L’engagement des fournisseurs : « Pourquoi cela consomme du temps, des efforts et de l’argent » (plus que ce que les services financiers et d’approvisionnement imaginent)

Les organisations recherchent des techniques et des technologies qui leur permettront de réduire les coûts, les inefficacités et les risques liés à leurs relations commerciales avec les fournisseurs. Mais pourquoi ?

Prenons un exemple typique, ce que nous observons régulièrement :

• L'organisation a tendance à assimiler les « fournisseurs » aux « créanciers », c'est-à-dire qu'ils enregistrent et conservent leurs coordonnées dans le grand livre de l'entreprise afin de régler les factures. On parle alors de contrôle des dépenses, et non de contrôle des dépenses globales.
• Chaque année, la base de fournisseurs évolue jusqu'à 50 %, et à peine 10 % des nouveaux fournisseurs sont activement utilisés les années suivantes.
• Moins de 10 % des fournisseurs actuels représenteront 80 % de leurs dépenses totales.
• Environ 20 % de leurs fournisseurs actuels représenteront 80 % des factures traitées.
• Un pourcentage modéré de fournisseurs font affaire avec plusieurs services ou départements au sein de l'organisation.
• Un pourcentage élevé de codes subjectifs du grand livre général permettra de comptabiliser les dépenses.
• On ne fait guère d'efforts pour catégoriser les fournisseurs (par exemple, à haut risque, réguliers, divers, etc.), gérer leurs performances et coordonner les informations entre les services.

Les défis
Cela pose plusieurs défis aux services Achats et Finances. Sans stratégie claire et formalisée pour identifier les fournisseurs et collaborer avec eux, il est difficile de :

• Partager l'information pour améliorer la planification et la collaboration.
• Collaborez de manière appropriée avec les bons fournisseurs capables de créer de la valeur.
• Comprendre le mécanisme commercial optimal avec les fournisseurs.
• Adoptez les stratégies de réduction des risques appropriées.
• Gérer la performance des fournisseurs pour atteindre les objectifs commerciaux.

Le problème est encore plus grand si l'on considère les types et la diversité des fournisseurs pour toutes vos catégories d'achats :

• Fournisseurs de biens directs et indirects.
• Fournisseurs de services continus, périodiques et ponctuels.
• Fournisseurs à volume élevé/faible valeur et fournisseurs à faible volume/valeur élevée.
• Grandes multinationales et petites entreprises.
• Des entreprises dotées de capacités informatiques sophistiquées et des entreprises qui en possèdent peu.
• Fournisseurs locaux, régionaux et mondiaux.

De plus, vous pourriez collaborer avec certains fournisseurs de manière exclusive et entretenir une relation stratégique avec d'autres. Il est clair qu'une approche unique ne conviendra pas à l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement.

Qu'est-ce qui est requis ?
Un engagement efficace des fournisseurs doit couvrir un large éventail d'activités menées quotidiennement avec ces derniers. Approvisionnementet Comptes à payer Les départements interagissent continuellement pour :

• Recruter et qualifier de nouveaux fournisseurs potentiels.
• Solliciter des offres et des propositions, accepter les réponses et collaborer à la recherche de solutions.
• Conserver les informations importantes sur les fournisseurs.
• Mettre à jour les catalogues des fournisseurs.
• Effectuer des évaluations des fournisseurs.
• Envoyer les bons de commande.
• Réception et traitement des transactions de facturation.
• Répondre aux demandes des fournisseurs concernant le statut des factures et des paiements.

Cela représente une quantité considérable d'activités réalisées par de nombreuses personnes. Or, dans la plupart des organisations, une grande partie de ces activités est encore effectuée de manière non structurée, à l'aide de papier, de fax et de courriels. Il en résulte une forte inefficacité, de nombreux risques d'erreurs humaines et un manque de standardisation et de contrôle des processus.

Une gestion efficace des fournisseurs doit intégrer une approche globale et progressive de la gestion, de la communication et des relations commerciales avec vos fournisseurs.

Phase 1
Obtenez une vision claire de vos achats et de vos fournisseurs. Procédez à un examen rapide et approfondi de vos achats afin d'identifier les domaines susceptibles de générer des économies et des gains d'efficacité immédiats.

Une fois les informations de base collectées, vous pouvez catégoriser les fournisseurs, définir les différentes méthodes de communication et de commerce électronique nécessaires selon leur type, et identifier les solutions pour réduire le volume de factures. Vous serez ainsi en mesure de repérer rapidement les opportunités les plus efficaces.

Phase 2
Une fois votre environnement compris, élaborez votre stratégie et rassemblez les informations essentielles. Adoptez la technologie d'approvisionnement électronique et mettez en œuvre un cadre pour rationaliser et automatiser les aspects clés de la relation fournisseur, selon l'ordre qui vous apporte le plus de valeur. Ce cadre doit inclure les outils nécessaires pour :

• Maintenir des informations fournisseurs précises et à jour (annuaire des fournisseurs, recrutement, qualification et adoption, gestion du catalogue électronique).
• Communiquer et collaborer efficacement avec différents types de fournisseurs (gestion des profils et catalogues en libre-service, publication et réponse aux demandes de devis et aux demandes de renseignements sur les comptes).
• Rationalisez les transactions commerciales (commandes et factures).

Phase 3
Une fois que vous avez le gestion des fournisseurs Une fois le cadre mis en place et les premières opportunités de « gains rapides » exploitées, vous serez prêt à mettre en œuvre votre stratégie globale par une expansion et un perfectionnement progressifs.

Pourquoi s'en soucier ? Les avantages de la gestion (et de l'engagement) des fournisseurs

À l'attention du PDG :

• Amélioration de la rentabilité grâce à la réduction des coûts.
• Amélioration de la compétitivité grâce à une chaîne d'approvisionnement plus performante.
• Risque réduit.

Pour les finances :

• Réduction du capital investi dans l'entreprise
• Réduction des coûts opérationnels dans les services fournisseurs, les achats et dans l'ensemble de l'entreprise.
• Coût réduit des biens et services achetés.
• Amélioration de la gestion de trésorerie.

Pour les achats :

• Des relations plus étroites avec les fournisseurs.
• Meilleur rapport qualité-prix ; risque moindre.
• Plus de temps pour les activités de sourcing stratégique et de développement des fournisseurs.

Prenez le contrôle total du cycle de vie des fournisseurs et optimisez vos achats grâce à un logiciel de gestion des relations fournisseurs.