandardisierung oder -kontrolle.

Ein effektives Lieferantenmanagement sollte einen umfassenden, phasenweisen Ansatz für die Betreuung, die Kommunikation und den Handel mit Ihren Lieferanten beinhalten.

Phase 1
Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, was Sie kaufen und von wem. Führen Sie eine schnelle und umfassende Beschaffungsprüfung durch, um Bereiche zu identifizieren, die sofortige Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen.

Sobald die Basisinformationen erfasst sind, können Sie Lieferanten kategorisieren, die verschiedenen Kommunikations- und E-Commerce-Methoden für unterschiedliche Lieferantentypen festlegen und Kandidaten sowie Methoden zur Reduzierung des Rechnungsvolumens identifizieren. Letztendlich werden Sie so die wirkungsvollsten und schnellsten Optimierungspotenziale erkennen.

Phase 2
Sobald Sie Ihr Umfeld verstanden haben, entwickeln Sie Ihre Strategie und sammeln Sie wichtige Informationen. Nutzen Sie E-Procurement-Technologien und implementieren Sie ein Framework, um die wichtigsten Aspekte der Lieferantenbindung zu optimieren und zu automatisieren – und zwar in der Reihenfolge, die Ihnen den größten Nutzen bringt. Dieses Framework sollte die benötigten Tools umfassen:

• Pflege genauer und aktueller Lieferanteninformationen (Lieferantenverzeichnis, Rekrutierung, Qualifizierung und Aufnahme, Verwaltung des E-Katalogs).
• Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit verschiedenen Lieferantentypen (Selbstbedienungsprofil- und Katalogverwaltung, RFx- und Angebotserstellung und -beantwortung sowie Kontoanfragen).
• Optimieren Sie Ihre Geschäftstransaktionen (Bestellungen und Rechnungen).

Phase 3
Sobald Sie die Lieferantenmanagement Sobald der Rahmen steht und erste „Quick-Win“-Chancen genutzt werden, sind Sie bereit, Ihre übergeordnete Strategie mit schrittweiser Erweiterung und Verfeinerung umzusetzen.

Warum der Aufwand? Die Vorteile des Lieferantenmanagements (und der Lieferantenbindung)

Für den CEO:

• Verbesserte Rentabilität durch Kostensenkung.
• Verbesserte Wettbewerbsposition durch eine stärkere Lieferkette.
• Reduziertes Risiko.

Für Finanzen :

• Reduziertes im Unternehmen eingesetztes Kapital
• Reduzierte Betriebskosten in der Kreditorenbuchhaltung, im Einkauf und im gesamten Unternehmen.
• Reduzierte Kosten für eingekaufte Waren und Dienstleistungen.
• Verbessertes Cash-Management.

Für die Beschaffung :

• Stärkere Lieferantenbeziehungen.
• Besseres Preis-Leistungs-Verhältnis; geringeres Risiko.
• Mehr Zeit für strategische Beschaffung und Lieferantenentwicklung.

Gewinnen Sie die volle Kontrolle über den Lieferantenlebenszyklus – und optimieren Sie Ihre Beschaffung mit einer Software für das Lieferantenbeziehungsmanagement.