Betrokkenheid van leveranciers: "Waarom het tijd, moeite en geld kost" (meer dan de financiële en inkoopafdelingen beseffen)

Organisaties zijn op zoek naar technieken en technologieën die hen helpen de kosten, inefficiëntie en risico's bij de handel met leveranciers te verminderen. Maar waarom?

Laten we een typische casestudie nemen - wat we routinematig zien:

• De organisatie heeft de neiging om 'leveranciers' gelijk te stellen aan 'crediteuren', wat betekent dat ze gegevens registreren en bijhouden in het grootboek om facturen te kunnen betalen. Dit noemen we 'uitgavenbeheer' en niet 'bestedingenbeheer'.
• De leveranciersbasis verandert elk jaar met wel 50%, waarbij slechts 10% van de nieuwe leveranciers in de daaropvolgende jaren daadwerkelijk wordt gebruikt.
• Minder dan 10% van de huidige leveranciers is verantwoordelijk voor 80% van hun totale uitgaven.
• Naar schatting 20% van hun huidige leveranciers zal verantwoordelijk zijn voor 80% van de verwerkte facturen.
• Een gemiddeld percentage van de leveranciers zal met meer dan één servicegebied of afdeling binnen de organisatie zaken doen.
• Een groot percentage van de subjectieve grootboekposten zal de uitgaven verantwoorden.
• Er wordt weinig moeite gedaan om leveranciers te categoriseren (bijv. hoog risico, routine, divers, enz.), hun prestaties te beheren en informatie tussen afdelingen te coördineren.

De uitdagingen
Dit brengt een aantal uitdagingen met zich mee voor zowel Inkoop als Financiën. Zonder een duidelijke en geformaliseerde strategie voor het identificeren van en samenwerken met leveranciers is het moeilijk om:

• Deel informatie om de planning en samenwerking te verbeteren.
• Ga op de juiste manier in zee met de juiste leveranciers die waarde kunnen leveren.
• Begrijp het optimale handelsmechanisme met leveranciers.
• Hanteer de juiste strategieën om risico's te beperken.
• Beheer de prestaties van leveranciers om de bedrijfsdoelstellingen te behalen.

Dit is nog problematischer als je kijkt naar de verschillende soorten en diversiteit aan leveranciers in al je inkoopcategorieën:

• Leveranciers van directe en indirecte goederen.
• Leveranciers van doorlopende, periodieke en eenmalige diensten.
• Leveranciers met een hoog volume/lage waarde en leveranciers met een laag volume/hoge waarde.
• Grote internationale bedrijven en kleine ondernemingen.
• Bedrijven met geavanceerde IT-mogelijkheden en bedrijven met weinig mogelijkheden.
• Lokale, regionale en wereldwijde leveranciers.

Daarnaast kunt u met sommige leveranciers een enige of exclusieve overeenkomst aangaan, terwijl u met anderen een strategische relatie onderhoudt. Het is duidelijk dat een uniforme aanpak niet effectief zal zijn voor uw gehele leveranciersbestand.

Wat is er nodig?
Effectieve samenwerking met leveranciers moet een breed scala aan dagelijkse activiteiten met leveranciers omvatten. InkoopEn Crediteuren Afdelingen werken voortdurend samen om:

• Potentiële nieuwe leveranciers werven en selecteren.
• Offertes en voorstellen aanvragen, reacties accepteren en samenwerken aan oplossingen.
• Bewaar belangrijke leveranciersinformatie.
• Leverancierscatalogi bijwerken.
• Voer leveranciersbeoordelingen uit.
• Bestelformulieren versturen.
• Factuurtransacties ontvangen en verwerken.
• Beantwoord vragen van leveranciers over de factuur- en betalingsstatus.

Dat is een enorme hoeveelheid werk, uitgevoerd door een grote verscheidenheid aan mensen. En in de meeste organisaties gebeurt veel van dat werk nog steeds op een ongestructureerde manier, met behulp van papier, fax en e-mail. Dat betekent veel inefficiëntie, veel mogelijkheden voor menselijke fouten en weinig standaardisatie of controle van processen.

Effectief leveranciersmanagement vereist een alomvattende, gefaseerde aanpak voor het beheren, communiceren met en zakendoen met uw leveranciers.

Fase 1
Krijg een helder beeld van wat u koopt en van wie. Voer een snelle en grondige inkoopanalyse uit om gebieden te identificeren waar direct kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen mogelijk zijn.

Zodra de basisinformatie is verzameld, kunt u leveranciers categoriseren, de verschillende communicatie- en e-commerce-methoden voor verschillende soorten leveranciers in kaart brengen en kandidaten en methoden voor het verminderen van het factuurvolume identificeren. Uiteindelijk kunt u zo de kansen vinden die het snelst de grootste impact zullen hebben.

Fase 2
Zodra u uw omgeving begrijpt, ontwikkelt u uw strategie en verzamelt u essentiële informatie. Omarm e-procurementtechnologie en implementeer een raamwerk om belangrijke aspecten van de leveranciersbetrokkenheid te stroomlijnen en te automatiseren in de volgorde die u de meeste waarde oplevert. Dit raamwerk moet de tools bevatten die u nodig hebt om:

• Zorg voor accurate en actuele leveranciersinformatie (leveranciersgids, werving, kwalificatie en acceptatie, beheer van de e-catalogus).
• Effectief communiceren en samenwerken met verschillende soorten leveranciers (zelfserviceprofiel- en catalogusbeheer, RFx- en offerteaanvragen indienen en beantwoorden, en accountaanvragen).
• Stroomlijn commerciële transacties (bestellingen en facturen).

Fase 3
Zodra je de leveranciersmanagement Zodra het raamwerk is opgezet en de eerste "snelle successen" zijn behaald, bent u klaar om uw bredere strategie stapsgewijs uit te breiden en te verfijnen.

Waarom zou je de moeite nemen? De voordelen van leveranciersmanagement (en -betrokkenheid)

Voor de CEO:

• Verbeterde winstgevendheid door lagere kosten.
• Verbeterde concurrentiepositie door een sterkere toeleveringsketen.
• Verminderd risico.

Voor financiën :

• Verminderd kapitaal ingezet in het bedrijf
• Lagere operationele kosten bij crediteurenadministratie, inkoop en in de gehele onderneming.
• Lagere kosten voor aangeschafte goederen en diensten.
• Verbeterd kasbeheer.

Voor inkoop :

• Sterkere relaties met leveranciers.
• Betere prijs-kwaliteitverhouding; lager risico.
• Meer tijd voor strategische inkoop en activiteiten gericht op de ontwikkeling van leveranciers.

Krijg volledige controle over de gehele leverancierslevenscyclus en verrijk uw inkoop met software voor leveranciersrelatiebeheer.